Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Bạn cầm trên tay bộ chứng từ hoàn hảo: Vận đơn (B/L), Hóa đơn (Invoice), Packing List đều khớp nhau 100%. Bạn tự tin truyền tờ khai Hải quan nhập khẩu.
Bùm! Hệ thống Hải quan trả về lỗi: “Chưa có thông tin hàng hóa (Manifest) hoặc Thông tin không khớp”.
Hoặc tệ hơn, Hải quan ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính vì: “Tên hàng trên tờ khai không khớp với Manifest của Hãng tàu”.
Lúc này, “kẻ tội đồ” chính là Manifest (Bản lược khai hàng hóa). Đây là dữ liệu gốc mà Hải quan dùng để đối chiếu. Nếu bạn không hiểu quy trình vận hành của nó, bạn sẽ luôn ở thế bị động. Bài viết này sẽ giải mã Manifest là gì và làm sao để tránh mất tiền oan vì nó.
Manifest là gì? (Bản chất E-Manifest)
Định nghĩa
Manifest (Bản lược khai hàng hóa) là hệ thống dữ liệu điện tử chứa toàn bộ thông tin về các lô hàng đang ở trên tàu (hoặc máy bay) sắp cập cảng đích.
Hiểu đơn giản: Trước khi tàu cập cảng, Hãng tàu phải “báo cáo” với Hải quan nước sở tại rằng: “Trên tàu tôi chở cái gì? Của ai? Nặng bao nhiêu?”. Bản báo cáo đó chính là Manifest.
Cơ chế vận hành của E-Manifest (Luồng dữ liệu)
Để hiểu tại sao lỗi xảy ra, bạn cần hiểu dữ liệu đi như thế nào:
- Bước 1: Shipper gửi SI (Shipping Instruction) cho Forwarder/Hãng tàu. Đây là dữ liệu nguồn.
- Bước 2: Hãng tàu khai Master Manifest: Hãng tàu báo cáo với Hải quan về các container trên tàu (Consignee lúc này thường là Công ty Forwarder).
- Bước 3: Forwarder khai House Manifest: Forwarder phải đăng nhập hệ thống Một cửa Quốc gia để “tách” Master Bill ra thành các House Bill (Consignee lúc này mới là Chủ hàng thực sự).
- Bước 4: Hải quan tiếp nhận: Hệ thống tự động đối chiếu (Matching).
Tại sao Hải quan cần Manifest?
Hải quan dùng Manifest để sàng lọc rủi ro trước (Pre-clearance). Họ cần biết có hàng lậu, hàng cấm hay hàng của doanh nghiệp rủi ro cao hay không để quyết định Phân luồng (Xanh/Vàng/Đỏ) ngay khi bạn truyền tờ khai.
Master Manifest vs. House Manifest (Cạm bẫy hàng Lẻ)
Rất nhiều bạn làm hàng lẻ (LCL) qua Forwarder bị tắc ở khâu này vì không hiểu ai là người khai báo.
- Master Manifest: Do Hãng tàu (Shipping Line) khai báo cho Master Bill.
- Họ báo với Hải quan rằng: “Tôi chở 1 container này cho công ty Forwarder A”.
- House Manifest: Do Forwarder (Đại lý giao nhận) khai báo cho House Bill.
- Forwarder A phải báo tiếp với Hải quan: “Trong container đó, tôi chia ra cho 10 chủ hàng lẻ (Real Consignee) là công ty X, Y, Z…”.
Lỗi thường gặp: Hãng tàu đã khai Master xong, nhưng ông Forwarder… quên khai House Manifest (hoặc khai chậm). Kết quả: Chủ hàng lẻ ra mở tờ khai thì hệ thống Hải quan báo “Không tìm thấy hàng”.
Thời hạn khai báo và “Giờ vàng” chốt Bill
Theo quy định hiện hành, Hãng tàu/Forwarder phải hoàn thành việc khai báo Manifest lên Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW) trong các mốc thời gian sau:
- Đường biển: Chậm nhất 12 giờ trước khi tàu dự kiến cập cảng (đối với tuyến ngắn) hoặc 24 giờ (tuyến dài).
