Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Trong cấu trúc chi phí vận hành của một nhà kho điển hình, hoạt động Lấy hàng (Order Picking) luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất – lên tới 55% – 60% tổng chi phí nhân công.
Tại sao hoạt động này lại đắt đỏ đến vậy? Câu trả lời nằm ở một sự thật phũ phàng: Trong một ca làm việc 8 tiếng, một nhân viên lấy hàng theo phương pháp truyền thống có thể dành tới 50% thời gian chỉ để đi bộ (travel time) từ vị trí này sang vị trí khác. Họ đang được trả lương để đi bộ, chứ không phải để lấy hàng.
Bạn không thể bắt nhân viên đi nhanh hơn, nhưng bạn hoàn toàn có thể giúp họ đi thông minh hơn. Bài viết này sẽ giải mã Order Picking là gì và so sánh 4 chiến lược lấy hàng kinh điển (Single, Batch, Zone, Wave) giúp bạn cắt giảm một nửa thời gian di chuyển lãng phí và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
Order Picking là gì? Tại sao “Đi bộ” là kẻ thù của năng suất?
Định nghĩa
Order Picking (Lấy hàng) là quá trình tìm kiếm và lấy các mặt hàng cụ thể (SKU) với số lượng quy định từ các vị trí lưu trữ trong kho (kệ, pallet, thùng) để đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng.
Phân tích thời gian của một Picker (Nhân viên lấy hàng)
Để tối ưu hóa, chúng ta cần biết thời gian của nhân viên đang đi đâu. Theo các nghiên cứu về vận hành kho bãi:
- 50% = Di chuyển (Travel time): Thời gian đi từ cửa kho đến kệ hàng, và từ kệ hàng này sang kệ hàng khác. -> Đây là mục tiêu chính cần tối ưu.
- 20% = Tìm kiếm (Search time): Thời gian tìm đúng vị trí và xác nhận đúng sản phẩm.
- 15% = Lấy hàng & Quét mã (Pick & Scan): Thời gian thực sự tạo ra giá trị.
- 15% = Các việc khác: Chuẩn bị xe đẩy, dán nhãn, xử lý giấy tờ.
So sánh 4 Chiến lược Picking Kinh điển
Tùy thuộc vào quy mô kho và đặc thù đơn hàng, bạn nên chọn chiến lược phù hợp để giảm thiểu thời gian di chuyển.
1. Single Order Picking (Lấy đơn lẻ / Discrete Picking)
Cách hoạt động: Đây là phương pháp cơ bản nhất. Một nhân viên cầm một đơn hàng (hoặc một danh sách), đi vào kho, nhặt đủ tất cả các món của đơn đó, mang về khu đóng gói, rồi mới quay lại lấy đơn tiếp theo.
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ đào tạo nhân viên mới, tỷ lệ sai sót thấp (vì chỉ tập trung vào 1 khách hàng tại một thời điểm).
- Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian di chuyển nhất. Nếu kho rộng, nhân viên sẽ phải đi bộ quãng đường rất dài cho mỗi đơn hàng.
- Phù hợp với: Kho nhỏ, số lượng đơn hàng ít, hoặc các đơn hàng B2B có khối lượng lớn (một đơn hàng lấp đầy một pallet).
2. Batch Picking (Lấy hàng theo nhóm)
Cách hoạt động: Thay vì đi một chuyến cho một đơn, nhân viên sẽ gom nhiều đơn hàng lại (thường là 4-12 đơn) để đi lấy trong một chuyến duy nhất.
Ví dụ: Nhân viên đẩy xe có 6 cái giỏ. Hệ thống chỉ dẫn họ đến Kệ A. Tại đó, họ lấy sản phẩm X bỏ vào Giỏ 1 (cho Khách A) và Giỏ 3 (cho Khách C). Sau đó họ đi tiếp đến Kệ B.
- Ưu điểm: Giảm cực lớn quãng đường di chuyển. Một vòng đi bộ lấy được hàng cho nhiều khách. Tăng năng suất lên 30-50%.
- Nhược điểm: Cần xe đẩy chuyên dụng và nhân viên phải cẩn thận để không bỏ nhầm giỏ (giao nhầm hàng).
- Phù hợp với: Thương mại điện tử (E-commerce), nơi có rất nhiều đơn hàng nhỏ (mỗi đơn chỉ 1-3 món) và kích thước sản phẩm nhỏ.
3. Zone Picking (Lấy hàng theo khu vực – “Pick & Pass”)
Cách hoạt động: Kho được chia thành các khu vực riêng biệt (Zone A, Zone B…). Mỗi nhân viên chỉ phụ trách lấy hàng cố định trong Zone của mình.
