Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Trong quy trình xuất khẩu, có một “giờ giới nghiêm” mà bất kỳ nhân viên chứng từ nào cũng phải sợ: SI Cut-off Time.
Nếu bạn gửi thông tin làm Bill trước giờ này: Mọi thứ êm đẹp.
Nếu bạn gửi chậm dù chỉ 5 phút: Hãng tàu sẽ gửi ngay cho bạn một tờ Debit Note phạt Late SI Fee (khoảng 50 USD – 100 USD). Tệ hơn, lô hàng của bạn có thể bị rớt lại (Rolled) vì hãng tàu không kịp làm Manifest.
Vậy SI (Shipping Instructions) là gì mà quyền lực đến thế? Hãy cùng tìm hiểu.
SI (Shipping Instructions) là gì?
SI (Shipping Instructions) – hay còn gọi là Hướng dẫn gửi hàng / Hướng dẫn làm Bill – là văn bản do Người xuất khẩu (Shipper) gửi cho Hãng tàu (hoặc Forwarder) để cung cấp chi tiết về lô hàng.
Mục đích cốt lõi: Hãng tàu sẽ dùng chính thông tin trên SI này để:
- Soạn thảo vận đơn Bill of Lading (B/L) nháp.
- Khai báo Manifest (Bản lược khai hàng hóa) với Hải quan nước nhập khẩu.
(Hiểu đơn giản: SI là bản nháp nội dung mà bạn muốn Hãng tàu in lên Bill).
Thời hạn nộp SI (SI Cut-off Time)
Trên Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ), hãng tàu luôn ghi rõ 2 mốc thời gian quan trọng:
- CY Cut-off: Hạn chót hạ container về cảng.
- SI Cut-off: Hạn chót gửi nội dung SI.
Thông thường, SI Cut-off sẽ sớm hơn CY Cut-off (khoảng 1-2 ngày) để hãng tàu có thời gian nhập liệu. Đặc biệt với các tuyến đi Mỹ/Châu Âu/Nhật Bản (những nước yêu cầu khai Manifest sớm – AMS/ENS/AFR), hạn SI thường rất gắt gao.
👉 Xem thêm: Cut-off Time là gì? Phân biệt các loại giờ cắt máng.
Nội dung bắt buộc trên SI & Những lỗi sai “chết người”
Một bản SI chuẩn phải bao gồm các thông tin sau (và phải khớp 100% với các chứng từ khác):
a. Thông tin các bên (Parties)
- Shipper: Tên và địa chỉ người xuất khẩu (Phải khớp với Invoice/C/O).
- Consignee: Người nhận hàng.Lưu ý: Nếu làm L/C, mục này thường ghi là “To order of Bank…”. Nếu điền sai tên ngân hàng là rắc rối to.
- Notify Party: Bên được thông báo khi hàng đến (Thường là Forwarder bên kia hoặc chính Consignee).
b. Thông tin hàng hóa (Goods Description)
- Tên hàng: Mô tả chung (Ví dụ: Frozen Shrimp, Wooden Furniture…).
- HS Code: Mã số hàng hóa (Bắt buộc với nhiều nước).
- Số lượng kiện (Package): Bao nhiêu thùng carton, bao nhiêu pallet?
c. Trọng lượng (Weight) – Cái bẫy lớn nhất!
Trọng lượng (Gross Weight) trên SI bắt buộc phải KHỚP với trọng lượng đã khai báo VGM (Verified Gross Mass).
Ví dụ:
– VGM bạn cân và khai là: 10.500 kg.
– Trên SI bạn copy từ Packing List cũ là: 10.000 kg.
=> Lệch 500kg. Hãng tàu sẽ từ chối làm Bill hoặc yêu cầu chỉnh sửa, phạt tiền.
d. Số container / Số chì (Seal No)
Phải lấy chính xác từ phiếu hạ hàng (EIR) thực tế, không được lấy từ kế hoạch đóng hàng dự kiến.
Hậu quả khi làm sai hoặc gửi muộn SI
- Phạt tiền (Late SI Fee): Nếu gửi sau giờ Cut-off, bạn bị phạt từ 50-100 USD/Bill.
- Phạt sửa Bill (Amendment Fee): Nếu Bill đã phát hành (hoặc đã khai Manifest) mà bạn mới phát hiện sai sót và đòi sửa -> Phí sửa từ 40 USD – 100 USD (tùy hãng tàu và thời điểm sửa).
- Phạt chỉnh sửa Manifest: Nếu tàu đã chạy, việc sửa SI dẫn đến phải sửa Manifest tại cảng đến. Phí này cực cao và thủ tục giải trình hải quan rất phức tạp.
Quy trình gửi SI chuẩn chỉnh
- Bước 1: Đóng hàng xong, lấy số liệu thực tế (Số cont, Seal, Trọng lượng thực).
- Bước 2: Soạn thảo SI (có thể dùng file Excel mẫu của công ty hoặc điền trực tiếp trên Web hãng tàu).
- Bước 3: Check chéo (Cross-check) trọng lượng trên SI với dữ liệu VGM đã khai.
- Bước 4: Gửi SI cho hãng tàu TRƯỚC giờ Cut-off ít nhất 2 tiếng (để lỡ mạng lag hoặc web lỗi còn kịp xoay sở).
- Bước 5: Nhận Bill nháp (Draft Bill) từ hãng tàu -> Gửi cho khách hàng (Consignee) check lại lần cuối -> Confirm OK -> Hãng tàu ra Bill gốc.
Kết luận
SI (Shipping Instructions) tuy chỉ là một tờ hướng dẫn, nhưng nó là “khuôn mẫu” để tạo ra Bill of Lading. Một sai sót nhỏ trên SI (như sai một chữ cái tên người nhận) cũng có thể khiến lô hàng trị giá hàng tỷ đồng bị kẹt tại cảng đến không lấy được.
Hãy tập thói quen: “Check kỹ 3 lần trước khi nhấn nút Gửi (Submit)”.
