Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Có một tình huống “dở khóc dở cười” mà tôi gặp rất nhiều ở các bạn Sales mới vào nghề Logistics:
Sáng sớm mở email ra, thấy Đại lý (Agent) bên Mỹ gửi một cái file PDF tiêu đề to đùng: “CREDIT NOTE: $500”.
Bạn nhân viên mặt tái mét chạy sang hỏi Kế toán: “Chị ơi chết rồi, bên Mỹ nó lại đòi nợ (Credit) gì mình 500 đô này? Lô hàng đó em thanh toán rồi mà?”.
Chị Kế toán nhìn vào cười ngất: “Trời ơi, nó đang báo là nó trả tiền hoa hồng (Profit) cho mình đấy, đòi nợ đâu mà đòi!”.
Tại sao lại có sự hiểu lầm này? Vì trong tiếng Anh thông thường, “Credit” hay gắn với “Credit Card” (Thẻ tín dụng – Tiêu trước trả sau), nên ai cũng nghĩ Credit là Nợ. Nhưng trong ngôn ngữ Kế toán Logistics, nó lại mang nghĩa ngược lại hoàn toàn.
Bài viết này sẽ giải thích tường tận từ A-Z theo phong cách “bình dân học vụ” nhất.
Hiểu bản chất qua câu chuyện “Đi Chợ”
Để hiểu Debit và Credit, hãy quên Logistics đi một chút, tưởng tượng bạn đi chợ mua rau:
Trường hợp 1: Debit Note (Giấy Báo Nợ) = Tờ Hóa Đơn Đòi Tiền
- Bạn mua 1 mớ rau muống giá 10.000đ.
- Bà bán rau đưa cho bạn một tờ giấy ghi: “Rau muống: 10k. Trả tiền đây!”.
- Tờ giấy đó chính là Debit Note.
👉 Kết luận: Người ta gửi Debit Note cho bạn => Nghĩa là bạn PHẢI TRẢ TIỀN cho người ta. (Tăng khoản nợ phải trả).
Trường hợp 2: Credit Note (Giấy Báo Có) = Phiếu Trả Lại Tiền/Giảm Giá
- Bạn đưa tờ 500.000đ để trả cho mớ rau 10.000đ. Bà bán rau không có tiền lẻ thối lại.
- Bà ấy ghi vào một cuốn sổ tay đưa cho bạn: “Tao đang giữ của mày 490k nhé. Lần sau mày ra mua tao trừ dần cho, hoặc chiều tao có tiền lẻ tao trả lại”.
- Tờ giấy xác nhận “Tao đang giữ tiền của mày” đó chính là Credit Note.
👉 Kết luận: Người ta gửi Credit Note cho bạn => Nghĩa là người ta ĐANG NỢ BẠN (hoặc bạn được nhận tiền về). Đây là tin vui!
Áp dụng vào thực tế Logistics (Chuyện của Forwarder)
Trong Logistics, các công ty Forwarder thường làm việc với nhau qua mạng lưới Đại lý (Agent). Ví dụ: Công ty A (Việt Nam) hợp tác với Công ty B (Mỹ).
Họ không thanh toán tiền tươi thóc thật cho từng lô hàng (vì phí chuyển tiền quốc tế rất đắt, khoảng 30-50 USD/lần). Thay vào đó, họ dùng Debit/Credit Note để ghi sổ nợ (ghi công nợ) và cuối tháng mới chốt sổ một lần.
Khi nào bạn nhận được DEBIT NOTE? (Tin buồn – Mất tiền)
Forwarder đối tác sẽ gửi Debit Note cho bạn trong các tình huống:
- Thu cước vận chuyển (Freight Charge): Bạn nhờ họ chở hàng từ Mỹ về VN. Họ trả tiền tàu, tiền xe bên đó. Giờ họ gửi Debit Note đòi lại bạn.
- Truy thu phí thiếu (Under-charge): Tháng trước họ báo giá thiếu phí hun trùng. Giờ họ phát hiện ra, họ gửi thêm 1 cái Debit Note đòi nốt 50$.
- Phạt: Hàng của bạn làm hư vỏ container bên Mỹ. Họ phải đền cho hãng tàu. Họ xuất Debit Note bắt bạn đền lại cho họ.
Khi nào bạn nhận được CREDIT NOTE? (Tin vui – Được tiền)
Đây là phần hấp dẫn nhất mà các Sales rất thích:
- Chia lợi nhuận (Profit Share):
Ví dụ: Bạn (Forwarder VN) kiếm được khách hàng xuất đi Mỹ. Bạn gửi hàng sang cho Đại lý B (Mỹ) xử lý.
