Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Trong bối cảnh kinh tế biến động, áp lực chi phí đè nặng lên mọi doanh nghiệp. Phản ứng đầu tiên thường là yêu cầu bộ phận mua hàng “tìm nhà cung cấp rẻ hơn!”. Nhưng cách tiếp cận “đuổi theo giá rẻ” này chính là con đường ngắn nhất dẫn đến thảm họa: chất lượng không ổn định, giao hàng trễ, và chuỗi cung ứng “đứt gãy”.
Vấn đề là, họ đang làm “Purchasing” (Mua hàng), chứ không phải “Strategic Sourcing” (Tìm nguồn Cung ứng Chiến lược). Bài viết này sẽ phân biệt rạch ròi các khái niệm này và cung cấp một lộ trình 7 bước để xây dựng một chiến lược tìm nguồn cung ứng thực sự, giúp bạn tối ưu hóa Tổng chi phí Sở hữu (TCO).
“Khủng hoảng Nhận diện”: Phân biệt Purchasing vs Procurement vs Sourcing
1. Purchasing (Mua hàng): Công việc Tác vụ
Là hành động thực thi, mang tính tác vụ (transactional): đặt hàng, theo dõi, nhận hàng và thanh toán. Mục tiêu là đúng hàng, đúng số lượng, đúng thời điểm.
2. Procurement (Mua sắm): Quy trình Quản lý
Là một thuật ngữ rộng hơn, bao gồm cả Purchasing và Sourcing. Nó là một quy trình kinh doanh tổng thể để có được hàng hóa, từ xác định nhu cầu, tìm nguồn, đàm phán, đến mua hàng.
3. Strategic Sourcing (Tìm nguồn Cung ứng Chiến lược): Tư duy Chiến lược
Đây là cấp độ cao nhất. Nó là một phương pháp phân tích liên tục để lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất nhằm mang lại tổng giá trị cao nhất (không chỉ là giá rẻ nhất) và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Mục tiêu là tối ưu hóa Tổng chi phí Sở hữu (TCO) và quản trị rủi ro nhà cung cấp.
Bảng so sánh nhanh: Purchasing vs. Strategic Sourcing
| Tiêu chí | Purchasing (Mua hàng) | Strategic Sourcing (Tìm nguồn Chiến lược) |
|---|---|---|
| Tính chất | Phản ứng, Tác vụ | Chủ động, Phân tích |
| Tầm nhìn | Ngắn hạn, theo giao dịch | Dài hạn, theo ngành hàng & thị trường |
| Mục tiêu | Giá mua thấp nhất | Tổng chi phí (TCO) thấp nhất |
Triết lý Cốt lõi: Từ “Giá mua” (Price) đến “Tổng Chi phí Sở hữu” (TCO)
Total Cost of Ownership (TCO) là gì?
TCO (Tổng Chi phí Sở hữu) là phương pháp tính toán toàn bộ chi phí liên quan đến việc mua và sử dụng một sản phẩm, chứ không chỉ là giá mua ban đầu. Nó bao gồm chi phí nổi (giá mua) và chi phí ẩn (vận hành, chất lượng, rủi ro).
Ví dụ thực tế: Nhà cung cấp A giá 80đ/sản phẩm (lỗi 5%, giao hàng trễ). Nhà cung cấp B giá 100đ/sản phẩm (lỗi 0.1%, giao hàng 100% đúng hẹn). Người làm Purchasing chọn A. Người làm Strategic Sourcing chọn B, vì họ hiểu chi phí xử lý 5% hàng lỗi và chi phí tồn kho do trễ hẹn còn cao hơn 20đ chênh lệch giá.
“Playbook” – Quy trình 7 bước của Strategic Sourcing
- Phân tích Chi tiêu (Spend Analysis): “Chúng ta đang tiêu tiền vào đâu, cho ai?”
- Khảo sát Thị trường (Market Research): “Thị trường ngoài kia có gì, rủi ro ra sao?”
- Xây dựng Chiến lược Sourcing (Strategy Development): “Chúng ta sẽ chơi như thế nào? (ví dụ: đa dạng hóa nhà cung cấp)”.
- Quy trình RFQ/RFP (Sourcing Event): Phát hành yêu cầu báo giá/đề xuất chuyên nghiệp.
- Đàm phán & Lựa chọn (Negotiation & Selection): Đàm phán dựa trên TCO, rủi ro và
SLA, không chỉ về giá. - Triển khai Hợp đồng (Implementation): Ký hợp đồng và phối hợp với các bộ phận nội bộ.
- Quản lý Quan hệ Nhà cung cấp (SRM): Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp qua
KPIvà cải tiến liên tục.
Sourcing và Khả năng Phục hồi (Resilience)
Trong thế giới VUCA, Strategic Sourcing là trụ cột quan trọng nhất của Supply Chain Resilience. Bằng cách đa dạng hóa nhà cung cấp (có 2-3 nhà cung cấp ở các quốc gia khác nhau), bạn sẽ không bị “tê liệt” khi một quốc gia bị phong tỏa hoặc một nhà máy bị cháy. Đây chính là cách Strategic Sourcing bảo vệ sự sống còn của doanh nghiệp.
Kết luận
Chuyển đổi từ “Purchasing” sang “Strategic Sourcing” là một sự thay đổi tư duy mang tính cách mạng. Lời khuyên cuối cùng của tôi: “Hãy ngừng hỏi ‘Giá rẻ nhất là bao nhiêu?’. Hãy bắt đầu hỏi ‘Tổng chi phí sở hữu thấp nhất là bao nhiêu?’ và ‘Rủi ro khi làm việc với nhà cung cấp này là gì?'”
Nguồn tham khảo (References)
- CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply): Tổ chức hàng đầu thế giới về đào tạo và cấp chứng chỉ mua hàng.
https://www.cips.org/
