Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Tháng 9 đã đến, và đối với bất kỳ ai trong ngành xuất nhập khẩu, điều này chỉ báo hiệu một điều: Mùa cao điểm (Peak Season) đã chính thức bắt đầu. Cước phí tăng vọt, container khan hiếm, cảng biển tắc nghẽn và lịch trình tàu trễ hẹn liên tục – làm thế nào để doanh nghiệp của bạn “sống sót” qua cơn bão này?
Đây không phải là lúc để hoảng sợ, mà là lúc cần một chiến lược thông minh. Với kinh nghiệm đối mặt với nhiều mùa cao điểm, tôi sẽ cung cấp cho bạn một “cẩm nang sinh tồn” chi tiết, giải thích rõ bản chất của giai đoạn này, “bóc tách” loại phụ phí khó chịu nhất là PSS, và quan trọng hơn cả là 5 bí quyết thực chiến để giúp bạn vượt qua giai đoạn khó khăn này một cách hiệu quả.
Mùa cao điểm (Peak Season) trong Logistics là gì?
Mùa cao điểm là khoảng thời gian có nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế tăng đột biến trong năm, thường kéo dài từ cuối mùa hè (tháng 8, 9) đến hết năm và có thể tiếp tục cho đến trước kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán tại châu Á.
Các nguyên nhân chính gây ra “cơn bão”
- Nhu cầu mua sắm khổng lồ: Các nhà bán lẻ tại châu Âu và Mỹ tích cực nhập hàng với số lượng lớn để chuẩn bị cho các dịp lễ quan trọng nhất trong năm như Lễ Tạ ơn, Black Friday, Giáng sinh và Năm mới.
- Sản xuất trước kỳ nghỉ Tết: Các nhà máy tại châu Á, đặc biệt là Trung Quốc và Việt Nam, tăng tốc sản xuất và đẩy mạnh xuất hàng đi trước khi bước vào kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán kéo dài, tránh làm đứt gãy chuỗi cung ứng.
Những tác động điển hình mà doanh nghiệp phải đối mặt
- Giá cước tăng phi mã: Giá cước vận chuyển, đặc biệt là đường biển, có thể tăng gấp 2, thậm chí gấp 3 so với mùa thấp điểm.
- Container rỗng khan hiếm: Nhu cầu đóng hàng tăng cao dẫn đến tình trạng thiếu hụt container tại các cảng và depot.
- Tắc nghẽn cảng biển (Port Congestion): Lượng tàu và container đổ về các cảng lớn ở cả hai đầu xuất và nhập gây ra ùn ứ, làm kéo dài thời gian chờ đợi của tàu và xe tải.
- Thời gian vận chuyển không ổn định: Tàu trễ chuyến, lịch trình thay đổi, và thời gian vận chuyển tổng thể (transit time) kéo dài hơn dự kiến là điều xảy ra như “cơm bữa”.
“Bóc tách” Phụ phí PSS (Peak Season Surcharge)
PSS là gì?
PSS (Peak Season Surcharge) là khoản Phụ phí Mùa cao điểm mà các hãng tàu (shipping lines) áp đặt lên các lô hàng trong giai đoạn nhu cầu vận chuyển tăng cao. Đây là một khoản phí được cộng thẳng vào giá cước biển thông thường của bạn.
Tại sao hãng tàu lại thu phí PSS?
Từ góc độ của chuyên gia, việc hiểu lý do của hãng tàu giúp chúng ta có cái nhìn toàn cảnh hơn. Họ thu PSS không chỉ để tăng lợi nhuận mà còn để:
- Bù đắp chi phí vận hành tăng vọt: Để đáp ứng nhu cầu, hãng tàu phải thuê thêm tàu, tăng tốc độ chạy tàu (tốn nhiều nhiên liệu hơn), chi trả chi phí làm ngoài giờ tại cảng, và đặc biệt là chi phí khổng lồ để vận chuyển container rỗng đến những nơi đang thiếu hụt.
