Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Hãy tưởng tượng một kịch bản: Lô hàng nhập khẩu của bạn đã cập cảng. Bạn đã thanh toán hết tiền hàng cho nhà cung cấp, trả cước biển và cả các loại local charges như phí THC. Nhưng khi cho xe ra cảng, bạn vẫn không thể lấy hàng. Nhân viên hiện trường thông báo rằng bạn cần phải có “Lệnh Giao Hàng” (D/O). Vậy D/O là gì và tại sao chúng ta phải trả thêm một khoản phí D/O nữa cho nó?
Bài viết này sẽ là một cẩm nang toàn diện, giải thích từ A-Z về loại chứng từ và khoản phí quan trọng này, giúp bạn làm chủ quy trình và tránh những chậm trễ không đáng có.
1. Lệnh Giao Hàng (D/O – Delivery Order) là gì và vai trò của nó?
Lệnh Giao Hàng (D/O) là một chứng từ do hãng tàu (đối với vận đơn chủ – Master B/L) hoặc công ty forwarder (đối với vận đơn nhà – House B/L) phát hành cho người nhận hàng (Consignee).
Vai trò của nó cực kỳ quan trọng: D/O dùng để trình cho cơ quan hải quan giám sát tại cảng và đơn vị quản lý kho bãi, chứng minh rằng người nhận hàng đã hoàn thành nghĩa vụ với hãng tàu và được phép lấy hàng ra khỏi cảng/kho.
Bạn có thể ví D/O như “chiếc chìa khóa cuối cùng” để mở cổng cảng và nhận lô hàng của mình. Không có nó, dù hàng đã thông quan, bạn cũng không thể chạm tay vào hàng hóa.
2. Phí D/O (Delivery Order Fee) là gì? Ai thu?
Đi kèm với việc phát hành Lệnh Giao Hàng là Phí D/O (Delivery Order Fee).
- Định nghĩa: Phí D/O là khoản phí dịch vụ mà bạn phải trả cho hãng tàu hoặc forwarder để họ thực hiện các công việc hành chính, kiểm tra chứng từ và phát hành Lệnh Giao Hàng cho bạn.
- Ai thu: Bên phát hành vận đơn cho bạn sẽ là bên thu phí này.
- Nếu bạn làm việc trực tiếp với hãng tàu, hãng tàu sẽ thu.
- Nếu bạn làm việc qua một công ty forwarder, công ty forwarder sẽ thu.
3. Quy trình 4 bước để lấy Lệnh Giao Hàng (D/O)
Đây là phần hướng dẫn thực hành quan trọng nhất. Quy trình lấy D/O chuẩn sẽ bao gồm các bước sau:
- Chuẩn bị bộ chứng từ
Trước khi đi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ:- Giấy giới thiệu của công ty bạn cử người đi nhận lệnh.
- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bản gốc) của người trong giấy giới thiệu.
- Vận đơn gốc (Original Bill of Lading) đã được ký hậu bởi ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C) và ký hậu của người nhận hàng. Trong trường hợp sử dụng Surrendered B/L (Telex Release), bạn cần in email xác nhận từ phía cảng đi.
- Đến đúng văn phòng hãng tàu/forwarder
Địa chỉ văn phòng để lấy lệnh được ghi rõ trên Thông báo hàng đến (Arrival Notice) mà hãng tàu/forwarder đã gửi cho bạn. - Thanh toán các khoản phí còn lại
Tại văn phòng, nhân viên sẽ kiểm tra trên hệ thống và yêu cầu bạn thanh toán tất cả các khoản phí phát sinh tại cảng đến, bao gồm: Phí THC, Phí vệ sinh container, Phí chứng từ (nếu có), và cuối cùng là Phí D/O. - Nhận Lệnh Giao Hàng (D/O)
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được bộ D/O. Thông thường D/O gồm nhiều liên với các màu khác nhau, mỗi liên dùng để trình cho một bộ phận khác nhau tại cảng (ví dụ: hải quan cổng, sổ tàu, kho hàng…).
4. Tại sao Phí D/O lại có và mức phí có hợp lý không?
Nhiều người thắc mắc tại sao chỉ một tờ giấy mà lại phải trả phí, đôi khi khá cao. Lý do là vì khoản phí này dùng để chi trả cho:
- Chi phí nghiệp vụ: Công việc kiểm tra tính hợp lệ của B/L, đối chiếu thông tin, xác nhận thanh toán…
- Chi phí nhân sự và văn phòng: Lương nhân viên chứng từ, chi phí mặt bằng, in ấn…
- Trách nhiệm pháp lý: Khi phát hành D/O, hãng tàu/forwarder phải chịu trách nhiệm rất lớn nếu giao nhầm hàng cho người không phải là chủ sở hữu hợp pháp. Phí D/O một phần cũng để bù đắp cho rủi ro này.
Do đó, phí D/O là một khoản phí dịch vụ hợp lý trong ngành.
5. Phân biệt D/O và các loại chứng từ dễ nhầm lẫn
- D/O vs. Thông báo hàng đến (Arrival Notice – A/N):
- A/N: Chỉ là một tờ giấy thông báo rằng hàng của bạn sắp/đã đến cảng. Nó không có giá trị pháp lý để nhận hàng.
- D/O: Là Lệnh cho phép nhận hàng, có giá trị pháp lý.
- D/O vs. Vận đơn (Bill of Lading – B/L):
- B/L: Là chứng từ sở hữu hàng hóa. Bạn phải dùng B/L (bản gốc hoặc telex release) để chứng minh mình là chủ hàng.
- D/O: Là kết quả của việc bạn trình B/L hợp lệ cho hãng tàu. Nói cách khác: Dùng B/L để đổi lấy D/O.
Kết luận
Lệnh Giao Hàng (D/O) là một mắt xích không thể thiếu trong quy trình nhập khẩu, và phí D/O là chi phí dịch vụ đi kèm cho mắt xích đó. Việc chậm trễ trong khâu lấy D/O có thể gây ra những hậu quả tốn kém hơn rất nhiều như phí DEM và Storage. Vì vậy, chìa khóa để tối ưu chính là sự chuẩn bị: hãy luôn sẵn sàng bộ chứng từ hợp lệ và tài chính để thanh toán các chi phí ngay khi nhận được Thông báo hàng đến.
Nguồn tham khảo
Để đảm bảo tính chính xác, nội dung bài viết có tham khảo các quy định và thông lệ trong ngành từ:
- Tổng cục Hải quan Việt Nam: Các quy định về thủ tục và chứng từ cần thiết để nhận hàng tại cảng.
https://www.customs.gov.vn/ - Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA): Các thông lệ và nghiệp vụ chuẩn trong ngành.
http://www.vla.com.vn/ - Quy trình nghiệp vụ công khai của các hãng tàu và công ty giao nhận lớn tại Việt Nam.
