Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Trên phần mềm, hệ thống báo bạn còn 100 chiếc áo sơ mi size M. Nhưng khi nhân viên kho ra lấy hàng, họ chỉ tìm thấy 95 chiếc. Sự chênh lệch này, dù nhỏ, chính là nguồn cơn của việc bán hàng ‘ảo’, làm khách hàng thất vọng và gây thất thoát tài chính thầm lặng. Đối chiếu Tồn kho (Inventory Reconciliation) không chỉ là “đếm hàng”. Đó là một quy trình “kiểm toán” có hệ thống để so sánh, điều tra và khắc phục những sai lệch này.
Inventory Reconciliation là gì? Hơn cả việc “Đếm hàng”
Định nghĩa cốt lõi
Đối chiếu Tồn kho là quy trình so sánh dữ liệu tồn kho được ghi nhận trên sổ sách (hệ thống WMS) với số lượng hàng hóa vật lý thực tế có trong kho, sau đó điều tra và xử lý bất kỳ sự chênh lệch nào được tìm thấy để tìm ra nguyên nhân gốc rễ và cải tiến.
Mục tiêu cuối cùng: Đạt được Độ chính xác Tồn kho (Inventory Accuracy) cao nhất
Inventory Accuracy là một KPI logistics quan trọng, đo lường tỷ lệ khớp giữa dữ liệu hệ thống và thực tế. Một chuỗi cung ứng đẳng cấp thế giới luôn đặt mục tiêu cho chỉ số này trên 99.5%.
“Đại phẫu” hay “Thăm khám định kỳ”? 2 Phương pháp Kiểm kê Phổ biến
Kiểm kê Toàn bộ (Annual Physical Count) – Cuộc “Đại phẫu” cuối năm
Là phương pháp truyền thống, theo đó doanh nghiệp sẽ đóng cửa toàn bộ hoạt động của kho trong một hoặc vài ngày để đếm thủ công 100% các mặt hàng. Phương pháp này cần thiết cho báo cáo tài chính nhưng rất tốn kém, gây gián đoạn và dễ sai sót.
Kiểm kê Theo chu kỳ (Cycle Counting) – “Thăm khám sức khỏe” định kỳ
Cycle Counting là gì? Là phương pháp kiểm kê hiện đại, trong đó một nhóm nhỏ các mặt hàng được đếm mỗi ngày hoặc mỗi tuần theo một lịch trình định sẵn. Phương pháp này không gây gián đoạn, giúp phát hiện sớm vấn đề và duy trì độ chính xác tồn kho cao quanh năm. Thường kết hợp với Phân tích ABC – các mặt hàng Nhóm A (giá trị cao) sẽ được đếm thường xuyên hơn.
Quy trình Đối chiếu Tồn kho 5 bước Chuyên nghiệp
- Bước 1: Chuẩn bị (Preparation): Xác định phạm vi, lên lịch, chuẩn bị công cụ và “đóng băng” khu vực kiểm kê.
- Bước 2: Thực hiện Đếm (The Count): Phân công các đội đếm độc lập, áp dụng kỹ thuật “đếm mù” (blind count) và sử dụng máy quét mã vạch.
- Bước 3: Đối chiếu Dữ liệu (Comparison): Nhập kết quả vào hệ thống để so sánh và tạo ra “Báo cáo Chênh lệch Tồn kho”.
- Bước 4: Điều tra (Investigation) – Bước quan trọng nhất: Đối với mỗi mã hàng bị chênh lệch, cần phải đếm lại, truy vết giao dịch, và kiểm tra các vị trí lân cận.
- Bước 5: Điều chỉnh & Cải tiến (Adjustment & Improvement): Thực hiện bút toán điều chỉnh số liệu trên hệ thống và quan trọng hơn là khắc phục nguyên nhân gốc rễ để sai lệch không lặp lại.
Các Nguyên nhân Gốc rễ gây Sai lệch Tồn kho
- Lỗi con người (Human Error): Nhập liệu sai, đếm nhầm, đặt hàng sai vị trí.
- Lỗi quy trình (Process Error): Quy trình nhận hàng, xuất hàng có lỗ hổng.
- Thất thoát (Shrinkage): Hàng hóa bị mất cắp, hư hỏng mà không được ghi nhận.
- Lỗi hệ thống (System Error): Lỗi phần mềm, mất đồng bộ.
Kết luận
Đối chiếu Tồn kho không phải là một công việc kế toán nhàm chán, nó là một quy trình “kiểm toán sức khỏe” định kỳ cho trái tim của chuỗi cung ứng. Mục tiêu cuối cùng không phải là để làm cho con số trên giấy khớp với thực tế, mà là để tìm ra tại sao chúng lại không khớp và sửa chữa quy trình từ gốc. Một quy trình đối chiếu tồn kho bài bản, đặc biệt là phương pháp Cycle Counting, chính là chìa khóa để đạt được độ chính xác tồn kho bền vững.
Nguồn tham khảo (References)
- APICS / ASCM (Association for Supply Chain Management): Cung cấp các định nghĩa và thông lệ chuẩn về Cycle Counting và Inventory Accuracy.
https://www.ascm.org/ - WERC (Warehouse Education and Research Council): Tổ chức chuyên sâu về kho bãi, công bố các báo cáo về KPI và các phương pháp kiểm kê hiệu quả.
https://werc.org/