- Đường hàng không: Ngay khi máy bay cất cánh từ cảng xếp hàng (hoặc trước khi đến).
Hệ quả: Chính vì deadline này, các Hãng tàu luôn ép bạn phải chốt nội dung Bill (SI Cut-off) từ rất sớm (trước khi tàu chạy 2-3 ngày) để họ kịp chuẩn bị dữ liệu khai Manifest.
Sai Manifest – Nỗi ám ảnh mang tên “Sửa Manifest”
Nếu thông tin trên Manifest bị sai (sai tên hàng, sai trọng lượng, sai tên người nhận…), bạn không thể thông quan được. Bạn buộc phải tiến hành thủ tục Chỉnh sửa Manifest (Correction).
Tại sao phí sửa lại đắt (40 – 100 USD/lần)?
Bạn nghĩ chỉ là gõ lại mấy dòng chữ trên máy tính? Không đơn giản vậy.
- Sau khi đã quá hạn khai báo: Hệ thống đã khóa. Hãng tàu muốn sửa phải làm công văn giải trình gửi Hải quan.
- Thủ tục hành chính:
- Hãng tàu nộp công văn xin sửa.
- Hải quan xem xét chấp nhận (hoặc từ chối nếu nghi ngờ gian lận).
- Nếu lỗi sai ảnh hưởng đến thuế hoặc chính sách (như sai tên hàng, mã HS), bạn có thể bị phạt vi phạm hành chính (Từ 2.000.000đ – 5.000.000đ).
- Thời gian: Mất từ 1-3 ngày làm việc. Trong thời gian đó, hàng nằm tại cảng chịu phí lưu kho (Demurrage).
Bí kíp kiểm tra Manifest trước khi mở tờ khai
Để tránh việc mở tờ khai rồi mới biết bị lệch thông tin (dẫn đến phải hủy tờ khai rất phiền phức), hãy làm theo bước sau:
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia
Vào trang web: https://vnsw.gov.vn (Mục Tra cứu thông tin vận tải).
Bước 2: Nhập thông tin
Nhập số Vận đơn (Bill of Lading Number) và Mã số thuế người nhập khẩu.
Bước 3: Đối chiếu kỹ 3 thông số vàng
- Trọng lượng (Gross Weight): Phải khớp từng số lẻ (Ví dụ: 10,240.5 kg). Sai số thập phân cũng bị lỗi.
- Số lượng kiện (Package Quantity): 100 Cartons hay 10 Pallets?
- Tên người nhận (Consignee): Phải đúng từng ký tự tên công ty.
Nếu thấy thông tin trên web khác với bộ chứng từ giấy bạn đang cầm -> DỪNG LẠI NGAY. Liên hệ Hãng tàu/Forwarder yêu cầu chỉnh sửa trước khi truyền tờ khai.
Kết luận
Manifest là “cửa ải” dữ liệu đầu tiên. Đừng bao giờ chủ quan việc check bản nháp vận đơn (Draft B/L). Một phút lơ là khi check Draft có thể đổi lấy 3 ngày chờ đợi và hàng triệu đồng tiền phạt.
Lời khuyên cho Docs: “Hãy luôn xin Forwarder/Hãng tàu ảnh chụp màn hình xác nhận đã khai Manifest thành công (Manifest Submission Confirmation) trước khi bạn bấm nút truyền tờ khai chính thức.”
Nguồn tham khảo (References)
- Cổng thông tin một cửa quốc gia (Vietnam National Single Window): Nơi tra cứu và thực hiện thủ tục E-Manifest.
https://vnsw.gov.vn - Thông tư 38/2015/TT-BTC & 39/2018/TT-BTC: Quy định về thủ tục hải quan và khai báo hàng hóa nhập khẩu.
