Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Kịch bản “ác mộng”: Container hàng của bạn đã đóng xong, xe đầu kéo đang trên đường ra cảng. Nhưng khi đến cổng, bảo vệ cảng từ chối cho xe vào với lý do: ‘Đã trễ cut-off time!’. Chỉ chậm vài giờ, nhưng kết quả là lô hàng của bạn bị ‘rớt tàu’ (roll-over), trễ hẹn với khách, và hàng loạt chi phí phát sinh.
“Giờ giới nghiêm” sắt đá đó trong ngành hàng hải được gọi là Cut-off Time hay Closing Date. Bài viết này sẽ “giải mã” chi tiết cut-off time là gì, tại sao nó lại tồn tại, và quan trọng nhất, làm thế nào để bạn không bao giờ trở thành nạn nhân của nó.
“Giải mã” Cut-off Time và Lý do Tồn tại
Cut-off Time là gì?
Cut-off Time (hay Closing Date) là thời hạn cuối cùng, được quy định bởi hãng tàu (carrier) hoặc cảng (terminal), mà tại đó một hoạt động cụ thể phải được hoàn thành. Nếu bạn không hoàn thành hoạt động đó trước thời hạn này, lô hàng của bạn sẽ không được xếp lên chuyến tàu đã định.
Tại sao Hãng tàu lại cần “Giờ giới nghiêm”?
Hãng tàu đặt ra cut-off time để đảm bảo 3 yếu tố sống còn:
- Để Lập Kế hoạch Xếp tàu (Stowage Plan): Thuyền trưởng cần thời gian để tính toán sơ đồ xếp container lên tàu sao cho cân bằng, an toàn và hiệu quả (hàng dỡ trước ở trên, hàng dỡ sau ở dưới).
- Để Tuân thủ Quy định An ninh (Compliance): Nhiều quốc gia (như Mỹ, EU) yêu cầu hãng tàu phải nộp bản lược khai hàng hóa (manifest) chi tiết cho hải quan của họ ít nhất 24 giờ TRƯỚC KHI tàu được xếp hàng.
- Để Đảm bảo An toàn Hàng hải (Safety – SOLAS): Cần có dữ liệu VGM chính xác của mọi container trước khi xếp lên tàu để tính toán sự ổn định.
“Ma trận” Cut-off Time: Không chỉ có một Hạn chót!
Một booking tàu thường có ít nhất 3 loại “cut-off” khác nhau mà bạn phải tuân thủ:
1. CY Cut-off / Closing Date (Hạn chót Hạ bãi)
Đây chính là khái niệm mà ở Việt Nam hay gọi là “thời gian cắt máng”. Đây là thời hạn cuối cùng mà container hàng (FCL) của bạn phải được xe đầu kéo đưa vào và “hạ” (gated-in) tại bãi container (CY) của cảng hoặc ICD đã chỉ định.
2. SI Cut-off (Hạn chót gửi Chi tiết Vận đơn)
SI (Shipping Instruction) là hướng dẫn chi tiết của bạn gửi cho hãng tàu để họ làm Vận đơn (Bill of Lading). Đây là thời hạn cuối cùng bạn phải gửi các thông tin này. Nếu trễ, hãng tàu sẽ không có thông tin để làm B/L và nộp manifest, và hàng của bạn sẽ bị rớt tàu, ngay cả khi container đã hạ bãi đúng hạn.
3. VGM Cut-off (Hạn chót khai báo VGM)
Đây là thời hạn cuối cùng bạn phải gửi phiếu cân VGM (xác nhận khối lượng toàn bộ) cho hãng tàu. Theo quy tắc “No VGM, No Load”, dù bạn đã hạ bãi và gửi SI đúng hạn, container không có VGM sẽ bị từ chối xếp lên tàu.
Hậu quả của việc “Trễ hẹn” – Thiệt hại kép về Thời gian và Tiền bạc
- Rớt tàu (Roll-over): Hậu quả trực tiếp và tốn kém nhất. Hàng của bạn sẽ bị lùi sang chuyến tàu kế tiếp, có thể là 1 tuần sau, thậm chí 2-3 tuần sau trong mùa cao điểm.
- Phát sinh Chi phí “Oan uổng”: Bạn sẽ phải trả thêm Phí Lưu bãi (Storage) cho những ngày chờ tàu sau, và có thể cả Phí Đảo/Chuyển bãi.
- Hủy hoại Uy tín (Hiệu ứng Domino): Trễ hẹn với khách hàng, ảnh hưởng đến các chứng từ thanh toán (như L/C), phá vỡ kế hoạch sản xuất của người nhận.
Lời khuyên của Chuyên gia – 4 bước để Không bao giờ trễ Cut-off
- “Thánh kinh” là Booking Confirmation: Ngay khi nhận được Booking, hãy đọc kỹ và dùng bút highlight tô đậm tất cả các mốc cut-off time.
- Lập kế hoạch “Ngược”: Luôn làm việc ngược từ ngày CY Cut-off để xác định thời gian xe phải rời nhà máy.
- Đặt “Đệm” thời gian (Buffer Time): Đừng bao giờ lên kế hoạch “sát nút”. Luôn đặt mục tiêu hoàn thành mọi thứ trước hạn chót ít nhất 24 giờ.
- Sử dụng Đối tác Logistics Chuyên nghiệp: Một công ty forwarder tốt sẽ liên tục nhắc nhở và quản lý các deadline này cho bạn.
Kết luận
Cut-off time không phải là một gợi ý, nó là một “giờ giới nghiêm” sắt đá. Việc hiểu, tôn trọng và lập kế hoạch chủ động cho các mốc thời gian này là chìa khóa để đảm bảo chuỗi cung ứng của bạn luôn vận hành suôn sẻ, chuyên nghiệp và tránh được những chi phí không đáng có.
