Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Đây là một câu chuyện “đẫm nước mắt” mà 99% Sales Logistics mới vào nghề đều từng nếm mùi:
Bạn chốt được một lô hàng xuất khẩu đi Mỹ. Cước biển (Ocean Freight) bạn báo cho khách là 1.000 USD.
Khách hàng lên Google gõ “Tỷ giá Vietcombank hôm nay”, thấy kết quả: 1 USD = 24.500 VNĐ. Khách nhẩm tính: “Ok, mình sẽ phải trả 24.500.000đ”.
Nhưng 3 ngày sau, khi tàu chạy, bạn gửi cái Debit Note (Giấy báo nợ) cho khách. Trong đó ghi rõ: Tỷ giá áp dụng: 25.300 VNĐ/USD. Tổng tiền thanh toán: 25.300.000đ. (Chênh lệch 800 ngàn đồng!).
Khách hàng lập tức bốc máy gọi cho bạn, giọng gay gắt: “Ủa em, em ăn cướp à? Ngân hàng bán có 24.500 mà công ty em tính 25.300? Tụi em kê khống tỷ giá để đút túi đúng không? Báo giá 1 kiểu, thu tiền 1 kiểu, anh không làm việc với bên em nữa!”.
Bạn đứng hình, không biết giải thích sao cho khách hiểu, đành cắn răng trích tiền hoa hồng ra đền bù để giữ khách. Làm sao để thoát khỏi “cái bẫy” này? Bài viết này là câu trả lời cho bạn.
Tỷ Giá Hãng Tàu (Shipping Line Exchange Rate) là gì?
Trong thương mại quốc tế, cước vận tải biển và các phụ phí quốc tế thường được tính bằng Đô la Mỹ (USD). Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật Việt Nam, các giao dịch trong nước phải được thanh toán bằng Việt Nam Đồng (VNĐ).
Vì vậy, Hãng tàu (hoặc Forwarder) sẽ phải quy đổi số tiền USD đó ra VNĐ để xuất hóa đơn cho bạn. Mức tỷ giá họ dùng để quy đổi gọi là Tỷ giá Hãng tàu.
Sự thật phũ phàng: Tỷ giá hãng tàu KHÔNG BAO GIỜ bằng với tỷ giá mua/bán của Vietcombank hay tỷ giá của Ngân hàng Nhà nước. Nó luôn cao hơn từ 500đ đến 1.000đ/USD so với tỷ giá niêm yết của ngân hàng.
Tại sao Tỷ giá Hãng tàu lại “chát” như vậy? Họ có ăn chặn không?
Đây là điều bạn phải giải thích cho khách hàng hiểu để giải oan cho công ty mình:
a. Bù đắp rủi ro trượt giá (Currency Fluctuation Risk)
Khi khách hàng trả VNĐ cho hãng tàu tại Việt Nam, hãng tàu sẽ phải gom số VNĐ đó, đem ra ngân hàng mua lại USD để chuyển về công ty mẹ ở nước ngoài (Singapore, Đan Mạch, Thụy Sĩ…). Quá trình này không diễn ra ngay lập tức mà thường kéo dài hàng tuần lễ. Nếu trong thời gian đó tỷ giá USD tăng vọt, hãng tàu sẽ bị lỗ nặng. Do đó, họ phải cộng thêm “phí bảo hiểm rủi ro tỷ giá” vào ngay từ đầu.
b. Phí chuyển tiền quốc tế và quy đổi ngoại tệ
Ngân hàng không chuyển tiền quốc tế miễn phí. Hãng tàu phải chịu phí chuyển tiền điện bằng điện (Telegraphic Transfer Fee), phí quy đổi ngoại tệ, phí quản lý tài khoản… Tất cả những chi phí vận hành này đều được cấu thành vào cái gọi là “Tỷ giá hãng tàu”.
c. Cơ chế chốt tỷ giá của từng hãng
Mỗi hãng tàu có một quy định riêng về việc chốt tỷ giá:
- Có hãng chốt tỷ giá theo Ngày tàu chạy (ETD/ATD).
- Có hãng chốt theo Ngày xuất hóa đơn (Invoice Date).
- Có hãng chốt tỷ giá cố định cho cả tháng (Ví dụ: Tháng 10 áp dụng chung tỷ giá 25.500đ/USD, bất chấp ngân hàng lên xuống ra sao).
👉 Kết luận: Forwarder hoàn toàn KHÔNG kê khống tỷ giá để ăn tiền của khách. Forwarder chỉ là người đứng giữa: Hãng tàu thu tỷ giá bao nhiêu, Forwarder sẽ xuất lại hóa đơn cho khách bằng đúng tỷ giá bấy nhiêu. (Back-to-back).
Phụ phí CAF (Currency Adjustment Factor) là gì?
Ở một số tuyến vận tải hoặc một số thời điểm tiền tệ biến động quá mạnh, thay vì đẩy tỷ giá quy đổi lên cao, Hãng tàu sẽ áp dụng một loại phụ phí gọi là CAF (Phụ phí biến động tỷ giá ngoại tệ).
Ví dụ: Cước biển đi Châu Âu là 2.000 USD. Hãng tàu thông báo thu thêm phí CAF là 5% cước biển. Vậy bạn sẽ phải trả thêm 100 USD (2.000 x 5%) để bù đắp rủi ro tỷ giá cho hãng tàu.
Bí Kíp “Né Đạn” Dành Cho Sales Logistics & Shipper
Để không sứt mẻ tình cảm và không phải móc tiền túi ra đền, anh em Sales bắt buộc phải làm 2 việc sau khi gửi báo giá:
Bước 1: “Thòng” câu thần chú vào báo giá
Dưới bảng báo giá (Quotation), dù bạn báo bằng USD hay VNĐ, BẮT BUỘC phải ghi chú dòng chữ màu đỏ, in đậm:
- “Cước biển và các phụ phí tính bằng USD. Tỷ giá thanh toán sẽ được áp dụng theo TỶ GIÁ CỦA HÃNG TÀU tại thời điểm xuất hóa đơn/tàu chạy (Không áp dụng tỷ giá ngân hàng).”
Bước 2: Giao tiếp rõ ràng trước khi chốt Booking
Khi khách đồng ý giá, hãy nhắc lại một lần nữa: “Dạ chị ơi, cước nhà em là 1.000 USD. Tỷ giá hãng tàu hiện tại đang tầm 25.300 nhé chị, đến ngày tàu chạy nếu có thay đổi em sẽ báo lại chị nha!”. Khách nghe vậy sẽ chuẩn bị sẵn tâm lý, không bị sốc khi nhận Debit Note.
Về phía Shipper (Chủ hàng): Đừng bao giờ lấy tỷ giá Google hay Vietcombank ra để tính toán chi phí vốn (Landed Cost). Hãy luôn cộng thêm khoảng 800đ – 1.000đ/USD vào tỷ giá ngân hàng để có con số dự trù chính xác nhất, tránh bị thâm hụt ngân sách.
Kết luận
Tỷ giá hãng tàu không phải là “thuyết âm mưu” của Forwarder nhằm bòn rút tiền của khách hàng. Nó là một quy luật tất yếu của tài chính hàng hải quốc tế. Hiểu rõ và minh bạch thông tin ngay từ đầu chính là chìa khóa để Sales Logistics xây dựng lòng tin tuyệt đối với khách hàng của mình.
