Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Trong ngành Logistics, ranh giới giữa việc “Được bồi thường 100%” và “Mất trắng” đôi khi chỉ nằm ở một tờ giấy A4.
Hãy tưởng tượng: Container hàng của bạn vừa được kéo từ cảng về kho. Nhìn bên ngoài vỏ container có vẻ hơi móp nhẹ, nhưng bạn chủ quan cho tài xế ký nhận hàng để giải phóng xe nhanh. Đến khi cắt chì (seal), mở cửa ra thì… ôi thôi, hàng bên trong đổ vỡ, ngấm nước hỏng hết.
Bạn lập tức gọi hãng tàu và công ty bảo hiểm bắt đền. Nhưng họ đưa ra bằng chứng: “Lúc giao hàng, tài xế của anh đã ký xác nhận tình trạng bình thường (Clean Receipt) rồi. Giờ anh kêu hỏng thì ai mà tin? Có thể do anh làm hỏng tại kho thì sao?”.
Để tránh kịch bản này, bạn cần biết đến Letter of Protest (LOP).
Letter of Protest (LOP) là gì?
Letter of Protest (Thư dự kháng / Thư kháng nghị) là văn bản do chủ hàng (hoặc thuyền trưởng) lập ra để chính thức thông báo và ghi nhận những tổn thất, hư hỏng hoặc nghi ngờ hư hỏng của hàng hóa tại thời điểm giao nhận.
Mục đích cốt lõi:
Để bảo lưu quyền khiếu nại (Claim) sau này. Nó là bằng chứng pháp lý khẳng định: “Tại thời điểm tôi nhận hàng, hàng ĐÃ bị hỏng rồi, chứ không phải do tôi làm hỏng sau khi nhận”.
⚠️ Phân biệt LOP và LOI (Rất dễ nhầm!)
Trong sitemap của chúng ta đã có bài về LOI, nhưng đừng nhầm lẫn 2 cái này:
- Letter of Indemnity (LOI): Là thư cam kết bồi hoàn. (Ví dụ: Bạn mất Bill gốc, bạn viết LOI cam kết chịu trách nhiệm để hãng tàu nhả hàng). => Mang tính chất “Xin xỏ/Cam kết”.
- Letter of Protest (LOP): Là thư kháng nghị/kêu ca. (Ví dụ: Hãng tàu làm hỏng hàng, bạn viết LOP để “chửi” và đòi tiền). => Mang tính chất “Buộc tội/Đòi quyền lợi”.
Khi nào cần dùng đến LOP? (Thời điểm vàng)
Bạn phải tung LOP ra ngay tại “hiện trường”, cụ thể:
- Tại cảng (Khi lấy hàng): Nếu thấy vỏ container bị thủng, móp méo, rách seal, hoặc nhiệt độ cài đặt sai (với container lạnh).
- Tại kho riêng (Khi dỡ hàng): Ngay khi mở cửa container, nếu thấy hàng bên trong bị xô lệch, đổ vỡ, ẩm mốc.
- Khi nhận hàng LCL (Hàng lẻ): Thấy kiện hàng bị rách, móp, biến dạng so với ban đầu.
👉 Xem thêm: Phiếu EIR là gì? Tại sao phải soi kỹ vỏ container trên EIR trước khi ký?
Tại sao không có LOP thì Bảo hiểm từ chối đền?
Trong quy tắc Bảo hiểm hàng hóa, có một nguyên tắc gọi là chứng minh thời điểm tổn thất.
- Nếu bạn ký vào phiếu giao hàng POD (Proof of Delivery) mà không ghi chú gì => Mặc định hiểu là bạn đã nhận hàng “trong tình trạng tốt” (in good order and condition).
- Sau khi tài xế/hãng tàu rời đi, bạn mới kêu hỏng => Bảo hiểm sẽ lập luận rằng hư hỏng đó xảy ra SAU khi rủi ro đã chuyển sang cho bạn.
=> LOP chính là công cụ để phá vỡ cái “Clean Receipt” đó. Nó chặn họng hãng tàu: “Này, tôi nhận hàng nhưng tôi đã có thư kháng nghị là hàng đang bị nghi ngờ hỏng nhé!”.
Cách viết LOP chuẩn (Không cần quá cầu kỳ)
LOP không cần theo mẫu cố định của nhà nước, nhưng bắt buộc phải có các nội dung sau:
📝 Mẫu nội dung LOP cơ bản:
TO: [Tên Hãng tàu / Đơn vị vận chuyển / Thuyền trưởng]
FROM: [Tên công ty bạn – Chủ hàng]
DATE: [Ngày giờ phát hiện]
REF: B/L No [Số vận đơn], Container No [Số Cont], Seal No [Số chì].
Nội dung (Tiếng Anh/Việt):
“Chúng tôi nhận thấy lô hàng trên có dấu hiệu hư hỏng/thiếu hụt tại thời điểm giao nhận, cụ thể:
- Vỏ container bị thủng lỗ tại vách trái.
- Seal bị gãy/không khớp chứng từ.
- 10 kiện hàng bị ướt/móp méo.
Do đó, chúng tôi phát hành thư này để dự kháng/kháng nghị (Protest) và giữ quyền khiếu nại (Reserve the right to claim) đối với Hãng tàu và các bên liên quan về mọi tổn thất phát sinh.”
Xác nhận của bên giao (Tài xế/Đại diện hãng tàu): (Ký tên)
Mẹo xử lý thực chiến: Nếu tài xế từ chối ký LOP thì sao?
Đây là tình huống thực tế 90% sẽ gặp: Tài xế sợ trách nhiệm nên không chịu ký vào LOP.
Giải pháp của chuyên gia:
- Ghi thẳng vào phiếu giao nhận (POD/EIR): Nếu họ không ký LOP riêng, hãy ghi chú trực tiếp lên tờ phiếu mà họ bắt bạn ký. Ghi rõ: “Received with protest – Hàng bị ướt/rách bao bì”. Chụp ảnh lại tờ phiếu đó.
- Gửi Email ngay lập tức: Gửi email LOP cho Hãng tàu/Forwarder ngay tại thời điểm đó (đính kèm ảnh chụp hiện trường). Email có dấu thời gian (Timestamp) là bằng chứng pháp lý cực mạnh trước tòa.
- Mời giám định độc lập: Nếu hư hỏng nặng, giữ nguyên hiện trường, không rút hàng và mời công ty giám định thứ 3 đến lập biên bản ngay.
Kết luận
Letter of Protest là lá bùa hộ mệnh cuối cùng của chủ hàng. Đừng bao giờ dễ dãi ký nhận “Hàng đủ, nguyên vẹn” khi bạn chưa thực sự kiểm tra kỹ. Một chút khó tính tại cảng sẽ cứu bạn cả tỷ đồng tiền bồi thường sau này.
