Phân tích ABC trong Quản lý Tồn kho: “Giải mã” đâu là mặt hàng VÀNG của Doanh nghiệp bạn

Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Bạn có biết rằng trong kho hàng của bạn, có thể chỉ 20% mặt hàng đang tạo ra tới 80% doanh thu? Đây không phải là phỏng đoán, mà là một nguyên tắc kinh điển mang tên Pareto, và ứng dụng của nó trong quản lý tồn kho được gọi là Phân tích ABC.

Trong bài viết tổng quan về Quản lý Kho bãi và Hàng tồn kho, chúng ta đã nhắc đến Phân tích ABC như một phương pháp quản lý cốt lõi. Bài viết này sẽ là một hướng dẫn chi tiết, từng bước một, giúp bạn tự thực hiện phân tích này để “giải mã” chính xác đâu là những mặt hàng “vàng”, “bạc”, “đồng” và đưa ra chiến lược quản lý phù hợp cho từng loại.

Phân tích ABC là gì?

Phân tích ABC là một phương pháp phân loại hàng tồn kho thành ba nhóm (A, B, và C) dựa trên giá trị của chúng đối với doanh nghiệp, thay vì dựa trên số lượng.

• Nhóm A: Là những mặt hàng có giá trị cao nhất, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tồn kho (ví dụ: 80% giá trị, nhưng chỉ chiếm 20% số lượng). Đây là những sản phẩm “vàng”.
• Nhóm B: Là những mặt hàng có giá trị trung bình (ví dụ: 15% giá trị, chiếm 30% số lượng). Đây là những sản phẩm “bạc”.
• Nhóm C: Là những mặt hàng có giá trị thấp nhất nhưng lại chiếm số lượng lớn nhất (ví dụ: 5% giá trị, nhưng chiếm tới 50% số lượng). Đây là những sản phẩm “đồng”.

Tỷ lệ 80/20, 15/30, 5/50 là một quy tắc chung và có thể thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.

Tại sao Phân tích ABC lại quan trọng đến vậy?

Việc áp dụng phân tích ABC mang lại những lợi ích chiến lược vô cùng to lớn:

• Tối ưu hóa Nguồn lực: Thay vì quản lý 1.000 mặt hàng như nhau, bạn sẽ dồn sự tập trung, thời gian và nhân lực vào việc kiểm soát chặt chẽ 200 mặt hàng Nhóm A quan trọng nhất.
• Cải thiện Dòng tiền: Bằng cách giảm tồn kho không cần thiết ở các mặt hàng Nhóm C, bạn sẽ giải phóng được một lượng vốn đáng kể để tái đầu tư vào các mặt hàng Nhóm A có khả năng sinh lời cao hơn.
• Tăng mức độ Dịch vụ Khách hàng: Bạn sẽ đảm bảo các mặt hàng bán chạy nhất (Nhóm A) luôn có sẵn, giảm thiểu tình trạng hết hàng và làm hài lòng những khách hàng quan trọng nhất.
• Đàm phán tốt hơn với Nhà cung cấp: Với các mặt hàng Nhóm A, bạn có thể xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng ổn định và có được mức giá tốt nhất.
• Cải thiện độ chính xác của dự báo: Khi bạn biết đâu là mặt hàng cốt lõi, bạn có thể tập trung nguồn lực để dự báo nhu cầu cho nhóm này một cách chính xác hơn, từ đó lên kế hoạch sản xuất và nhập hàng hiệu quả.

Hướng dẫn 4 bước thực hiện Phân tích ABC (Kèm ví dụ)

Bạn không cần một phần mềm phức tạp, chỉ cần một file Excel và dữ liệu bán hàng. Hãy cùng đi qua một ví dụ đơn giản để bạn dễ hình dung.

Ví dụ: Một cửa hàng kinh doanh phụ kiện điện thoại có 5 sản phẩm với dữ liệu bán hàng và giá vốn trong 1 năm như sau:

Bước 1: Tính toán Giá trị Tiêu thụ Hàng năm

Với mỗi sản phẩm, hãy nhân Số lượng bán/năm với Giá vốn/sản phẩm.

Giá trị Tiêu thụ = (Số lượng bán/năm) x (Giá vốn/sản phẩm)

• P001: 1,000 x 500,000 = 500,000,000đ
• P002: 150 x 2,000,000 = 300,000,000đ
• P003: 3,000 x 20,000 = 60,000,000đ
• P004: 50 x 5,000,000 = 250,000,000đ
• P005: 2,000 x 45,000 = 90,000,000đ

Bước 2 & 3: Sắp xếp và Tính toán Tỷ lệ % Tích lũy

Bây giờ, hãy sắp xếp các sản phẩm theo thứ tự Giá trị Tiêu thụ từ cao xuống thấp. Sau đó, tính tỷ lệ % đóng góp của từng sản phẩm trên tổng giá trị và % tích lũy.

Tổng giá trị tiêu thụ = 500 + 300 + 250 + 90 + 60 = 1,200,000,000đ

Bước 4: Phân loại A, B, C

Dựa vào cột % Tích lũy, chúng ta áp dụng quy tắc phân loại:

• Nhóm A (Top ~80% giá trị): Các sản phẩm nằm trong khoảng 0-80% tích lũy.
• Nhóm B (Tiếp theo ~15% giá trị): Các sản phẩm nằm trong khoảng 80-95% tích lũy.
• Nhóm C (Còn lại ~5% giá trị): Các sản phẩm nằm trên 95% tích lũy.

