Trong thế giới logistics đầy biến động, Detention (DET) là một trong những chi phí “âm thầm” nhưng lại có sức sát thương lớn nhất đến lợi nhuận của doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nó không chỉ là một khoản tiền phạt, mà còn là dấu hiệu cho thấy quy trình chuỗi cung ứng của bạn đang có những “lỗ hổng” cần được vá lại.
Tôi là Trần Duy Thuận, và trong bài viết này, chúng ta sẽ không chỉ dừng lại ở việc định nghĩa. Chúng ta sẽ cùng nhau “mổ xẻ” 7 nguyên nhân gốc rễ gây ra phí Detention và vạch ra 5 giải pháp chiến lược mà tôi đã áp dụng thành công cho nhiều đối tác để đưa chi phí này về con số không.
Lưu ý quan trọng: Trước khi đi sâu vào các giải pháp, nếu bạn là người mới và cần phân biệt rõ ràng giữa Detention, Demurrage và Storage, hãy chắc chắn rằng bạn đã đọc bài phân tích tổng quan của tôi tại đây. Bài viết đó sẽ cho bạn nền tảng vững chắc nhất.
7 Nguyên Nhân Gốc Rễ Gây Phát Sinh Phí Detention
Phí DET không tự nhiên sinh ra. Nó là kết quả của một chuỗi các vấn đề. Dưới đây là những thủ phạm chính mà bạn cần nhận diện.
1. Kế hoạch vận tải nội địa bị động
Đây là sai lầm phổ biến nhất. Doanh nghiệp thường chỉ tìm xe vận tải sau khi hàng đã được thông quan. Điều này dẫn đến tình trạng bị động, không book được xe ngay, bị ép giá, hoặc xe đến trễ do kẹt xe vào giờ cao điểm tại TP.HCM hay Hải Phòng, khiến container không thể về kho đúng kế hoạch.
2. “Nút thắt cổ chai” tại kho dỡ hàng
Container đã về đến kho nhưng không thể giải phóng nhanh. Nguyên nhân có thể là do quy trình dỡ hàng chậm, thiếu xe nâng, không có công nhân, hoặc kho bãi quá lộn xộn không có chỗ để hạ container và chứa hàng. Mỗi giờ trôi qua tại kho đều là tiền bạc của bạn.
3. Trục trặc không lường trước với hàng hóa
Một kịch bản thường thấy: hàng về cần phải kiểm đếm lại do bên bán giao sai số lượng, hoặc phát hiện hàng lỗi cần phân loại ngay. Quá trình này kéo dài hơn dự kiến, và thế là bạn đang “nuôi” container của hãng tàu ngay tại kho của mình.
4. Quy định và tình trạng của Depot trả rỗng
Bạn đã dỡ hàng xong nhưng không thể trả vỏ. Tại sao? Depot (bãi trả vỏ container) do hãng tàu chỉ định có thể bị quá tải và tạm ngưng nhận, giới hạn giờ làm việc, hoặc ở một vị trí quá xa và bất tiện, khiến xe vận tải mất cả ngày để đi trả.
5. Sai sót chứng từ trả rỗng và thủ tục
Việc trả container rỗng cũng cần có chứng từ, mà phổ biến là giấy EIR (Equipment Interchange Receipt – Phiếu giao nhận container). Nếu nhân viên của bạn làm mất, làm sai thông tin, hoặc không nắm rõ quy trình lấy giấy này từ cảng, xe tải sẽ không thể vào depot để hạ rỗng.
6. Chậm trễ khâu đóng hàng (Đối với hàng xuất)
Với hàng xuất, phí DET phát sinh khi bạn giữ vỏ container rỗng quá lâu để đóng hàng. Nguyên nhân thường là do kế hoạch sản xuất không khớp với lịch lấy container, phải chờ gom hàng từ nhiều nơi, hoặc quy cách đóng gói hàng hóa quá phức tạp và tốn nhiều thời gian hơn dự kiến.
7. Thiếu kinh nghiệm đàm phán với hãng tàu
Nhiều doanh nghiệp mặc định chấp nhận số ngày miễn phí (free time) mà hãng tàu đưa ra (thường là 3-5 ngày). Họ không biết rằng với sản lượng hàng ổn định, họ hoàn toàn có vị thế để đàm phán xin thêm thời gian miễn phí, đôi khi lên đến 7, 14, hoặc thậm chí 21 ngày.
5 Giải Pháp Chiến Lược Để Đưa Phí Detention Về Zero
Nhận diện được nguyên nhân là 50% thành công. 50% còn lại nằm ở hành động.
1. Thiết lập hợp đồng vận tải linh hoạt
Đừng phụ thuộc vào một nhà xe duy nhất. Hãy làm việc với ít nhất 2-3 đơn vị vận tải uy tín và ký hợp đồng khung. Trong hợp đồng, hãy quy định rõ về thời gian xe phải có mặt sau khi nhận lệnh, và các phương án dự phòng khi có sự cố.
2. Tối ưu hóa quy trình kho (Warehouse Optimization)
Hãy xem kho của bạn như một mắt xích quan trọng. Đo lường thời gian trung bình để dỡ một container 20 feet, 40 feet. Áp dụng nguyên tắc 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) để kho bãi luôn gọn gàng. Quan trọng nhất: chuẩn bị sẵn mặt bằng và nhân lực TRƯỚC KHI container về đến nơi.
3. Xây dựng kịch bản xử lý rủi ro
Hãy ngồi lại với đội ngũ của bạn và trả lời các câu hỏi: “Nếu hàng về bị lỗi thì sao?”, “Nếu depot A quá tải thì depot B, C nào có thể thay thế?”, “Nếu xe vận tải hỏng giữa đường thì liên hệ ai?”. Việc có sẵn phương án sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu.
4. Chủ động làm việc với Forwarder chuyên nghiệp
Một công ty forwarder giỏi không chỉ báo giá cước. Họ phải là người tư vấn cho bạn. Hãy yêu cầu họ kiểm tra và xác nhận trước các thông tin: depot trả rỗng ở đâu, có dễ đi không, giờ làm việc thế nào, có yêu cầu gì về tình trạng vỏ container không. Thông tin này phải có trước khi bạn quyết định lấy hàng.
5. Nắm vững nghệ thuật đàm phán Free Time
Đây là kỹ năng cao cấp. Hãy tổng hợp dữ liệu về số lượng container bạn đi hàng tháng/quý. Khi làm việc với hãng tàu hoặc forwarder cho những lô hàng tiếp theo, hãy dùng chính dữ liệu này để làm cơ sở đàm phán. Hãy nói: “Tháng trước tôi đã đi 10 container, tôi đề nghị được cấp 14 ngày DET miễn phí cho lô hàng này.” Bạn sẽ ngạc nhiên về kết quả nhận được.
Kết luận
Kiểm soát phí Detention không đơn thuần là một nghiệp vụ logistics, nó là một bài toán về quản trị và tối ưu hóa. Nó phản ánh sức khỏe của toàn bộ chuỗi cung ứng và khả năng ứng phó với rủi ro của doanh nghiệp. Bằng việc nhận diện đúng nguyên nhân và áp dụng các giải pháp chiến lược, bạn hoàn toàn có thể loại bỏ khoản chi phí không đáng có này khỏi bảng cân đối kế toán.
Đâu là nguyên nhân gây tốn phí DET phổ biến nhất tại doanh nghiệp của bạn? Hãy chia sẻ ở phần bình luận để chúng ta cùng thảo luận sâu hơn!
