Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Trong ngành Xuất Nhập Khẩu và Logistics, tiếng Anh không chỉ là một môn học, nó là công cụ kiếm tiền. Rất nhiều bạn Sales Logistics có nghiệp vụ cực giỏi, chốt sale trong nước ầm ầm, nhưng cứ đụng đến việc email xin giá Agent (Đại lý) nước ngoài hay báo tin rớt tàu cho khách Tây là lại lúng túng, phải dùng Google Translate dịch từng chữ cực kỳ máy móc.
Hậu quả của một chiếc Email thiếu chuyên nghiệp:
- Xin giá cước (Inquiry) trình bày lộn xộn, thiếu thông tin -> Agent lười đọc, không thèm báo giá, bạn mất cơ hội chốt khách.
- Báo tin delay/rớt tàu quá cứng nhắc -> Khách hàng nổi điên vì cảm thấy không được tôn trọng.
- Đòi nợ dùng từ sai ngữ cảnh -> Mất luôn mối quan hệ làm ăn.
Để giúp anh em tự tin làm việc với đối tác quốc tế, tôi đã tổng hợp 5 Mẫu Email Tiếng Anh Thực Chiến (Templates) được tinh gọn nhất. Bạn chỉ cần Copy, Paste, điền thông tin là có ngay một chiếc email “chuẩn Tây”, lịch sự và đầy quyền lực!
Template 1: Xin Giá Cước (Inquiry) từ Agent Nước Ngoài
Nguyên tắc sống còn khi xin giá: Ngắn gọn và Đầy đủ thông số. Agent một ngày nhận hàng trăm email xin giá, nếu bạn viết dông dài hoặc thiếu thông tin (ví dụ: thiếu Volume, thiếu Term), họ sẽ bỏ qua email của bạn ngay lập tức.
Subject: Rate Request: [Tên hàng hóa] // [POL] to [POD] // [Điều kiện Incoterms]
Dear [Tên Agent/Bộ phận Pricing],
Good day to you.
We are looking for your best ocean/air freight rate for the following shipment. Please find the details below:
- Commodity: [Tên hàng, ví dụ: Garment, Furniture…]
- Volume/Weight: [Ví dụ: 1×40’HC hoặc 5 CBM / 1500 KGS]
- POL (Cảng đi): [Tên cảng đi]
- POD (Cảng đích): [Tên cảng đích]
- Incoterms: [FOB / EXW / CIF…]
- Target rate (Giá mục tiêu – Tùy chọn): [Ví dụ: $1,500/40HC]
- Readiness Date (Hàng sẵn sàng): [Ngày dự kiến]
(Nếu là EXW, hãy thêm: Pick-up address: [Địa chỉ kho lấy hàng])
Please kindly check and quote us your best rate including all local charges at both ends (if applicable).
Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Tên của bạn]
Template 2: Xin thêm Free Time (Dem/Det) từ Hãng Tàu/Agent
Xin thêm ngày lưu bãi, lưu cont (Dem/Det) là nghệ thuật đàm phán. Bạn cần thể hiện sự lịch sự nhưng phải đưa ra lý do chính đáng (sản lượng lớn, kẹt cảng) để thuyết phục họ.
Subject: Request for Extended Free Time at Destination – B/L No: [Số Bill]
Dear [Tên người nhận],
Hope this email finds you well.
Regarding the shipment under B/L No. [Số Bill], we are writing to kindly request an extension of free time at the destination port [Tên cảng đích].
Due to [Lý do: unexpected customs delays / severe port congestion / large volume of cargo], our consignee needs more time to clear and return the empty container.
Could you please assist to grant us [Số ngày] days combined DEM/DET free time for this specific shipment?
As we are planning to book more regular shipments with your esteemed company in the coming months, your kind support on this matter would be highly appreciated.
Thank you in advance for your help.
Best regards,
[Tên của bạn]
Template 3: Báo “Tin Dữ” (Rớt Tàu/Delay) Cho Khách Hàng
Đây là mẫu email khó viết nhất. Bạn phải tuân thủ nguyên tắc “Bad News Sandwich” (Bánh mì kẹp tin xấu): Lời xin lỗi tử tế -> Sự thật rõ ràng -> Giải pháp khắc phục.
Subject: URGENT: Schedule Update / Vessel Delay – B/L No: [Số Bill]
Dear [Tên khách hàng],
We are writing to inform you of an unexpected change regarding your shipment under B/L No. [Số Bill].
Unfortunately, we have just been informed by the carrier that the vessel [Tên tàu/Số chuyến] has been delayed / rolled over due to [Lý do: bad weather conditions / port congestion / carrier’s operational issues].
Updated Schedule (Lịch trình mới cập nhật):
- New ETD: [Ngày đi mới]
- New ETA: [Ngày đến mới]
We sincerely apologize for any inconvenience this rollover may cause to your supply chain. Please rest assured that our team is closely monitoring the situation to ensure your cargo is loaded on the new vessel without further delay.
We will keep you posted once the vessel departs. Thank you for your understanding and patience.
Best regards,
[Tên của bạn]
Template 4: Gửi Bộ Chứng Từ (Pre-Alert) Cho Agent Cảng Đích
Email này thường do bộ phận Docs hoặc Cus phụ trách. Phải liệt kê rõ ràng các file đính kèm để Agent không bị sót chứng từ.
Subject: PRE-ALERT // [MBL No.] // [HBL No.] // [POL] – [POD] // Vessel: [Tên tàu]
Dear Team,
Good day!
Please be informed that the captioned shipment has departed successfully. Kindly find the attached shipping documents for your necessary action at the destination:
- 1. Copy of MBL & HBL (Surrendered / Seaway)
- 2. Commercial Invoice & Packing List
- 3. Debit Note for your reference
Shipment Details:
- ETD: [Ngày chạy]
- ETA: [Ngày đến dự kiến]
- Volume: [Số lượng/Loại cont]
Kindly acknowledge receipt of this email and arrange the cargo release to the consignee upon their arrival. Please advise if you need any further information.
Thanks & Best regards,
[Tên của bạn]
Template 5: Hối Thúc Thanh Toán (Chasing Payment – 1st Reminder)
Đòi nợ khách hàng quốc tế cần sự khéo léo. Lần nhắc nhở đầu tiên phải cực kỳ lịch sự, giả định rằng họ chỉ “vô tình quên” chứ không phải cố ý chây ì.
Subject: Friendly Reminder: Outstanding Invoice No. [Số Invoice]
Dear [Tên người nhận/Bộ phận Kế toán],
Hope you are having a great week.
We are writing to kindly remind you about our Invoice No. [Số Invoice] for the amount of [Số tiền, VD: USD 1,500], which was due on [Ngày đến hạn thanh toán].
We understand that oversights can happen, so we have attached a copy of the invoice to this email for your easy reference.
Could you please check your records and let us know the scheduled payment date? If the payment has already been processed, please kindly send us the bank slip so we can update our system.
Thank you very much for your prompt cooperation.
Best regards,
[Tên của bạn]
Lời Kết
Bạn thấy đấy, viết Email tiếng Anh trong Logistics không đòi hỏi bạn phải dùng từ vựng quá bay bướm hay học thuật. Sự Rõ Ràng, Mạch Lạc và Lịch Sự mới là chìa khóa để chốt deal thành công và xử lý êm đẹp mọi sự cố. Hãy Bookmark bài viết này lại, chia sẻ cho đồng nghiệp và lưu ngay 5 mẫu Template này vào sổ tay làm việc của bạn nhé!
