Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Bạn vừa chốt được đơn hàng xuất khẩu. Bạn liên hệ Forwarder để đặt chỗ (Book tàu).
Forwarder gửi lại cho bạn một file PDF tiêu đề là Booking Confirmation. Bạn hí hửng gửi ngay file đó cho nhà xe và bảo: “Anh ra cảng lấy container về kho đóng hàng đi nhé!”.
30 phút sau, tài xế gọi điện gắt gỏng: “Cái tờ giấy này cảng đâu có chấp nhận. Phải gửi Lệnh cấp vỏ (S/O) hoặc mã duyệt lệnh điện tử thì tôi mới lấy được vỏ chứ!”.
Bạn ngớ người: “Ủa tưởng Booking là xong rồi?”. Chào mừng bạn đến với bài học vỡ lòng về Booking Note và Shipping Order (S/O).
Booking Note (Booking Confirmation) là gì? – “Vé giữ chỗ”
Booking Note (hoặc Booking Confirmation) là chứng từ do Hãng tàu (Shipping Line) hoặc Forwarder phát hành để xác nhận rằng: “Chúng tôi đã giữ chỗ cho lô hàng của bạn trên chuyến tàu này”.
Nó giống như Vé máy bay điện tử. Nó chứng minh bạn có chỗ, nhưng nó chưa phải là thẻ lên tàu (Boarding Pass) hay giấy phép để bạn vào kho lấy đồ.
Trên Booking Note có thông tin gì quan trọng?
- Booking No (Số Booking): Dãy số quan trọng nhất để làm việc với nhà vận chuyển.
- Vessel / Voyage: Tên tàu và số chuyến.
- ETD (Estimated Time of Departure): Ngày tàu chạy dự kiến.
- Closing Time / Cut-off Time: Hạn chót phải hạ container và thanh lý hải quan. Nếu trễ giờ này => Rớt tàu.
- Loại container: 20DC, 40DC, 40HC, hay Container lạnh (Reefer).
👉 Xem thêm: Cut-off Time là gì? Hậu quả khủng khiếp khi trễ giờ cắt máng.
Shipping Order (S/O) là gì? – “Lệnh cấp vỏ”
Shipping Order (S/O) thường được dân hiện trường gọi là Lệnh cấp vỏ hoặc Lệnh giao vỏ container rỗng.
Đây là giấy tờ (hoặc mã điện tử) chứng minh bạn đã trả tiền/đặt cọc hoặc được hãng tàu cho phép lấy một chiếc container rỗng cụ thể ra khỏi bãi (Depot).
- Mục đích: Tài xế cầm S/O đưa cho điều độ bãi container -> Bãi mới chỉ định vị trí container rỗng để xe vào gắp.
- Nội dung quan trọng nhất: Nơi lấy vỏ (Empty Pickup Depot) và Hạn lệnh (Expire Date).
⚠️ Sự nhầm lẫn tai hại:
Nhiều hãng tàu hiện nay tích hợp thông tin S/O ngay trên tờ Booking Note. Tức là trên Booking có ghi luôn: “Cầm tờ này ra bãi lấy vỏ”.
TUY NHIÊN, nhiều hãng tàu khác (hoặc khi đi qua Forwarder), bạn phải cầm Booking Note đi thực hiện một bước gọi là “Duyệt lệnh” (Exchange for S/O) thì mới có tờ S/O chính thức để đưa tài xế.
Quy trình từ Booking đến khi lấy được Vỏ container
Để không bị tài xế mắng, hãy làm đúng các bước sau:
- Bước 1: Gửi yêu cầu (Booking Request): Bạn gửi thông tin hàng hóa cho Forwarder.
- Bước 2: Nhận Booking Note: Forwarder gửi lại Booking Confirmation. Kiểm tra kỹ thông tin (Tên tàu, số lượng cont, loại cont).
- Bước 3: Duyệt lệnh (Lấy S/O):
- Mang Booking Note ra văn phòng hãng tàu để đóng tiền cược vỏ (nếu có) và lấy S/O giấy.
- Hoặc (phổ biến hiện nay): Duyệt lệnh online trên E-port (như Cat Lai, Smartport…). Sau khi thanh toán phí nâng vỏ, hệ thống sẽ gửi cho bạn Mã nhận container.
- Bước 4: Gửi S/O cho nhà xe: Gửi file S/O hoặc Mã nhận cont + Vị trí bãi lấy vỏ cho tài xế.
- Bước 5: Lấy vỏ & Nhận EIR: Tài xế vào bãi lấy container và nhận tờ EIR (Phiếu giao nhận thiết bị) chứng minh tình trạng container.
Những “cạm bẫy” trên Booking Note & S/O cần soi kỹ
Chỉ cần lơ là một dòng chữ nhỏ, bạn có thể mất tiền triệu:
a. Nơi lấy vỏ (Empty Pickup) khác với Nơi hạ hàng (Return/CY)
Ví dụ:
– Nơi lấy vỏ (Pickup): Cảng ICD Phước Long (Thủ Đức).
– Nơi hạ hàng xuất (Return): Cảng Cát Lái (Quận 2).
=> Nếu bạn không báo trước, tài xế chạy thẳng ra Cát Lái lấy vỏ nhưng không có -> Phải chạy ngược về Thủ Đức -> Phát sinh phí vận chuyển nội địa.
b. Hạn lấy vỏ (Expire Date)
S/O có thời hạn. Thường bạn chỉ được lấy vỏ trước ngày tàu chạy khoảng 3-5 ngày (Free time). Nếu bạn lấy vỏ quá sớm (trước ngày cho phép trên S/O), bạn sẽ bị bãi từ chối hoặc bị tính phí DEM/DET (Lưu vỏ) ngay lập tức.
c. Loại container (Grade A, B, C)
Đối với hàng thực phẩm hoặc hàng dệt may cao cấp, trên S/O phải ghi rõ yêu cầu: “Container loại A, sạch, không mùi, sàn tốt”. Nếu không ghi, bãi sẽ cấp ngẫu nhiên container cũ, bẩn -> Về kho bạn phải tốn tiền rửa hoặc bị từ chối đóng hàng.
Kết luận
- Booking Note: Là xác nhận giữ chỗ (Dành cho chủ hàng lưu hồ sơ).
- Shipping Order (S/O): Là lệnh tác nghiệp thực tế (Dành cho tài xế/nhà xe).
Là người làm chứng từ xuất khẩu (Docs), nhiệm vụ của bạn là chuyển hóa Booking Note thành S/O (Duyệt lệnh) chính xác và gửi cho bộ phận vận tải kịp thời.