Kết quả phân loại từ ví dụ trên:

• Nhóm A: P001, P002 (chiếm 66.7% giá trị).
• Nhóm B: P004 (chiếm 20.8% tiếp theo, nâng tổng tích lũy lên 87.5%).
• Nhóm C: P005, P003 (chiếm 12.5% giá trị cuối cùng).

Lưu ý: Trong thực tế, ranh giới phân loại có thể linh hoạt. Ví dụ, bạn có thể đặt ngưỡng Nhóm A là 70% hoặc 85% tùy vào đặc thù ngành hàng. Dựa vào bảng trên, P004 cũng có thể được xếp vào nhóm A nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát chặt hơn.

“Hành động” sau khi phân tích: Chiến lược chi tiết cho từng Nhóm

Phân tích chỉ là bước đầu. Giá trị thực sự nằm ở hành động của bạn sau đó.

Đối với mặt hàng Nhóm A (“Vàng”)

Đây là những sản phẩm sinh lời nhiều nhất, quyết định sức khỏe của doanh nghiệp. Chúng đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt và quản lý ở cấp độ cao nhất.

• Kiểm soát tồn kho chặt chẽ: Thực hiện kiểm kê thường xuyên (hàng tuần, thậm chí hàng ngày) để đảm bảo số liệu luôn chính xác. Áp dụng các mô hình dự báo nhu cầu nâng cao và duy trì mức Tồn kho an toàn cao để tuyệt đối không xảy ra tình trạng hết hàng.
• Quan hệ nhà cung cấp chiến lược: Xây dựng mối quan hệ đối tác sâu sắc với các nhà cung cấp mặt hàng này. Đàm phán các hợp đồng dài hạn, điều khoản thanh toán ưu đãi và cơ chế đảm bảo nguồn cung ưu tiên.
• Tối ưu hóa vị trí lưu kho: Các mặt hàng Nhóm A nên được đặt ở những vị trí dễ tiếp cận nhất trong kho để giảm thời gian và công sức lấy hàng.

Đối với mặt hàng Nhóm B (“Bạc”)

Đây là những mặt hàng “tốt”, đóng góp ổn định vào doanh thu nhưng không mang tính sống còn như Nhóm A.

• Kiểm soát ở mức độ trung bình: Thực hiện kiểm kê định kỳ (hàng tháng) và theo dõi hiệu suất bán hàng. Áp dụng các hệ thống đặt hàng tự động dựa trên Điểm tái đặt hàng (Reorder Point) để duy trì mức tồn kho ổn định.
• Theo dõi và đánh giá lại: Cần thường xuyên xem xét dữ liệu của Nhóm B. Một mặt hàng có doanh số tăng trưởng tốt có thể được “thăng hạng” lên Nhóm A để được quan tâm hơn, ngược lại, một mặt hàng bán chậm có thể bị “giáng hạng” xuống Nhóm C.

Đối với mặt hàng Nhóm C (“Đồng”)

Đây là nhóm hàng chiếm số lượng lớn nhất nhưng đóng góp giá trị thấp nhất. Mục tiêu ở đây là giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí quản lý.

• Kiểm soát đơn giản hóa: Chỉ cần kiểm kê định kỳ (hàng quý/nửa năm). Chấp nhận một tỷ lệ hết hàng nhất định mà không ảnh hưởng lớn đến tổng thể.
• Tối ưu hóa quy trình đặt hàng: Đặt hàng với số lượng lớn trong mỗi lần để giảm chi phí giao dịch và tận dụng chiết khấu. Có thể tự động hóa hoàn toàn quy trình đặt hàng cho nhóm này.
• Xem xét các mô hình thay thế: Đối với một số mặt hàng Nhóm C, cân nhắc các mô hình kinh doanh thay thế như Dropshipping hoặc Ký gửi (Consignment) để loại bỏ hoàn toàn gánh nặng lưu kho.

Hạn chế và “Điểm mù” của Phân tích ABC

Để trở thành một nhà quản lý thông thái, bạn cũng cần hiểu những giới hạn của phương pháp này:

• Dựa vào dữ liệu quá khứ: Phân tích ABC không thể dự báo tốt cho các sản phẩm mới ra mắt hoặc các mặt hàng có tính mùa vụ cao mà chưa có đủ dữ liệu lịch sử.
• Bỏ qua các yếu tố chiến lược khác: Một mặt hàng có thể thuộc Nhóm C về mặt giá trị (ví dụ: một linh kiện thay thế giá rẻ) nhưng lại cực kỳ quan trọng để duy trì dịch vụ sau bán hàng và giữ chân khách hàng. Việc loại bỏ nó có thể gây tổn hại cho thương hiệu.
• Nhạy cảm với biến động: Một đợt khuyến mãi lớn hoặc sự thay đổi đột ngột từ nhà cung cấp có thể làm xáo trộn tạm thời việc phân loại và đòi hỏi sự đánh giá lại.

Kết luận

Phân tích ABC không phải là một cây đũa thần, nhưng nó là một công cụ phân loại và ưu tiên vô cùng mạnh mẽ. Nó giúp bạn chuyển tư duy từ việc quản lý “mọi thứ” một cách dàn trải sang quản lý “những thứ quan trọng” một cách tập trung. Bằng cách xác định đâu là những mặt hàng “vàng”, bạn có thể dồn nguồn lực một cách thông minh để tối ưu hóa dòng tiền, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy lợi nhuận.

Đây là bước đi đầu tiên và nền tảng nhất để xây dựng một chiến lược quản lý hàng tồn kho thông minh và hiệu quả. Bạn đã bao giờ thực hiện phân tích ABC cho kho hàng của mình chưa? Kết quả bất ngờ nhất bạn tìm thấy là gì?