Đại lý B thu của người nhận bên Mỹ 500$ phí dịch vụ. Theo thỏa thuận “cưa đôi”, B phải chia lại cho bạn 250$.
Thay vì chuyển khoản ngay 250$ về VN, Đại lý B sẽ gửi một file PDF Credit Note: $250. Ý nghĩa là: “Tao ghi nhận là tao đang giữ của mày 250$ nhé”. - Hoàn tiền thừa (Refund):
Họ lỡ thu của bạn 1000$ tiền cước, nhưng hãng tàu giảm giá còn 900$. Họ sẽ xuất Credit Note 100$ để trả lại bạn. - Chiết khấu/Thưởng doanh số (Volume Incentive):
Cuối năm, vì bạn gửi nhiều hàng quá, Đại lý B thưởng cho bạn 1000$. Họ xuất Credit Note 1000$.
So sánh chi tiết: Debit Note vs. Credit Note
| Tiêu chí | DEBIT NOTE (Giấy Báo Nợ) | CREDIT NOTE (Giấy Báo Có) |
|---|---|---|
| Ý nghĩa dân dã | “Trả tiền cho tao!” 😡 (Thông báo tăng nợ phải trả) |
“Tao trả tiền cho mày!” 😍 (Thông báo giảm nợ/ghi có) |
| Người nhận cảm thấy | Phải móc ví ra chi tiền. | Được nhận tiền về (hoặc được trừ nợ). |
| Màu sắc thường dùng | Thường không quy định, nhưng hiểu ngầm là màu Đỏ (Nợ). | Hiểu ngầm là màu Xanh (Dương). |
| Nghiệp vụ Logistics | – Thu cước vận chuyển (Freight). – Thu phí Local Charge tại cảng. – Thu hộ (Advance Payment). |
– Chia Profit Share (Hoa hồng). – Trả lại tiền thu thừa (Refund). – Đền bù hư hỏng (Claim). |
Quy trình thanh toán bù trừ (Net-off) cuối tháng
Như đã nói, các Forwarder không thanh toán từng tờ Debit/Credit lẻ tẻ. Họ sẽ gom lại vào cuối tháng trong một bảng gọi là SoA (Statement of Account – Bảng kê công nợ).
Ví dụ thực tế dễ hiểu:
Trong tháng 1, Công ty A (VN) và Công ty B (Mỹ) có các giao dịch sau:
- Ngày 05/01: B gửi Debit Note đòi A tiền cước lô hàng số 1: $1,000. (A nợ B 1000).
- Ngày 10/01: B gửi Debit Note đòi A tiền cước lô hàng số 2: $2,000. (A nợ thêm B 2000 => Tổng nợ 3000).
- Ngày 25/01: B gửi CREDIT NOTE chia hoa hồng lô hàng số 3 cho A: $500. (B nợ A 500).
👉 Cuối tháng chốt sổ (SoA):
- Tổng A phải trả B (Debit): $1,000 + $2,000 = $3,000.
- Tổng B phải trả A (Credit): $500.
- SỐ TIỀN THỰC TẾ A PHẢI CHUYỂN KHOẢN (Net-off): $3,000 – $500 = $2,500.
(Thay vì chuyển đi 3000 rồi chờ nhận về 500, họ cấn trừ luôn cho nhanh).
Một số lưu ý pháp lý tại Việt Nam
Đây là phần Kế toán cần quan tâm để tránh bị Thuế “sờ gáy”:
- Với đối tác nước ngoài: Debit Note và Credit Note được coi là chứng từ thương mại hợp lệ. Bạn dùng nó kèm với Hợp đồng đại lý (Agency Agreement) và SoA để ra ngân hàng chuyển tiền quốc tế là OK.
- Với khách hàng trong nước (Việt Nam):
- Debit Note chỉ là “Giấy báo đề nghị thanh toán”. Để khách hàng hạch toán được chi phí vào sổ sách, bạn BẮT BUỘC PHẢI XUẤT HÓA ĐƠN VAT (e-Invoice) kèm theo.
- Debit Note không thay thế được Hóa đơn đỏ. Đừng chỉ gửi mỗi Debit Note rồi đòi khách trả tiền, họ sẽ không chịu đâu (trừ khi là khách cá nhân không cần lấy hóa đơn).
Kết luận
Hãy nhớ câu thần chú này mỗi khi nhận mail:
- Thấy DEBIT: Chuẩn bị ĐI (D) tiền (Móc ví ra).
- Thấy CREDIT: Chuẩn bị CỘNG (C) tiền (Tin vui).
Hiểu rõ hai chứng từ này giúp bạn không bị “hớ” khi làm việc với đối tác nước ngoài và biết cách bảo vệ quyền lợi (như đòi Credit Note khi bị thu phí oan).
