Forwarder là gì? A-Z Về Người “Kiến Trúc Sư” Của Lô Hàng

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu ngày càng phức tạp, việc vận chuyển một lô hàng từ Việt Nam sang Mỹ hay bất kỳ đâu trên thế giới đòi hỏi vô số thủ tục, chứng từ và sự phối hợp giữa nhiều bên. Vậy ai là người đứng sau điều phối tất cả những hoạt động phức tạp đó để đảm bảo hàng hóa của bạn đi đến nơi, về đến chốn một cách an toàn và hiệu quả? Câu trả lời chính là Forwarder.

Vậy Forwarder là gì? Hiểu một cách đơn giản, Freight Forwarder (hay công ty giao nhận vận tải) là một cá nhân hoặc công ty chuyên tổ chức, điều phối việc vận chuyển hàng hóa từ điểm đi đến điểm đến cho các chủ hàng. Họ đóng vai trò là bên trung gian, là “kiến trúc sư” của chuỗi vận tải, thay mặt chủ hàng làm việc với các hãng vận tải (hãng tàu, hãng hàng không, công ty xe tải…) để tìm ra phương án vận chuyển tối ưu nhất về chi phí, thời gian và an toàn.

Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện từ A-Z về thế giới của các công ty forwarder, vai trò và cách để bạn lựa chọn được một đối tác tin cậy.

Vai trò và Nhiệm vụ chính của một Forwarder

Để hiểu rõ hơn về giá trị mà một forwarder mang lại, chúng ta cần xem xét cụ thể vai trò của forwarder và những công việc của forwarder trong thực tế. Họ không chỉ đơn thuần là người đặt xe hay đặt tàu, mà là nhà cung cấp một giải pháp logistics toàn diện.

• Tư vấn và Lập kế hoạch vận chuyển: Dựa trên yêu cầu về hàng hóa, thời gian và ngân sách của bạn, forwarder sẽ tư vấn và vạch ra tuyến đường, phương thức vận chuyển phù hợp nhất. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình giao nhận vận tải quốc tế.
• Booking (Đặt chỗ) với hãng vận tải: Với mối quan hệ đối tác và sản lượng hàng hóa lớn, forwarder có khả năng đàm phán và thực hiện việc booking cước tàu, cước hàng không với mức giá cạnh tranh hơn so với việc chủ hàng tự làm việc trực tiếp.
• Thực hiện thủ tục hải quan: Đây là một trong những khâu phức tạp nhất. Forwarder sẽ cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói, từ việc chuẩn bị bộ chứng từ, truyền tờ khai điện tử đến việc hoàn tất thông quan, giúp lô hàng không bị ách tắc tại cửa khẩu.
• Quản lý chứng từ: Họ chịu trách nhiệm chuẩn bị, kiểm tra và quản lý hàng loạt chứng từ quan trọng như Vận đơn (Bill of Lading – B/L, Air Waybill – AWB), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)…
• Gom hàng (Consolidation): Đối với các doanh nghiệp có lượng hàng nhỏ, không đủ đóng một container riêng, forwarder sẽ cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ (LCL – Less than Container Load). Họ sẽ tập hợp hàng của nhiều chủ hàng khác nhau để đóng chung vào một container, giúp tất cả các bên tối ưu chi phí vận chuyển.
• Các dịch vụ giá trị gia tăng khác: Bên cạnh các nhiệm vụ chính, forwarder còn cung cấp các dịch vụ như: mua bảo hiểm hàng hóa, lưu kho, đóng gói, dán nhãn, theo dõi và cập nhật tình trạng lô hàng theo thời gian thực (tracking & tracing).

Phân biệt Forwarder với các bên liên quan khác

Trong ngành logistics, có nhiều thuật ngữ dễ gây nhầm lẫn. Việc phân biệt rõ các bên sẽ giúp bạn hiểu đúng bản chất vấn đề.

Phân biệt Forwarder và Hãng tàu (Carrier)

Đây là sự khác biệt cơ bản nhất.

• Hãng tàu/Hãng hàng không (Carrier): Là đơn vị sở hữu và vận hành phương tiện vận tải (tàu biển, máy bay). Họ chỉ bán dịch vụ vận chuyển trên các tuyến đường cố định của họ. Ví dụ: Maersk, MSC, ONE, Vietnam Airlines…
• Forwarder: Là “khách hàng” của Carrier. Họ không sở hữu phương tiện vận tải nhưng bán “giải pháp dịch vụ” linh hoạt hơn. Họ có thể kết hợp nhiều Carrier khác nhau để đưa hàng của bạn đến bất cứ đâu trên thế giới.

Tóm lại, nếu Carrier là người lái xe buýt chạy theo một tuyến cố định, thì Forwarder là người tổ chức tour du lịch, có thể thuê nhiều loại xe khác nhau để đưa bạn đến đúng nơi bạn muốn.

