Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Tháng 10, giữa tâm bão Mùa cao điểm, giá cước vận tải biển biến động từng ngày như thị trường chứng khoán. Doanh nghiệp của bạn đang phải cắn răng chấp nhận các mức giá giao ngay (spot rate) cao ngất ngưởng, phó mặc lợi nhuận cho sự may rủi của thị trường. Nhưng liệu có cách nào khác không?
Các tập đoàn lớn không ‘chấp nhận’ giá, họ ‘mua’ giá một cách có chiến lược. Quy trình đó được gọi là Freight Procurement – Mua cước Vận tải. Bài viết này sẽ là một cẩm nang chiến lược, giúp bạn chuyển từ một người mua hàng bị động thành một nhà mua hàng chuyên nghiệp.
Freight Procurement là gì? Hơn cả việc “Hỏi giá”
Freight Procurement (Mua cước Vận tải) không chỉ là việc gọi điện hỏi giá. Đó là một quy trình kinh doanh chiến lược, bao gồm việc lập kế hoạch, tìm kiếm, đánh giá, đàm phán, ký kết hợp đồng và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ vận tải nhằm đạt được sự cân bằng tối ưu giữa ba yếu tố then chốt: Chi phí (Cost) – Dịch vụ (Service) – Năng lực (Capacity).
Quyết định Chiến lược Cốt lõi: Spot Market vs. Contract Rate
Spot Rate (Giá giao ngay) là gì?
- Định nghĩa: Là giá cước cho một chuyến hàng cụ thể, tại một thời điểm cụ thể.
- Ưu điểm: Cực kỳ linh hoạt, có thể tận dụng giá thấp khi thị trường dư cung.
- Nhược điểm: Biến động dữ dội, không thể dự báo ngân sách, không có sự đảm bảo về năng lực.
Contract Rate (Giá hợp đồng) là gì?
- Định nghĩa: Là mức giá cố định được thỏa thuận cho một khối lượng hàng hóa cam kết, trong một khoảng thời gian dài (6-12 tháng).
- Ưu điểm: Ổn định về giá, giúp lập ngân sách chính xác, có sự cam kết về năng lực (allocation).
- Nhược điểm: Kém linh hoạt, ràng buộc bởi hợp đồng, chỉ phù hợp với doanh nghiệp có sản lượng lớn và đều đặn.
“Săn” giá tốt: Quy trình Đấu thầu Logistics (RFQ) 4 bước
Bước 1: Chuẩn bị Dữ liệu – “Biết mình, biết ta”
Trước khi hỏi giá, bạn phải chuẩn bị một bộ dữ liệu chi tiết về lịch sử vận chuyển của mình trong 12 tháng qua, bao gồm danh sách các tuyến đường, sản lượng hàng tháng cho mỗi tuyến, loại container…
Bước 2: Phát hành Yêu cầu Báo giá (RFQ – Request for Quotation)
Tạo một file RFQ chuyên nghiệp và gửi cho một danh sách các forwarder/hãng tàu tiềm năng. File này phải ghi rõ mọi yêu cầu và kỳ vọng của bạn.
Bước 3: Phân tích & Đàm phán – “Giá không phải là tất cả”
- Phân tích tổng chi phí: Đừng chỉ chọn người có giá cước biển rẻ nhất. Hãy so sánh tổng chi phí từ cửa đến cửa (door-to-door).
- Đánh giá các yếu tố phi tài chính: Thời gian vận chuyển, năng lực xử lý mùa cao điểm, hệ thống tracking…
- Nghệ thuật đàm phán: Ngoài giá, hãy đàm phán về các điều khoản có giá trị khác như: Thời gian miễn phí lưu container, lưu bãi (Free time DEM/DET), điều khoản thanh toán…
Bước 4: Lựa chọn & Ký kết Hợp đồng Dịch vụ (SLA)
Lựa chọn 2-3 đối tác chiến lược và ký kết Hợp đồng Dịch vụ (Service Level Agreement – SLA) rõ ràng, quy định về giá, sản lượng cam kết, các chỉ số hiệu suất (KPIs) và các điều khoản phạt.
Lời khuyên của Chuyên gia: Xây dựng Chiến lược Mua cước Thông minh
- Áp dụng quy tắc 70/30: Dành 70% sản lượng cho giá hợp đồng để đảm bảo ổn định. Giữ lại 30% cho thị trường giao ngay để duy trì sự linh hoạt.
- Xây dựng Mối quan hệ Đối tác: Xem các nhà cung cấp logistics của bạn là đối tác chiến lược. Chia sẻ cho họ kế hoạch và dự báo kinh doanh của bạn.
- Công nghệ là Đồng minh: Cân nhắc sử dụng các nền tảng công nghệ đấu thầu (e-sourcing platforms) hoặc một Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) để quản lý quy trình.
Kết luận
Freight Procurement là một năng lực chiến lược, giúp doanh nghiệp chuyển từ thế bị động, phó mặc cho thị trường, sang thế chủ động kiểm soát một trong những khoản chi phí lớn nhất. Bằng cách xây dựng một chiến lược mua cước thông minh, bạn có thể biến sự hỗn loạn của thị trường thành lợi thế cạnh tranh của riêng mình.
Nguồn tham khảo (References)
- Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP): Tổ chức hàng đầu thế giới về quản trị chuỗi cung ứng.
https://cscmp.org/ - The Journal of Commerce (JOC): Tạp chí uy tín về thương mại và logistics.
https://www.joc.com/ - Freightos – “Freight Procurement 101”: Nền tảng công nghệ về giá cước với các bài viết hướng dẫn thực tế.
https://www.freightos.com/
