Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Bạn vừa chốt xong đơn hàng với một khách hàng quốc tế. Họ gửi email yêu cầu: “Please send Invoice for deposit payment” (Vui lòng gửi Hóa đơn để đặt cọc). Lúc này, bạn sẽ gửi loại nào? Proforma Invoice (PI) hay Commercial Invoice (CI)?
Rất nhiều nhân viên kinh doanh mới vào nghề nhầm lẫn hai loại chứng từ này. Tuy nhiên, việc sử dụng sai mục đích có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như: Khách hàng chuyển tiền sai, ngân hàng từ chối mở L/C, hoặc lô hàng bị Hải quan giữ lại.
Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt rạch ròi hai khái niệm này, hiểu rõ thời điểm và mục đích sử dụng của từng loại.
Proforma Invoice (PI) – Hóa đơn Chiếu lệ: Bản “Nháp” của Giao dịch
PI là gì?
Proforma Invoice (PI), dịch là Hóa đơn Chiếu lệ, thực chất là một bản dự thảo hóa đơn (preliminary bill of sale). Nó được lập ra để cho khách hàng biết trước lô hàng sẽ trông như thế nào về giá cả và quy cách chứ không phải là yêu cầu thanh toán cuối cùng.
Khi nào và Tại sao bạn cần dùng PI?
PI thường được phát hành TRƯỚC KHI hàng hóa được sản xuất hoặc giao đi. Nó có 4 công dụng chính:
- Báo giá chính thức: Xác nhận lại tất cả các điều khoản đã chốt (giá, số lượng, Incoterms) để người mua xem xét.
- Thanh toán trước/Đặt cọc: Ngân hàng cần PI để làm chứng từ cho phép người mua chuyển tiền cọc (T/T in advance).
- Mở Thư tín dụng (L/C): Người mua dùng PI để điền vào đơn yêu cầu mở L/C.
- Xin giấy phép nhập khẩu: Dùng để xin phép chính phủ hoặc xin hạn ngạch (quota) ở nước nhập khẩu.
Lưu ý: PI KHÔNG có giá trị đòi tiền cuối cùng và KHÔNG có giá trị hạch toán thuế.
Commercial Invoice (CI) – Hóa đơn Thương mại: Bản “Chốt” Pháp lý
CI là gì?
Commercial Invoice (CI), hay Hóa đơn Thương mại, là chứng từ pháp lý quan trọng nhất, ghi nhận chính xác số tiền người mua BẮT BUỘC phải thanh toán cho người bán cho lô hàng thực tế đã được giao.
Mục đích sử dụng tối thượng của CI:
CI được phát hành SAU KHI hàng hóa đã hoàn thành đóng gói hoặc đã lên tàu.
- Khai báo Hải quan & Tính thuế (QUAN TRỌNG NHẤT): Hải quan chỉ chấp nhận CI để tính thuế nhập khẩu vì nó phản ánh giá trị thực tế.
- Thanh toán cuối cùng: Dùng để đòi nốt số tiền hàng còn lại.
- Hạch toán kế toán: Là chứng từ gốc để ghi nhận doanh thu/chi phí.
Lưu ý: Số liệu trên CI là số liệu thực tế (Actual) và phải khớp 100% với thực tế hàng hóa và Vận đơn.
Bảng So sánh Trực diện: PI vs. CI
| Tiêu chí | Proforma Invoice (PI) | Commercial Invoice (CI) |
|---|---|---|
| Thời điểm phát hành | Trước khi giao hàng (Đàm phán/Cọc) | Sau khi giao hàng (Vận chuyển/Thanh toán) |
| Tính chất dữ liệu | Tạm tính / Ước lượng (Estimated) | Chính xác / Thực tế (Actual) |
| Mục đích chính | Xin giấy phép, Mở L/C, Chuyển tiền cọc | Khai Hải quan, Đóng thuế, Hạch toán kế toán |
| Giá trị pháp lý | Cam kết ban đầu (Thỏa thuận) | Chứng từ sở hữu & Nghĩa vụ thanh toán |
Các Câu hỏi “Hóc búa” thường gặp (FAQ)
Có thể dùng PI thay cho Hợp đồng (Sales Contract) không?
Trả lời: Có thể với các đơn hàng nhỏ, đơn giản nếu PI có đầy đủ chữ ký xác nhận của hai bên. Nhưng với đơn hàng lớn, phức tạp, luôn cần Hợp đồng ngoại thương riêng biệt.
Tại sao Hải quan từ chối PI khi làm thủ tục nhập khẩu?
Trả lời: Vì PI là bản “dự tính”. Hải quan cần tính thuế trên số lượng và giá trị “thực tế” (thể hiện trên CI). Dùng PI để khai báo có thể dẫn đến rủi ro gian lận thương mại.
Số liệu trên CI có được phép khác với PI không?
Trả lời: Có thể. Trong sản xuất thường có dung sai về số lượng (ví dụ PI 10.000kg, thực tế đóng hàng 9.980kg). Lúc này, CI phải ghi con số thực tế là 9.980kg và thanh toán theo con số này.
Kết luận
Tóm lại: PI là “Kế hoạch”, CI là “Thực tế”.
Để quy trình trôi chảy, hãy sử dụng PI để chốt đơn và nhận cọc, sử dụng CI để làm thủ tục hải quan và nhận thanh toán cuối cùng. Tuyệt đối không dùng PI để đi làm thủ tục hải quan nhập khẩu chính ngạch nếu bạn không muốn bị yêu cầu giải trình.
Nguồn tham khảo (References)
- International Trade Administration (USA) – “Common Export Documents”: Hướng dẫn chính thức của Chính phủ Mỹ về các chứng từ xuất khẩu, bao gồm Commercial Invoice.
https://www.trade.gov/common-export-documents
