Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Tàu đã cập cảng Cát Lái. Bạn là nhà nhập khẩu, bạn có Vận đơn (Bill of Lading) trong tay và đang rất nóng lòng muốn kéo container về kho để kịp tiến độ sản xuất. Nhưng nếu bạn cầm tờ B/L đó chạy thẳng ra cổng cảng, bảo vệ và hải quan sẽ… mời bạn về.
Tại sao? Vì B/L chỉ là chứng từ sở hữu và vận chuyển. Để cảng nhả hàng cho bạn, bạn cần một “tấm vé thông hành” nội bộ khác. Đó chính là D/O (Lệnh giao hàng).
Quy trình từ lúc nhận thông báo hàng đến cho đến khi cầm được tờ D/O trên tay được dân trong nghề gọi là “đi đổi lệnh”. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước quy trình này, giải mã các loại phí và cách xử lý “nỗi ám ảnh” mang tên cược vỏ container.
Định nghĩa và Phân biệt Arrival Notice (A/N) vs. Delivery Order (D/O)
Rất nhiều người mới vào nghề nhầm lẫn chức năng của hai chứng từ này.
1. Arrival Notice (A/N) – “Lời nhắc nhở”
- Là gì? Là bản Thông báo Hàng đến do hãng tàu hoặc Forwarder gửi cho người nhận hàng (Consignee/Notify Party) có tên trên vận đơn.
- Thời điểm: Thường được gửi trước khi tàu cập cảng từ 1-2 ngày.
- Nội dung: Thông báo tên tàu, số chuyến, ngày dự kiến cập cảng (ETA), địa điểm lưu kho hàng. Quan trọng nhất, nó liệt kê chi tiết các khoản Local Charges (phí địa phương) mà bạn phải đóng.
- Vai trò: Chỉ mang tính chất thông báo và yêu cầu thanh toán. Nó KHÔNG có giá trị pháp lý để lấy hàng ra khỏi cảng.
2. Delivery Order (D/O) – “Chìa khóa mở cửa”
- Là gì? Là Lệnh giao hàng, một chứng từ do đơn vị vận chuyển (Hãng tàu/Forwarder) phát hành, gửi cho bộ phận kho vận tại cảng (Terminal Operator) hoặc kho hàng lẻ (CFS).
- Nội dung: Chỉ thị rõ ràng: “Vui lòng giao lô hàng/container có số hiệu này cho người có tên sau đây…”
- Vai trò: Là chứng từ pháp lý bắt buộc để bạn làm thủ tục hải quan, in phiếu E-port và đưa xe vào lấy hàng. Có D/O nghĩa là bạn đã hoàn thành mọi nghĩa vụ tài chính với hãng tàu.
Quy trình “Đổi lệnh” (Lấy D/O) – 4 Bước Chuẩn
Đây là quy trình thực tế tại văn phòng hãng tàu/forwarder:
Bước 1: Nhận A/N và Chuẩn bị Bộ chứng từ
Khi nhận được A/N qua email, nhân viên chứng từ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ (thường gọi là bộ hồ sơ đổi lệnh) gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty (có đóng dấu mộc đỏ, ghi rõ tên nhân viên đi đổi lệnh).
- Vận đơn (Bill of Lading):
- Nếu là Original B/L: Phải mang bộ gốc (thường là 1 bản) đã ký hậu (nếu cần).
- Nếu là Telex Release / Surrendered B/L: Chỉ cần mang bản copy hoặc thông báo mã số, nhưng phải đảm bảo shipper đầu nước ngoài đã đóng phí surrender.
- Căn cước công dân của người đi đổi lệnh.
Thanh toán (Payment)
Dựa trên số tiền ghi trên A/N, kế toán thực hiện chuyển khoản hoặc nhân viên giao nhận mang tiền mặt đến đóng. Các khoản phí thường gặp (Local Charges đầu nhập):
- Phí D/O (D/O fee): Phí phát hành lệnh.
- THC (Terminal Handling Charge): Phí xếp dỡ tại cảng.
- CIC (Container Imbalance Charge): Phí mất cân bằng vỏ (tùy tuyến).
- Phí vệ sinh container (Cleaning fee): Thu trước để vệ sinh vỏ sau khi bạn trả rỗng.
Bước 3: Xuất trình B/L và “Cược vỏ” (nếu có)
Nhân viên hãng tàu kiểm tra chứng từ. Nếu bạn dùng B/L gốc, họ sẽ thu hồi lại. Đây là bước chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ hãng tàu sang bạn. Tại bước này, bạn cũng sẽ phải đóng tiền Cược vỏ container (sẽ giải thích kỹ ở chương sau).
Bước 4: Nhận D/O (Lệnh giấy hoặc e-DO)
Bạn nhận lại bộ Lệnh giao hàng.
Lưu ý sống còn: Kiểm tra ngay Hạn lệnh (D/O Expiry Date). Đây là ngày hết hạn của D/O. Bạn phải hoàn thành thủ tục hải quan và kéo hàng ra khỏi cảng trước ngày này. Nếu quá hạn, bạn phải quay lại hãng tàu đóng phí gia hạn D/O (rất mất công và tốn tiền).
