Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, có một cặp bài trùng không thể tách rời: Hóa đơn thương mại (Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List).
- Invoice trả lời câu hỏi: “Lô hàng này giá bao nhiêu tiền?” (Quan trọng với Ngân hàng & Thuế).
- Packing List trả lời câu hỏi: “Lô hàng này có bao nhiêu kiện? Nặng bao nhiêu? Kích thước thế nào?” (Quan trọng với Hải quan & Kho bãi).
Rất nhiều lô hàng bị Hải quan “tuýt còi” giữ lại không phải vì giá sai, mà vì Packing List làm ẩu. Ví dụ: Bạn khai 100 thùng, nhưng thực tế đếm được 101 thùng (dù thùng đó chỉ chứa mấy tờ catalogue quảng cáo). Với Hải quan, đây là dấu hiệu của việc khai sai thực tế, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính và ách tắc hàng hóa.
Packing List là gì?
Packing List (Phiếu đóng gói) là bảng kê chi tiết các thông tin về quy cách đóng gói của lô hàng.
Nó giống như “Bản đồ kho báu” giúp người nhận hàng (Consignee) biết được: Trong Container số 1 có những gì? Trong kiện gỗ số 5 chứa linh kiện nào? Để họ dễ dàng tìm kiếm và kiểm đếm mà không cần xé tung toàn bộ lô hàng ra.
Nội dung “Bắt buộc phải đúng” trên Packing List
Một Packing List chuẩn không cần quá đẹp, nhưng bắt buộc phải khớp 100% với Bill of Lading và thực tế hàng hóa. Các mục quan trọng gồm:
a. Số lượng kiện (Quantity/Packages)
Đây là tử huyệt số 1.
Ví dụ: Bạn xuất khẩu 1.000 cái áo. Bạn đóng vào 50 thùng carton.
=> Trên Packing List phải ghi rõ: 50 Cartons.
Nếu Hải quan đi kiểm hóa (Luồng đỏ) và đếm thấy 51 thùng => Lập biên bản vi phạm ngay lập tức. (Dù thùng thứ 51 chỉ là vỏ hộp dự phòng).
b. Trọng lượng (Net Weight & Gross Weight)
- Net Weight (NW): Trọng lượng tịnh của hàng hóa (chỉ tính cái áo).
- Gross Weight (GW): Trọng lượng cả bì (Áo + Thùng carton + Pallet).
Lỗi thường gặp: Nhiều bạn lười cân, copy số liệu cũ hoặc cho GW = NW.
=> Khi xe container lên bàn cân tại cảng, nếu sai lệch trọng lượng quá lớn so với khai báo, hàng sẽ bị dừng lại.
👉 Lưu ý: Trọng lượng Gross Weight này chính là cơ sở để khai báo VGM (Xác nhận khối lượng) nộp cho hãng tàu.
c. Kích thước (Measurement/CBM)
Dùng để tính cước vận chuyển (đặc biệt là hàng lẻ LCL) và lên kế hoạch xếp dỡ.
Phân loại Packing List: Khi nào dùng loại nào?
Không phải lúc nào Packing List cũng giống nhau. Tùy mục đích mà ta có 3 loại biến thể:
| Loại Packing List | Đặc điểm | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| Detailed Packing List (Chi tiết) | Ghi cực kỳ chi tiết (Mỗi thùng chứa size gì, màu gì). | Dùng cho Người mua kiểm hàng (Check kho) và Kế toán nhập kho. |
| Packing List for Customs (Cho Hải quan) | Ghi tổng hợp (Total Net/Gross/Package) khớp với Tờ khai. | Dùng để thông quan (Tránh ghi quá chi tiết những thứ lặt vặt không cần thiết gây rắc rối khi soi chiếu). |
| Neutral Packing List (Trung lập) | Giấu tên người bán gốc (Shipper). Chỉ hiện thông tin hàng hóa. | Dùng trong buôn bán 3 bên (Cross Trade) để người mua không biết nguồn gốc thật của hàng, thường đi kèm với Switch Bill. |
Sự khác biệt giữa Invoice và Packing List
Rất nhiều người mới nhầm lẫn 2 tờ này vì trông chúng… na ná nhau (cùng có tên hàng, tên người mua, người bán).
- Invoice: Tập trung vào GIÁ (Price) và TỔNG TIỀN (Total Amount).Mục tiêu: Đòi tiền & Thanh toán.
- Packing List: Tập trung vào LƯỢNG (Quantity/Weight) và quy cách đóng gói. Tuyệt đối không ghi giá tiền lên Packing List (để bảo mật giá vốn với nhân viên kho/vận tải).Mục tiêu: Giao nhận & Kiểm hóa.
👉 Xem thêm: Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice.
Mẹo làm Packing List để tránh bị phạt
- Đừng coi thường hàng khuyến mãi: Nếu bạn tặng kèm 5 cái móc khóa trong kiện hàng, hãy ghi chú vào Packing List (ví dụ: “Free of charge items included”). Nếu không ghi, Hải quan sẽ nghi ngờ đây là hàng nhập lậu trốn thuế.
- Cân hàng thực tế: Đừng copy số liệu từ hợp đồng. Thực tế đóng hàng gỗ ẩm hơn, pallet nặng hơn có thể làm Gross Weight tăng lên cả tấn. Sai số này sẽ khiến bạn bị phạt khi hạ bãi tại cảng.
- Đồng nhất đơn vị: Invoice ghi đơn vị là “Set” (Bộ), thì Packing List cũng phải ghi là “Set”. Đừng Invoice ghi “Set” mà Packing List ghi “Pcs” (Cái), Hải quan sẽ bắt bẻ và yêu cầu giải trình.
Kết luận
Packing List tuy không phải là tờ giấy đòi tiền như Invoice, nhưng nó là “bản khai sinh” của lô hàng trước mặt cơ quan chức năng. Một sự lệch pha nhỏ giữa giấy tờ và thực tế cũng đủ để lô hàng của bạn bị ách tắc vài tuần lễ.
Hãy nhớ quy tắc sống còn: “Thực tế có bao nhiêu, khai bấy nhiêu”. Đừng vì lười đếm một vài thùng hàng lẻ hay lười cân lại lô hàng mà để doanh nghiệp bị liệt vào danh sách đen (Blacklist) của Hải quan.
⚠️ Cảnh báo hậu quả thực tế (Nếu làm sai Packing List):
Dựa trên quy định xử phạt hiện hành và thực tế làm hàng tại các cảng, nếu Hải quan kiểm hóa (Luồng Đỏ) và phát hiện sai lệch:
- Mất tiền phạt hành chính: Doanh nghiệp sẽ bị lập biên bản vi phạm và phạt tiền (thường từ vài triệu đến vài chục triệu đồng tùy mức độ nghiêm trọng).
- Truy thu thuế & Phạt thuế: Nếu việc sai lệch số lượng/trọng lượng dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp, bạn sẽ bị buộc đóng đủ thuế và phạt thêm một khoản tiền (thường là 20% trên số thuế thiếu).
- Hậu quả lâu dài (Đáng sợ nhất): Doanh nghiệp bị đánh dấu “lý lịch xấu” trên hệ thống rủi ro. Các lô hàng sau này tỉ lệ bị rơi vào Luồng Đỏ (Kiểm tra thực tế) sẽ rất cao, gây tốn kém chi phí và thời gian thông quan.