Ví dụ: Đơn hàng cần món ở Zone A và Zone B. Thùng hàng sẽ đi qua Zone A, nhân viên A bỏ hàng vào, sau đó thùng hàng chuyển sang Zone B (bằng băng chuyền hoặc xe đẩy) để nhân viên B bỏ tiếp hàng vào.
- Ví von: Giống như dây chuyền lắp ráp ô tô.
- Ưu điểm: Nhân viên cực kỳ thông thạo khu vực của mình (nhớ vị trí hàng), lấy rất nhanh. Giảm tắc nghẽn lối đi do nhân viên không chạy lung tung khắp kho.
- Phù hợp với: Kho quy mô lớn, có rất nhiều mã hàng (SKU), lượng đơn hàng khổng lồ.
4. Wave Picking (Lấy hàng theo đợt)
Cách hoạt động: Thay vì đơn hàng đến là lấy ngay, hệ thống (WMS) sẽ gom các đơn hàng lại và tung ra (release) thành từng “đợt” (wave) vào các khung giờ cụ thể trong ngày.
Ví dụ: Gom tất cả đơn hàng cần đi chuyến xe lúc 10:00 sáng thành “Wave 1”. Gom đơn đi chuyến 2:00 chiều thành “Wave 2”.
- Ưu điểm: Tối ưu hóa việc điều phối nhân sự (tập trung nhân lực vào giờ cao điểm) và đồng bộ với lịch trình vận tải (TMS). Thường được kết hợp với Batch Picking hoặc Zone Picking.
- Phù hợp với: Các trung tâm phân phối lớn, hoạt động theo lịch xe tải cố định.
Công nghệ Hỗ trợ: Không chỉ là Giấy và Bút
Để thực hiện các chiến lược trên (đặc biệt là Batch và Wave), bạn cần sự hỗ trợ của công nghệ:
- RF Scanners (Máy quét cầm tay): Tiêu chuẩn cơ bản, giúp giảm sai sót và cập nhật tồn kho tức thì.
- Pick-to-Light (Lấy theo đèn): Các đèn LED gắn trên kệ sẽ sáng lên và hiển thị con số (ví dụ: “3”). Nhân viên không cần đọc, chỉ cần nhìn đèn, đến đó lấy 3 cái và bấm nút tắt đèn. Tốc độ cực nhanh và chính xác.
- Voice Picking (Lấy theo giọng nói): Tai nghe hướng dẫn nhân viên (“Đến kệ A-01, lấy 5 hộp”). Nhân viên xác nhận bằng giọng nói. Giúp nhân viên rảnh cả hai tay để bê hàng.
- Robot AMR (Goods-to-Person): Cuộc cách mạng thực sự. Robot tự động mang kệ hàng đến chỗ nhân viên. Thời gian di chuyển của con người giảm xuống bằng 0.
Làm sao để chọn Chiến lược phù hợp với bạn?
Không có chiến lược “tốt nhất”, chỉ có chiến lược “phù hợp nhất” dựa trên Hồ sơ Đơn hàng (Order Profile):
| Đặc điểm Đơn hàng | Chiến lược Khuyên dùng |
|---|---|
| Đơn hàng ít, số lượng hàng trong mỗi đơn LỚN (B2B) | Single Order Picking |
| Đơn hàng nhiều, số lượng hàng trong mỗi đơn NHỎ (E-commerce) | Batch Picking |
| Kho rất rộng, cực nhiều mã hàng (SKU) | Zone Picking |
| Cần giao hàng theo lịch xe cố định, quy mô lớn | Wave Picking |
Kết luận
Tối ưu hóa quy trình lấy hàng (Picking) là cách nhanh nhất để cải thiện lợi nhuận của một trung tâm logistics. Đôi khi, chỉ cần chuyển từ Single sang Batch Picking, bạn đã có thể tăng gấp đôi năng suất mà không cần tuyển thêm người hay mở rộng kho.
Lời khuyên cuối cùng: “Hãy bắt đầu bằng dữ liệu. Hãy nhìn vào số lượng đơn hàng mỗi ngày và số dòng hàng (lines) trên mỗi đơn. Đó là chìa khóa để chọn chiến lược đúng.”
Nguồn tham khảo (References)
- Gwynne Richards – “Warehouse Management: A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in the Modern Warehouse”: Cuốn sách giáo khoa kinh điển về quản trị kho bãi.
- Supply Chain Digital: Tạp chí chuyên ngành cung cấp các xu hướng mới nhất về công nghệ kho bãi.
https://supplychaindigital.com/ - 6 River Systems (Shopify Logistics): Blog của họ có nhiều bài phân tích sâu sắc về các chiến lược picking cho thương mại điện tử.
https://6river.com/blog/
