Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Mọi thương vụ thành công đều bắt đầu bằng một cái bắt tay vui vẻ, nhưng rất nhiều trong số đó lại kết thúc tại tòa án hoặc trọng tài vì những điểm mập mờ trong văn bản. Hàng sai quy cách, giao hàng chậm, khách hàng không trả tiền, hay những sự cố bất khả kháng như dịch bệnh, chiến tranh… tất cả những rủi ro này đều có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng tỷ đồng.
Làm thế nào để tự bảo vệ mình? Câu trả lời nằm ở Hợp đồng Ngoại thương (Sales Contract). Đây chính là “luật chơi” do hai bên tự thỏa thuận, là văn bản pháp lý cao nhất điều chỉnh mối quan hệ mua bán.
Bài viết này sẽ không đi vào lý thuyết luật khô khan. Tôi sẽ cung cấp cho bạn một checklist gồm 6 điều khoản thực chiến “sống còn” mà bạn bắt buộc phải soi thật kỹ trước khi đặt bút ký.
Hợp đồng Ngoại thương là gì?
Định nghĩa cốt lõi
Hợp đồng Ngoại thương (còn gọi là Hợp đồng Mua bán Quốc tế hay Sale and Purchase Agreement) là sự thỏa thuận giữa người mua và người bán có trụ sở kinh doanh ở hai quốc gia khác nhau. Trong đó:
- Người bán (Exporter): Cam kết chuyển quyền sở hữu hàng hóa và giao chứng từ liên quan.
- Người mua (Importer): Cam kết nhận hàng và thanh toán tiền hàng.
Hình thức của Hợp đồng: Đừng chủ quan!
Trong thời đại số, hợp đồng không nhất thiết phải là một văn bản dài 10 trang có đóng dấu đỏ. Nó có thể được xác lập qua:
- Email xác nhận đơn hàng.
- Proforma Invoice (PI) có chữ ký xác nhận của người mua.
- Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) và Xác nhận bán hàng (Sales Confirmation).
Tuy nhiên, lời khuyên của chuyên gia: Đối với các giao dịch giá trị lớn, phức tạp hoặc với đối tác mới, văn bản hợp đồng chính thức (Written Contract) luôn là lựa chọn an toàn nhất để quy định chi tiết các điều khoản mà email hay PI không thể bao quát hết.
6 Điều khoản “Sống còn” cần phải soi kỹ (Checklist)
Đây là 6 trụ cột của một hợp đồng chặt chẽ. Thiếu hoặc mập mờ ở bất kỳ điểm nào cũng là một lỗ hổng rủi ro.
1. Điều khoản Tên hàng & Phẩm chất (Commodity & Quality)
Đây là nguyên nhân tranh chấp phổ biến nhất: “Hàng nhận được không giống hàng đã đặt”.
- Cạm bẫy: Ghi chung chung, ví dụ: “Gạo 5% tấm”, “Áo thun Cotton”.
- Giải pháp: Phải cực kỳ chi tiết.
- Mô tả kỹ thuật: Kích thước, màu sắc, thành phần, độ ẩm, tạp chất…
- Tiêu chuẩn kiểm tra: Căn cứ vào đâu để nói hàng đạt hay không? (Ví dụ: “Chất lượng được xác định theo mẫu đã duyệt ngày…” hoặc “Theo chứng thư giám định của SGS tại cảng xếp hàng”).
2. Điều khoản Giá cả (Price & Incoterms)
Giá cả không chỉ là con số, nó gắn liền với trách nhiệm.
- Cạm bẫy: Chỉ ghi giá tiền mà quên ghi điều kiện giao hàng. Ví dụ: “Giá: $50,000”.
- Giải pháp: Phải ghi rõ:
- Đơn giá & Tổng tiền: Bằng số và bằng chữ.
- Đồng tiền thanh toán: USD, EUR, hay VND?
- Incoterms: Bắt buộc phải có (Ví dụ: FOB Hai Phong Incoterms 2020). Điều này xác định ai trả cước vận chuyển, ai mua bảo hiểm và điểm chuyển giao rủi ro.
3. Điều khoản Số lượng & Dung sai (Quantity & Tolerance)
Đặc biệt quan trọng với hàng nông sản, khoáng sản, lỏng, hoặc hàng rời.
- Cạm bẫy: Ghi cứng “10.000 MT”. Trong thực tế vận tải, rất khó để giao chính xác con số này.