- Công cụ điều tiết thị trường: Một mức phí cao hơn giúp điều tiết bớt các lô hàng không quá gấp, đảm bảo năng lực phục vụ cho các khách hàng có nhu cầu cấp thiết hơn.
5 Bí quyết “Vượt bão” Mùa cao điểm từ Chuyên gia
Đây là phần quan trọng nhất, giúp bạn từ thế bị động sang chủ động.
Bí quyết 1: Lên kế hoạch SỚM HƠN BẠN NGHĨ
Đây là quy tắc vàng. Nếu trong mùa thấp điểm bạn có thể đặt tàu trước 1-2 tuần, thì trong mùa cao điểm, hãy đặt trước ít nhất 4-6 tuần. Hãy làm việc chặt chẽ với nhà máy để có kế hoạch sản xuất và ngày hàng sẵn sàng (cargo ready date) từ sớm, sau đó thông báo ngay cho đối tác logistics của bạn.
Bí quyết 2: LINH HOẠT là Vua
Đừng cứng nhắc chỉ chọn một hãng tàu quen thuộc. Thị trường mùa cao điểm biến động từng ngày. Hãy cho phép công ty forwarder của bạn được linh hoạt tìm kiếm các lựa chọn thay thế, đôi khi một hãng tàu nhỏ hơn lại có chỗ trống và giá tốt hơn. Cân nhắc các tuyến đường vòng (transit qua các cảng ít tắc nghẽn hơn) nếu thời gian cho phép.
Bí quyết 3: Giao tiếp CHẶT CHẼ với Đối tác Logistics
Đối tác giao nhận (freight forwarder) của bạn chính là người đồng đội tốt nhất trong cơn bão này. Hãy cung cấp cho họ dự báo (forecast) sản lượng của bạn càng sớm càng tốt. Với thông tin này, họ có thể dùng uy tín và sản lượng của mình để đàm phán và giữ chỗ trước với hãng tàu cho bạn.
Bí quyết 4: Cân nhắc các Lựa chọn Vận chuyển Thay thế
- Hàng LCL (Hàng lẻ): Đôi khi việc đi hàng lẻ lại dễ có chỗ hơn đi nguyên container (FCL).
- Hàng Không (Air Freight): Đối với những lô hàng cực kỳ gấp, có giá trị cao hoặc mang tính quyết định đến hợp đồng, hãy cân nhắc “cắn răng” chi trả cho đường hàng không. Nó đắt nhưng đảm bảo thời gian.
- Vận tải đa phương thức (Sea-Air): Một giải pháp cân bằng, kết hợp vận chuyển bằng đường biển một chặng và đường hàng không chặng còn lại để tối ưu giữa chi phí và thời gian.
Bí quyết 5: Tối ưu hóa Thủ tục và Đóng hàng
Mọi sai sót trong mùa cao điểm đều phải trả giá đắt. Hãy đảm bảo mọi giấy tờ, chứng từ hải quan (invoice, packing list, C/O…) phải được chuẩn bị hoàn hảo và gửi đi sớm. Một sai sót nhỏ có thể khiến lô hàng của bạn bị kẹt lại ở cảng và phát sinh vô số chi phí lưu kho, lưu bãi.
Kết luận
Mùa cao điểm là một thử thách thường niên và không thể tránh khỏi trong ngành logistics. Tuy nhiên, nó hoàn toàn có thể quản lý được. Thay vì bị động đối phó, doanh nghiệp của bạn có thể vượt qua một cách ngoạn mục.
Sự chuẩn bị chủ động, tính linh hoạt và một mối quan hệ đối tác tin cậy với công ty logistics là ba chìa khóa vàng để “vượt bão”. Bằng cách áp dụng những chiến lược trên ngay từ bây giờ, doanh nghiệp của bạn không chỉ “sống sót” qua mùa cao điểm, mà còn có thể biến nó thành lợi thế cạnh tranh, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hẹn và giữ vững uy tín thương hiệu.
