Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Sau một hành trình dài tìm hiểu chi tiết về các loại phí phạt, phụ phí và cả những điều khoản thương mại quốc tế, đã đến lúc chúng ta hệ thống hóa tất cả lại thành một quy trình làm việc chuẩn. Lý thuyết là nền tảng, nhưng một checklist có thể hành động ngay mới là công cụ tạo ra kết quả.
Dưới đây là checklist 12 bước mà tôi đã đúc kết và áp dụng trong suốt hơn 12 năm sự nghiệp của mình. Hãy xem nó như một tấm bản đồ, dẫn dắt bạn đi qua mọi giai đoạn của một lô hàng nhập khẩu một cách suôn sẻ, đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí nhất.
Giai đoạn 1: Trước Khi Ký Hợp Đồng Mua Hàng
Đây là giai đoạn quyết định đến 50% thành công và chi phí của cả lô hàng. Đừng vội vàng!
- Bước 1: Đàm phán và lựa chọn Incoterms phù hợp.
- Hành động: Đọc kỹ và đàm phán các điều kiện giao hàng với nhà cung cấp.
- Mục tiêu: Nắm quyền kiểm soát chi phí và lịch trình. Với vai trò là nhà nhập khẩu, hãy luôn ưu tiên các điều kiện nhóm F (FOB, FCA).
→ Đọc lại bài phân tích sâu về Incoterms là gì? để đàm phán hiệu quả.
- Bước 2: Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp bộ chứng từ nháp.
- Hành động: Yêu cầu bản nháp của Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading).
- Mục tiêu: Kiểm tra trước các thông tin quan trọng để đảm bảo không có sai sót, tránh phải sửa đổi tốn kém về sau.
Giai đoạn 2: Trước Khi Hàng Lên Tàu
- Bước 3: Lựa chọn Forwarder và yêu cầu báo giá chi tiết.
- Hành động: Liên hệ ít nhất 2-3 công ty forwarder uy tín, gửi thông tin lô hàng và yêu cầu báo giá đầy đủ.
- Mục tiêu: Nhận được một bảng báo giá minh bạch, liệt kê tất cả các loại Local Charges dự kiến tại cảng đến.
- Bước 4: Đàm phán thời gian miễn phí (Free Time).
- Hành động: Trao đổi với forwarder về việc xin thêm ngày miễn phí lưu container tại cảng (DEM) và lưu container tại kho (DET).
- Mục tiêu: Có thêm thời gian dự phòng cho việc làm thủ tục và dỡ hàng.
→ Đọc lại bài tổng quan về DEM, DET, Storage.
- Bước 5: Kiểm tra kỹ thông tin trên Vận đơn nháp (Draft B/L).
- Hành động: Yêu cầu forwarder/hãng tàu gửi Draft B/L để bạn kiểm tra lại một lần cuối trước khi phát hành vận đơn chính thức.
- Mục tiêu: Đây là cơ hội cuối cùng để sửa đổi thông tin miễn phí.
Giai đoạn 3: Khi Hàng Đang Trên Biển
- Bước 6: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai báo hải quan.
- Hành động: Tập hợp tất cả các giấy tờ cần thiết (Invoice, Packing List, B/L, C/O, Giấy phép nhập khẩu…).
- Mục tiêu: Sẵn sàng mọi thứ để có thể lên tờ khai ngay khi có giấy báo hàng đến.
- Bước 7: Sắp xếp tài chính để nộp thuế.
- Hành động: Dự toán và chuẩn bị sẵn sàng tiền để nộp thuế nhập khẩu và VAT.
- Mục tiêu: Hoàn thành nghĩa vụ thuế ngay lập tức để đẩy nhanh quá trình thông quan.
- Bước 8: Lên kế hoạch vận tải và chuẩn bị kho bãi.
- Hành động: Liên hệ trước với nhà xe vận tải, đảm bảo có xe và có kho trống để tiếp nhận hàng.
- Mục tiêu: Tránh tình trạng thông quan xong nhưng không có xe lấy hàng hoặc không có chỗ hạ hàng.
Giai đoạn 4: Khi Hàng Cập Cảng
- Bước 9: Mở tờ khai hải quan ngay khi nhận được Thông báo hàng đến (A/N).
- Hành động: Gửi toàn bộ hồ sơ cho forwarder hoặc bộ phận XNK của bạn để truyền tờ khai hải quan điện tử.
- Mục tiêu: Tận dụng tối đa thời gian miễn phí lưu bãi (Storage) tại cảng.
- Bước 10: Nhanh chóng làm thủ tục lấy Lệnh Giao Hàng (D/O).
- Hành động: Thanh toán các khoản phí local charges và nộp chứng từ cần thiết để đổi lấy D/O.
- Mục tiêu: Hoàn tất “chìa khóa cuối cùng” để được phép nhận hàng.
→ Đọc lại hướng dẫn chi tiết về Phí D/O là gì?.
- Bước 11: Phối hợp chặt chẽ để lấy hàng ra khỏi cảng/kho CFS.
Giai đoạn 5: Sau Khi Lấy Hàng
- Bước 12: Lên kế hoạch dỡ hàng và trả container rỗng đúng hạn.
Kết luận
Sự khác biệt giữa một lô hàng suôn sẻ và một lô hàng đầy chi phí phát sinh nằm ở sự chủ động và chuẩn bị kỹ lưỡng. Logistics không phải là một chuỗi các hành động riêng lẻ, mà là một quy trình liên kết chặt chẽ. Bỏ qua một bước có thể ảnh hưởng đến tất cả các bước còn lại.
Hãy lưu lại checklist này và sử dụng nó như một công cụ làm việc hàng ngày. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm không chỉ tiền bạc mà còn cả thời gian và công sức, giảm thiểu những căng thẳng không đáng có trong công việc xuất nhập khẩu.
