Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Tháng 11, mùa cao điểm bùng nổ. Đội ngũ logistics của bạn đang “bơi” trong hàng trăm email, cuộc gọi điện thoại, và file Excel… chỉ để trả lời những câu hỏi đơn giản: “Xe tải nào sẽ đi tuyến này?”, “Tại sao giá cước lại tăng?”, “Hàng của khách X đang ở đâu?”.
Quản lý vận tải “bằng cơm” (Excel và điện thoại) trong kỷ nguyên số là một công thức dẫn đến thảm họa chi phí. Bạn cần một “bộ não” công nghệ. Đó chính là TMS (Transportation Management System), hay Hệ thống Quản lý Vận tải – một trong ba trụ cột công nghệ (ERP, WMS, TMS) của mọi chuỗi cung ứng hiện đại.
“Giải mã” TMS: Không chỉ là “GPS theo dõi xe”
TMS là gì?
TMS là một nền tảng phần mềm logistics chuyên dụng, kết hợp giữa công nghệ và quy trình, được thiết kế để giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, thực thi, tối ưu hóa và theo dõi toàn bộ quá trình di chuyển vật lý của hàng hóa (cả đầu vào và đầu ra).
Phân biệt “Vàng”: TMS vs. WMS vs. Fleet Management (FMS)
Rất nhiều người nhầm lẫn 3 hệ thống này. Hãy làm rõ:
| Hệ thống | Trọng tâm chính | Câu hỏi nó trả lời |
|---|---|---|
| WMS (Quản lý Kho) | BÊN TRONG 4 bức tường kho | “Hàng đang ở vị trí nào trong kệ? Lấy hàng nào trước?” |
| FMS (Quản lý Đội xe) | TÀI SẢN (Xe tải, tài xế) | “Xe đang ở đâu? Khi nào cần bảo trì? Nhiên liệu tiêu hao bao nhiêu?” |
| TMS (Quản lý Vận tải) | QUY TRÌNH & CHI PHÍ (Chuyến đi) | “Nên dùng xe nhà hay thuê ngoài? Tuyến đường nào tối ưu nhất? Chi phí là bao nhiêu?” |
4 Chức năng Cốt lõi của một Hệ thống TMS Hiện đại (Chu trình 4 bước)
1. Lập kế hoạch & Tối ưu hóa (Planning & Optimization)
Đây là chức năng “ăn tiền” nhất, giúp:
- Tối ưu hóa tuyến đường (Route Optimization): Sử dụng AI để tìm ra tuyến đường ngắn nhất hoặc rẻ nhất.
- Gom hàng (Freight Consolidation): Tự động gộp nhiều đơn hàng nhỏ (LTL) thành một chuyến xe đầy (FTL) để giảm chi phí.
- Lựa chọn Nhà vận tải (Carrier Selection): Tự động so sánh giá giữa các nhà xe và đội xe nhà dựa trên hợp đồng cước.
2. Thực thi Vận tải (Execution)
Sau khi lập kế hoạch, TMS sẽ tự động thực thi: Gửi lệnh điều xe cho tài xế hoặc gửi yêu cầu đặt xe điện tử đến các đối tác 3PL.
3. Theo dõi & Tầm nhìn (Tracking & Visibility)
Cung cấp tầm nhìn thời gian thực (real-time visibility). Hệ thống cũng chủ động phát hiện các ngoại lệ (exceptions) và gửi cảnh báo sớm, cho phép bạn kích hoạt quy trình Exception Management.
4. Đối soát & Thanh toán (Settlement & Analytics)
- Đối soát cước tự động (Freight Audit): Tự động so sánh hóa đơn của nhà vận tải với hợp đồng giá và
Bằng chứng Giao hàng (POD), gắn cờ các khoản phí bất hợp lý. - Phân tích & Báo cáo (KPIs): Cung cấp dữ liệu chính xác để đo lường các
KPI logisticsnhư Chi phí/km, Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (OTD)…
Lợi ích Chiến lược: Tại sao TMS là một khoản Đầu tư Sinh lời (ROI)?
1. Cắt giảm Chi phí Vận tải Trực tiếp (Hard Savings)
Tối ưu hóa tuyến đường & gom hàng có thể tiết kiệm 5% – 15% chi phí vận tải. Đối soát cước tự động ngăn chặn việc trả sai hóa đơn, tiết kiệm thêm 2% – 5%.
2. Cải thiện Hiệu suất Vận hành (Soft Savings)
Tự động hóa các tác vụ thủ công (gọi điện, email, nhập liệu), giải phóng nhân viên điều phối để họ tập trung vào các công việc chiến lược hơn.
3. Tăng cường Tầm nhìn và Dịch vụ Khách hàng
Trả lời câu hỏi “Hàng của tôi đâu?” ngay lập tức và chủ động thông báo cho khách hàng nếu có sự cố.
Lời khuyên của Chuyên gia: Triển khai TMS
Ai cần TMS?
Không chỉ dành cho các tập đoàn khổng lồ. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có chi phí vận tải hàng tháng lớn hoặc phải quản lý nhiều đối tác vận tải khác nhau đều nên cân nhắc.
Lựa chọn nào? Cloud-based TMS (SaaS) vs. On-Premise
Xu hướng hiện đại là sử dụng Cloud-based (Trên nền tảng đám mây) vì chi phí đầu tư ban đầu thấp (trả theo tháng) và linh hoạt.
Thách thức lớn nhất khi triển khai
- Chất lượng Dữ liệu: Dữ liệu về giá cước, tuyến đường, địa chỉ khách hàng phải “sạch” và “chuẩn” thì hệ thống mới có thể hoạt động hiệu quả.
- Quản lý Sự thay đổi (Change Management): Thuyết phục đội ngũ từ bỏ thói quen dùng điện thoại/Excel để chuyển sang sử dụng một hệ thống mới.
Kết luận
TMS không còn là một công cụ xa xỉ; nó là “bộ não” điều phối, là hệ điều hành thiết yếu cho mọi hoạt động vận tải. Trong một thị trường đầy biến động, doanh nghiệp nào có thể đưa ra quyết định vận tải thông minh hơn, nhanh hơn sẽ là người chiến thắng.
Nguồn tham khảo (References)
- Association for Supply Chain Management (ASCM): ASCM cung cấp các định nghĩa và tài liệu học thuật chuẩn về TMS.
https://www.ascm.org/ - Inbound Logistics – “TMS: A Core Supply Chain Technology”: Một tạp chí chuyên ngành uy tín với nhiều bài viết phân tích về vai trò của TMS.
https://www.inboundlogistics.com/
