Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Chọn một đối tác logistics cũng quan trọng như chọn một đối tác kinh doanh chiến lược. Một lựa chọn sai lầm có thể khiến bạn mất tiền, mất khách hàng và mất ngủ hàng đêm. Nhưng giữa một ‘rừng’ các công ty giao nhận vận tải (freight forwarder) với những lời chào hàng hấp dẫn, làm thế nào để phân biệt giữa một người bán hàng khéo léo và một chuyên gia vận hành thực thụ?
Đây là một bài toán khó, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với kinh nghiệm chọn forwarder trong nhiều năm, tôi đã đúc kết được một bộ khung thẩm định hiệu quả. Bài viết này sẽ trao cho bạn ‘vũ khí’ – một bộ 10 câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu. Hãy sử dụng nó như một checklist để tìm ra người “bạn đồng hành” đáng tin cậy nhất cho hành trình xuất nhập khẩu của bạn.
Câu hỏi #1: “Chuyên môn mạnh nhất của anh/chị là tuyến đường và mặt hàng nào?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Không một forwarder nào là giỏi nhất ở tất cả mọi thứ. Mỗi công ty đều có thế mạnh riêng, có thể là do họ có hợp đồng dịch vụ (service contract) tốt với hãng tàu trên một tuyến nhất định, hoặc có kinh nghiệm sâu sắc với một loại mặt hàng cụ thể. Câu hỏi này giúp bạn tìm ra một chuyên gia thực sự, thay vì một “cửa hàng tạp hóa” logistics.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
Một câu trả lời tốt sẽ rất cụ thể và tự tin.
- Câu trả lời tốt: “Thế mạnh lớn nhất của chúng tôi là dịch vụ logistics trọn gói cho hàng nội thất đi Bờ Tây Hoa Kỳ. Chúng tôi có hợp đồng giá tốt với hãng tàu ZIM và ONE trên tuyến này, đồng thời đại lý của chúng tôi tại Los Angeles rất có kinh nghiệm trong việc thông quan và vận chuyển mặt hàng này.”
- Câu trả lời cần cảnh giác: “Dạ bên em đi được mọi tuyến, làm được mọi mặt hàng ạ.”
Câu hỏi #2: “Mạng lưới đại lý (agent network) của anh/chị ở nước đến hoạt động ra sao?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Chất lượng dịch vụ không kết thúc khi tàu cập cảng. Đại lý ở cảng đến sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan, sắp xếp xe tải giao hàng… Một đại lý yếu kém hoặc thiếu kinh nghiệm có thể phá hỏng cả một lô hàng, gây ra chậm trễ và phát sinh chi phí không đáng có.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
Hãy đào sâu hơn:
- “Đó là văn phòng của chính công ty anh/chị hay là một đối tác độc quyền?”
- “Hai bên đã hợp tác được bao lâu rồi?”
- “Khi có sự cố ở cảng đến, quy trình phối hợp xử lý giữa hai bên như thế nào?”
Một đối tác tốt sẽ có mối quan hệ lâu dài và quy trình làm việc chặt chẽ với đại lý của họ.
Câu hỏi #3: “Quy trình chuẩn để xử lý sự cố (ví dụ: thất lạc chứng từ, chậm trễ tàu) của anh/chị là gì?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Rủi ro và sự cố là điều không thể tránh khỏi 100% trong logistics. Cách một công ty đối mặt và xử lý vấn đề mới thực sự thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của họ.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
Một câu trả lời tốt sẽ cho thấy sự chủ động và có quy trình rõ ràng.
- Câu trả lời tốt: “Khi có sự cố, trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ là người trực tiếp liên hệ và cập nhật cho anh/chị mỗi 4 giờ. Đồng thời trong vòng 24 giờ, chúng tôi sẽ đưa ra 2-3 phương án giải quyết kèm theo ưu nhược điểm và chi phí (nếu có).”
- Câu trả lời cần cảnh giác: “Dạ có gì bên em sẽ báo ạ” hoặc “Bên em sẽ cố gắng hết sức.”
Câu hỏi #4: “Anh/chị đang sử dụng công nghệ (hệ thống tracking, phần mềm quản lý) gì để hỗ trợ khách hàng?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Trong thời đại số, công nghệ là yếu tố then chốt quyết định sự minh bạch và hiệu quả. Một công ty logistics uy tín và hiện đại sẽ đầu tư vào công nghệ để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
Hãy hỏi về các tính năng cụ thể:
- “Công ty có cung cấp một cổng thông tin khách hàng (customer portal) để tôi có thể tự theo dõi lịch trình và chứng từ không?”
- “Hệ thống có thể tự động gửi email cập nhật các mốc quan trọng (tàu chạy, tàu đến) không?”
