Đại lý hàng hải là gì (Shipping Agency)? Vai trò, Chức năng & Nghiệp vụ

Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận. Trong hơn 12 năm hoạt động trong lĩnh vực logistics và marketing, tôi nhận thấy có một vai trò thường bị hiểu nhầm nhưng lại là xương sống cho mọi hoạt động tại cảng biển: Đại lý hàng hải. Giữa một guồng quay phức tạp của tàu bè, hàng hóa và thủ tục, các công ty đại lý hàng hải chính là những người điều phối thầm lặng, đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru.

Vậy chính xác thì đại lý hàng hải là gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết, được xác thực bằng kinh nghiệm thực tiễn và cả những quy định pháp luật hiện hành.

Định nghĩa chính xác Đại lý hàng hải & Đại lý tàu biển

Hiểu một cách đơn giản, Đại lý hàng hải (Shipping Agency) là một đơn vị được chủ tàu hoặc người khai thác tàu ủy quyền để làm đại diện cho họ tại một cảng biển. Họ chính là “đại sứ” hay “cánh tay nối dài” của chủ tàu trên bờ, thay mặt chủ tàu thực hiện mọi công việc liên quan.

Để đảm bảo tính chính xác và uy tín, chúng ta hãy xem định nghĩa theo luật pháp. Tại Việt Nam, thuật ngữ chính thức được sử dụng là “Đại lý tàu biển”. Theo Điều 235 của Bộ luật Hàng hải Việt Nam năm 2015, định nghĩa như sau:

“Đại lý tàu biển là dịch vụ mà người đại lý tàu biển nhân danh chủ tàu hoặc người khai thác tàu tiến hành các dịch vụ liên quan đến tàu biển hoạt động tại cảng.”

Như vậy, về bản chất, Đại lý hàng hải và Đại lý tàu biển là một, đều chỉ đơn vị đại diện cho phía tàu.

Vai trò và chức năng của Đại lý hàng hải trong chuỗi cung ứng

Vai trò của đại lý hàng hải không chỉ dừng lại ở việc làm thủ tục. Họ là một trung tâm điều phối, một nhà tư vấn và là người bảo vệ quyền lợi. Các chức năng của đại lý hàng hải bao gồm:

Chức năng Đại diện: Đây là chức năng cốt lõi. Họ nhân danh chủ tàu làm việc với tất cả các bên thứ ba: Cảng vụ, Hoa tiêu, Hải quan, Biên phòng, các nhà cung cấp dịch vụ…
Chức năng Điều phối: Sắp xếp lịch trình, dịch vụ một cách tối ưu để giải phóng tàu nhanh nhất, tiết kiệm chi phí neo đậu, chi phí nhiên liệu cho chủ tàu.
Chức năng Thông tin: Là đầu mối liên lạc 24/7, đảm bảo dòng thông tin giữa tàu và bờ luôn thông suốt, chính xác và kịp thời.
Chức năng Tài chính: Thay mặt chủ tàu thanh toán các chi phí tại cảng và thu các khoản thu (nếu có) một cách minh bạch, rõ ràng.

Chi tiết công việc và nghiệp vụ Đại lý hàng hải

Vậy cụ thể, Đại lý hàng hải làm những công việc gì? Toàn bộ nghiệp vụ đại lý hàng hải có thể chia thành 3 giai đoạn chính, với các dịch vụ đại lý hàng hải tương ứng.

1. Các dịch vụ đại lý hàng hải trước khi tàu cập cảng

Khai báo thông tin: Gửi thông báo tàu dự kiến đến (ETA – Estimated Time of Arrival) cho cảng và các cơ quan chức năng.
Sắp xếp cầu bến và hoa tiêu: Làm việc với cảng vụ để xin cầu bến, phối hợp với công ty hoa tiêu, tàu lai dắt để chuẩn bị phương án đưa tàu vào cảng an toàn.