Forwarder và NVOCC

NVOCC là gì? NVOCC (Non-Vessel Operating Common Carrier) là nhà vận tải công cộng không tàu. Họ hoạt động như một Carrier ảo, mua sỉ chỗ (slot) trên tàu của các hãng tàu rồi bán lẻ lại cho chủ hàng.

• Điểm khác biệt chính: NVOCC có thể phát hành vận đơn của riêng họ (gọi là House Bill of Lading).
• Mối quan hệ: Một công ty Forwarder có thể đồng thời đăng ký hoạt động như một NVOCC.

Forwarder và công ty Logistics

Nhiều người thường thắc mắc forwarder và logistics khác nhau như thế nào.

• Logistics: Là một khái niệm rất rộng, bao gồm toàn bộ chuỗi cung ứng từ quản lý nguồn cung, sản xuất, lưu kho, vận chuyển, đến phân phối tới người tiêu dùng cuối cùng.
• Forwarding (Giao nhận): Là một mảng dịch vụ nằm bên trong lĩnh vực Logistics, tập trung chủ yếu vào hoạt động vận chuyển hàng hóa.

Một công ty Logistics có thể cung cấp cả dịch vụ forwarding và nhiều dịch vụ khác (quản lý kho bãi, phân phối, giải pháp chuỗi cung ứng…).

Lợi ích khi sử dụng Dịch vụ Forwarder chuyên nghiệp

Việc thuê ngoài một dịch vụ forwarder chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ:

1. Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Bạn không cần xây dựng và duy trì một phòng xuất nhập khẩu cồng kềnh.
2. Tối ưu chi phí: Forwarder có giá cước tốt từ hãng tàu và giúp bạn tiết kiệm chi phí thông qua việc gom hàng lẻ.
3. Giảm thiểu rủi ro: Với kinh nghiệm chuyên môn, họ giúp hạn chế tối đa các sai sót về chứng từ, thủ tục hải quan có thể gây phát sinh chi phí và làm chậm trễ lô hàng.
4. Mạng lưới toàn cầu: Dễ dàng tiếp cận các thị trường quốc tế thông qua mạng lưới đại lý (agent network) của forwarder trên toàn thế giới.
5. Một điểm liên hệ duy nhất: Bạn chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất cho toàn bộ chu trình vận chuyển phức tạp.

Cách lựa chọn một Công ty Forwarder Uy tín

Làm thế nào để tìm công ty giao nhận vận tải phù hợp giữa hàng ngàn lựa chọn? Dưới đây là các tiêu chí quan trọng để đánh giá một công ty forwarder uy tín:

• Kinh nghiệm và chuyên môn: Họ có kinh nghiệm xử lý mặt hàng và thị trường của bạn không?
• Mạng lưới đại lý: Mạng lưới toàn cầu mạnh là yếu tố đảm bảo lô hàng được xử lý trơn tru ở cả hai đầu xuất và nhập.
• Dịch vụ khách hàng: Nhân viên hỗ trợ có chuyên nghiệp, nhiệt tình và phản hồi nhanh chóng không?
• Công nghệ: Có cung cấp hệ thống theo dõi lô hàng trực tuyến (online tracking) không?
• Báo giá minh bạch: Khi yêu cầu báo giá, hãy đảm bảo rằng bảng giá dịch vụ forwarder được liệt kê chi tiết, rõ ràng, bao gồm tất cả các loại phí, tránh các chi phí ẩn.
• Tham khảo: Đừng ngần ngại tìm kiếm các đánh giá, tham khảo danh sách top công ty forwarder tại Việt Nam hoặc hỏi ý kiến từ những người có kinh nghiệm trong ngành.

Kết bài

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có câu trả lời đầy đủ cho câu hỏi “Forwarder là gì?”. Họ không chỉ là người vận chuyển, mà là đối tác chiến lược, là những “kiến trúc sư” thầm lặng giúp dòng chảy thương mại toàn cầu được vận hành thông suốt.

Việc lựa chọn đúng một hãng forwarder hay công ty forwarder phù hợp sẽ là một đòn bẩy quan trọng, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và tự tin vươn mình ra biển lớn.

Nguồn tham khảo (References)

Nội dung bài viết được tổng hợp và biên soạn dựa trên kiến thức chuyên ngành và các tài liệu tham khảo từ các nguồn uy tín trong ngành logistics và thương mại quốc tế, bao gồm:

• FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations): Các định nghĩa và tiêu chuẩn quốc tế về vai trò của người giao nhận.
• Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA): Các thông tin và quy định liên quan đến ngành giao nhận vận tải tại Việt Nam.
• Các tài liệu giáo trình về Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng của các trường đại học khối kinh tế.
• Các trang thông tin chuyên ngành: Investopedia, Inbound Logistics, The Loadstar.