Câu hỏi #5: “Báo giá của anh/chị đã bao gồm TẤT CẢ các loại phụ phí (local charges) chưa?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Đây là một trong những “cạm bẫy” phổ biến nhất. Nhiều forwarder đưa ra một báo giá logistics với cước biển (ocean freight) rất rẻ để thu hút khách hàng, nhưng sau đó lại “vẽ” ra vô số các loại phụ phí ở cảng đi và cảng đến, khiến tổng chi phí thuê forwarder bị đội lên rất cao.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
Hãy yêu cầu một báo giá chi tiết từng dòng (line-by-line breakdown) và hỏi thẳng: “Đây đã phải là chi phí cuối cùng chưa, hay có khả năng phát sinh thêm chi phí nào khác mà tôi cần biết không?”. Một đối tác minh bạch sẽ không ngần ngại giải thích rõ ràng từng khoản phí.
Câu hỏi #6: “Kinh nghiệm xử lý hàng vào Mùa cao điểm và dịp Tết của anh/chị ra sao?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Đây là bài kiểm tra năng lực thực sự. Bất kỳ ai cũng có thể làm hàng vào mùa thấp điểm. Chỉ những forwarder có mối quan hệ tốt với các hãng tàu và có kinh nghiệm dày dặn mới có thể đảm bảo dịch vụ ổn định trong những giai đoạn hỗn loạn nhất.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
Yêu cầu họ chia sẻ kinh nghiệm cụ thể:
- “Năm ngoái anh/chị đã giúp khách hàng giải quyết tình trạng thiếu container như thế nào?”
- “Anh/chị có những hợp đồng giữ chỗ cố định (fixed allocation) với hãng tàu nào không?”
Câu hỏi #7: “Ai sẽ là người trực tiếp chăm sóc (customer service) cho tài khoản của tôi?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Bạn cần một người đầu mối duy nhất, có kinh nghiệm và trách nhiệm để có thể trả lời mọi thắc mắc của bạn một cách nhanh chóng, thay vì phải gọi đến tổng đài chung và gặp một người khác mỗi lần.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
“Người phụ trách tài khoản của tôi có bao nhiêu năm kinh nghiệm? Khi người đó nghỉ phép, ai sẽ là người thay thế và quy trình bàn giao công việc như thế nào?”
Câu hỏi #8: “Ngoài cước vận chuyển, anh/chị có cung cấp các dịch vụ gia tăng nào khác không?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Nó giúp bạn đánh giá khả năng trở thành một đối tác “một cửa” (one-stop-shop), giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức điều phối nhiều nhà cung cấp.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
Hỏi rõ về các dịch vụ như: dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, mua bảo hiểm hàng hóa, vận tải nội địa, đóng gói, dán nhãn, xin giấy phép… và hỏi xem dịch vụ nào là “in-house” (do chính họ làm) và dịch vụ nào họ phải thuê ngoài.
Câu hỏi #9: “Anh/chị có thể cung cấp thông tin tham khảo từ 2-3 khách hàng hiện tại không?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Đây là bằng chứng xã hội (social proof) tốt nhất, đáng tin cậy hơn mọi lời quảng cáo. Một công ty tự tin về chất lượng dịch vụ sẽ không ngần ngại kết nối bạn với khách hàng của họ.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
Nếu có thể, hãy yêu cầu thông tin của khách hàng cùng ngành hoặc có quy mô tương tự bạn (ví dụ: một công ty logistics cho doanh nghiệp nhỏ). Sự ngập ngừng hoặc từ chối thẳng thừng là một dấu hiệu đáng báo động.
Câu hỏi #10: “Điều gì làm anh/chị khác biệt so với hàng trăm forwarder ngoài kia?”
Tại sao câu hỏi này lại quan trọng?
Đây là câu hỏi mở để họ trình bày về Điểm bán hàng độc nhất (USP – Unique Selling Proposition) của mình. Nó cho thấy họ định vị bản thân như thế nào trên thị trường.
Bạn nên tìm kiếm câu trả lời như thế nào?
Đừng chấp nhận các câu trả lời sáo rỗng như “giá tốt, dịch vụ tận tâm”. Hãy tìm kiếm những câu trả lời cụ thể, có chiều sâu, ví dụ:
- “Chúng tôi chuyên môn hóa vào thị trường ngách là hàng nông sản đi châu Âu.”
- “Chúng tôi có nền tảng công nghệ cho phép khách hàng quản lý và báo cáo chi phí logistics theo thời gian thực.”
- “Văn hóa của chúng tôi là giải quyết vấn đề. Thay vì báo cáo vấn đề, nhân viên của chúng tôi được đào tạo để luôn đi kèm với 2-3 giải pháp.”
Kết luận
Việc tìm cách chọn công ty logistics phù hợp là một quyết định chiến lược. Giá cước rẻ nhất hiếm khi là lựa chọn tốt nhất. Hãy tìm một đối tác có năng lực, minh bạch và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn. Một “bạn đồng hành” tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều hơn là chỉ vài đồng cước phí – họ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro và có được sự an tâm để tập trung phát triển kinh doanh.