“Nỗi ám ảnh” mang tên Cược vỏ Container (Container Deposit)
Cược vỏ là gì?
Khi bạn nhập hàng nguyên container (FCL), bạn sẽ kéo cả cái vỏ container của hãng tàu về kho riêng của mình để rút hàng. Hãng tàu sợ bạn làm hư hỏng, mất cắp hoặc không trả lại vỏ container, nên họ yêu cầu bạn đóng một khoản tiền “đặt cọc”, gọi là Cược vỏ.
Quy trình Cược và Hoàn cược
- Đóng tiền cược: Tại quầy đổi lệnh, bạn đóng tiền (thường từ 2-5 triệu đồng/cont 20ft, tùy hãng tàu). Bạn nhận được một “Giấy cược vỏ” hoặc “Phiếu thu cược”.
- Lấy hàng và Trả rỗng: Sau khi rút hàng xong, xe container chở vỏ rỗng về bãi hạ (Depot) mà hãng tàu chỉ định.
- Nhận phiếu EIR: Tại bãi hạ, nhân viên kỹ thuật kiểm tra vỏ. Nếu vỏ sạch và không hư hỏng, họ cấp phiếu EIR xác nhận “Tốt”. Nếu vỏ hư/bẩn, họ ghi chú vào phiếu và bạn có thể phải đóng thêm tiền sửa chữa/vệ sinh ngay tại đó hoặc trừ vào cọc.
- Lấy lại tiền cọc (Hoàn cược): Bạn mang “Giấy cược vỏ” + “Phiếu EIR đã hạ rỗng” quay lại văn phòng hãng tàu để làm thủ tục lấy lại tiền.
Xu hướng e-DO (Lệnh giao hàng điện tử)
Để giảm bớt cảnh nhân viên giao nhận phải chạy xe máy giữa trưa nắng đi đổi lệnh, các cảng lớn (như Cát Lái, Hải Phòng) và các hãng tàu đang chuyển sang e-DO.
- Cách hoạt động:
- Bạn thanh toán phí Local Charge và cược vỏ qua E-banking.
- Gửi bằng chứng thanh toán và B/L qua email/hệ thống cho hãng tàu.
- Hãng tàu gửi lại file e-DO (có mã vạch/QR code) qua email.
- Bạn dùng mã này để khai báo trên hệ thống E-port của cảng và cho xe vào lấy hàng.
- Lợi ích: Tiết kiệm thời gian đi lại, giảm rủi ro thất lạc giấy tờ, xử lý 24/7.
Phân biệt Lệnh Hãng tàu (Master D/O) và Lệnh Forwarder (House D/O)
Nếu bạn nhập hàng qua một công ty Forwarder (trên B/L người gửi là Forwarder), quy trình sẽ có thêm một bước nối:
- Forwarder đi đổi lệnh: Forwarder cầm Master B/L đến Hãng tàu để đóng tiền và lấy D/O của Hãng tàu (Master D/O). D/O này thường đứng tên Forwarder.
- Forwarder phát hành lệnh: Forwarder phát hành D/O của Forwarder (House D/O) và giao cho bạn (kèm theo bộ Master D/O đã được ký hậu/ủy quyền).
- Bạn đi lấy hàng: Bạn mang bộ chứng từ gồm [House D/O + Master D/O] ra cảng để làm thủ tục. Cảng cần Master D/O để nhận diện container, và cần House D/O để xác nhận bạn là chủ hàng thực sự.
Kết luận
“Đổi lệnh” là một quy trình hành chính nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ. Việc chuẩn bị thiếu một tờ giấy giới thiệu hay quên mang tiền cược vỏ có thể khiến nhân viên của bạn mất cả buổi sáng.
Lời khuyên cuối cùng: “Luôn kiểm tra kỹ Arrival Notice ngay khi nhận được. Chú ý đặc biệt đến mục ‘Free time’ (thời gian miễn phí lưu cont) và ‘D/O Expiry Date’ (hạn lệnh). Hãy đổi lệnh và lấy hàng sớm nhất có thể để tránh phí DEM/DET – những ‘kẻ móc túi’ thầm lặng trong logistics.”
Nguồn tham khảo (References)
- Saigon Newport (Cảng Cát Lái) – Hướng dẫn e-DO: Trang thông tin của cảng lớn nhất Việt Nam, hướng dẫn chi tiết về quy trình giao nhận và lệnh giao hàng điện tử.
https://saigonnewport.com.vn/ - Maersk / MSC / CMA CGM (Local Procedures): Các trang web địa phương của các hãng tàu lớn thường có mục “Import Procedures” hướng dẫn quy trình đổi lệnh và biểu phí local charges tại Việt Nam.
https://www.maersk.com/local-information/asia-pacific/vietnam/import - Luật Thương mại & Luật Hàng hải Việt Nam: Quy định về chứng từ vận tải và quyền nhận hàng.