2. Các nghiệp vụ chính khi tàu đang làm hàng tại cảng

Thủ tục “Clearance”: Đây là công việc quan trọng nhất. Ngay khi tàu cập cảng, đại lý viên sẽ lên tàu, mang theo các giấy tờ cần thiết để trình báo và hoàn tất thủ tục nhập cảnh cho tàu và thuyền viên với 5 cơ quan: Cảng vụ, Hải quan, Biên phòng, Kiểm dịch Y tế và Kiểm dịch Động/Thực vật.
Giám sát và báo cáo: Theo dõi sát sao quá trình bốc dỡ hàng hóa, lập các báo cáo cần thiết (ví dụ: Statement of Facts) gửi cho chủ tàu.
Cung ứng tàu biển: Sắp xếp cung cấp nhiên liệu (bunker), nước ngọt, thực phẩm, vật tư kỹ thuật… theo yêu cầu.
- Ví dụ thực tế: Khi Thuyền trưởng yêu cầu cung ứng 10 tấn dầu nhiên liệu (bunker) và thực phẩm cho 20 thuyền viên trong 1 tuần, đại lý sẽ nhanh chóng liên hệ các nhà cung cấp uy tín, thương lượng giá và điều phối sà lan tiếp cận tàu để cung ứng, đảm bảo tàu không bị chậm trễ.
Hỗ trợ thuyền viên: Giải quyết các vấn đề như thay đổi thuyền viên, đưa người đi khám chữa bệnh, thu xếp cho thuyền viên lên bờ…

3. Trách nhiệm của đại lý hàng hải sau khi tàu rời cảng

Hoàn tất thủ tục rời cảng: Xin giấy phép rời cảng từ Cảng vụ và các cơ quan liên quan.
Phát hành chứng từ: Thay mặt chủ tàu ký và phát hành vận đơn (Bill of Lading) cho người gửi hàng.
Quyết toán chi phí: Tập hợp toàn bộ hóa đơn, chứng từ chi phí tại cảng, lập Báo cáo quyết toán (Disbursement Account – DA) và gửi cho chủ tàu để thanh toán. Trách nhiệm của đại lý hàng hải là phải đảm bảo mọi chi phí đều chính xác và minh bạch.

Sự khác biệt giữa Đại lý hàng hải và Công ty giao nhận (Forwarder)

Đây là điểm cốt lõi cần nắm rõ. Hãy hình dung một buổi hòa nhạc:

Đại lý hàng hải giống như người quản lý của ban nhạc: Họ chăm lo cho con tàu (nghệ sĩ), từ lịch trình, ăn ở, kỹ thuật cho đến mọi thủ tục liên quan.
Freight Forwarder giống như người bán vé và tổ chức tour: Họ chăm lo cho hàng hóa (khán giả), đảm bảo hàng hóa được đặt chỗ, làm thủ tục và vận chuyển đến đúng nơi.

Tiêu chí lựa chọn công ty đại lý hàng hải uy tín

Để đánh giá một dịch vụ đại lý hàng hải uy tín, bạn có thể dựa vào các tiêu chí sau:

Kinh nghiệm và Chuyên môn: Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm lâu năm, am hiểu sâu sắc các quy định tại cảng sở tại.
Mạng lưới quan hệ: Mối quan hệ tốt với chính quyền cảng và các nhà cung cấp dịch vụ là một lợi thế cực lớn.
Năng lực tài chính: Phải đủ mạnh để có thể tạm ứng các chi phí cảng thay cho chủ tàu.
Đội ngũ chuyên nghiệp: Nhân sự phải thông thạo nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh hàng hải) và có kỹ năng xử lý tình huống 24/7.
Minh bạch về chi phí: Mọi báo giá dịch vụ đại lý hàng hải và báo cáo quyết toán phải chi tiết, rõ ràng và hợp lý.

Kết luận

Qua bài phân tích này, tôi tin rằng bạn đã có một cái nhìn toàn diện và sâu sắc về thế giới của đại lý hàng hải. Họ chính là những mắt xích không thể thiếu, đảm bảo cho cỗ máy thương mại toàn cầu vận hành một cách trơn tru. Hiểu rõ vai trò và chức năng của đại lý hàng hải không chỉ quan trọng với người trong ngành, mà còn hữu ích cho bất kỳ ai có hoạt động kinh doanh liên quan đến xuất nhập khẩu.

Ngành logistics còn rất nhiều khía cạnh thú vị. Nếu bạn có câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới. Tôi luôn sẵn lòng trao đổi và chia sẻ kiến thức.

Nguồn tham khảo:

Bộ luật Hàng hải Việt Nam số 95/2015/QH13.