- Giải pháp: Quy định rõ Dung sai (Tolerance).Ví dụ: “Quantity: 10,000 MT +/- 5% at Seller’s option” (Bên bán được quyền giao dư hoặc thiếu trong khoảng 5% và tính tiền theo số lượng thực tế). Điều này giúp người bán tránh bị phạt vi phạm hợp đồng nếu chỉ giao được 9.800 MT.
4. Điều khoản Thanh toán (Payment)
Đây là “dòng máu” của giao dịch.
- Cạm bẫy: Ghi “Thanh toán T/T” nhưng không ghi thời hạn.
- Giải pháp: Chi tiết hóa đến tận cùng.
- Phương thức: L/C, T/T, D/P hay D/A?
- Thời hạn: Trả trước bao nhiêu %? Trả sau bao nhiêu %? Trong vòng bao nhiêu ngày sau ngày vận đơn (B/L date)?
- Thông tin ngân hàng: Ghi rõ tên ngân hàng, số tài khoản, mã SWIFT để tránh chuyển nhầm.
5. Điều khoản Giao hàng (Shipment/Delivery)
- Cạm bẫy: Giao hàng trễ gây thiệt hại cho người mua nhưng hợp đồng không quy định rõ thời hạn.
- Giải pháp:
- Thời gian giao hàng: Chậm nhất là ngày nào? (Latest shipment date).
- Cảng đi/Cảng đến: Cụ thể tên cảng.
- Chuyển tải & Giao hàng từng phần: Có cho phép Chuyển tải (Transshipment) hay Giao hàng từng phần (Partial Shipment) không? (Rất quan trọng nếu thanh toán bằng L/C).
6. Điều khoản Bất khả kháng (Force Majeure)
Trong thế giới đầy biến động (dịch bệnh, chiến tranh, thiên tai), đây là “tấm bùa hộ mệnh”.
- Cạm bẫy: Bỏ qua điều khoản này vì nghĩ “chắc không xui thế đâu”, hoặc dùng mẫu câu chung chung.
- Giải pháp: Liệt kê cụ thể các sự kiện được coi là bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn, đình công, thay đổi chính sách chính phủ…). Quy định rõ: Khi sự kiện xảy ra, bên bị ảnh hưởng phải thông báo cho bên kia trong vòng bao lâu để được miễn trách nhiệm?
Giải quyết Tranh chấp: Đừng để “Mất bò mới lo làm chuồng”
Jika hai bên không thể thương lượng được, ai sẽ là người phân xử?
- Phạt vi phạm (Penalty): Quy định trước mức phạt nếu giao chậm hoặc thanh toán chậm (thường là % trên giá trị lô hàng/tuần chậm trễ, tối đa không quá 8% theo luật VN).
- Luật áp dụng (Governing Law): Hợp đồng này sẽ được giải thích theo luật của nước nào? (Việt Nam, nước người mua, hay luật Anh?).
- Cơ quan giải quyết tranh chấp:
- Tòa án: Thủ tục phức tạp, công khai (lộ bí mật kinh doanh), phán quyết khó thi hành ở nước ngoài.
- Trọng tài Thương mại (Arbitration): Khuyên dùng. (Ví dụ: Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam – VIAC, hoặc SIAC tại Singapore). Ưu điểm là nhanh gọn, bảo mật, phán quyết chung thẩm (không kháng cáo) và được công nhận quốc tế.
Kết luận
Một hợp đồng tốt không phải là hợp đồng dài nhất, mà là hợp đồng lường trước được những tình huống xấu nhất.
Lời khuyên cuối cùng của tôi: “Đừng bao giờ bút sa gà chết. Hãy dành thời gian đọc kỹ từng dòng, đàm phán từng điều khoản. Chi phí thuê luật sư tư vấn hợp đồng luôn rẻ hơn hàng trăm lần so với chi phí giải quyết tranh chấp tại tòa án sau này.”
Nguồn tham khảo (References)
- Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC): Cung cấp các điều khoản mẫu về giải quyết tranh chấp và các bài học thực tiễn từ các vụ kiện.
https://www.viac.vn/ - Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) – “ICC Model Contracts”: Các mẫu hợp đồng chuẩn quốc tế do ICC soạn thảo, được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu.
https://iccwbo.org/resources-for-business/model-contracts-clauses/
