Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Có một nghịch lý thế này: Khi bạn nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu (loại hình E21, E31), Hải quan cho bạn miễn thuế 100%. Hàng về cảng, thông quan cái rẹt, không phải đóng đồng nào.
Bạn sướng rơn: “Làm ăn thế này mới đã chứ!”.
Nhưng khoan vội mừng. Số tiền thuế đó Nhà nước không cho không bạn đâu. Họ chỉ cho bạn “nợ” thôi. Đến cuối năm tài chính, họ sẽ gõ cửa và hỏi: “Năm qua anh nhập 10 tấn vải miễn thuế. Anh đã may được bao nhiêu cái áo xuất đi rồi? Còn tồn bao nhiêu vải trong kho? Báo cáo đi, nếu thiếu 1 mét vải mà không giải trình được thì nộp thuế và nộp phạt nhé!”.
Cái văn bản giải trình đó chính là Báo Cáo Quyết Toán (BCQT) – cơn ác mộng của dân Xuất nhập khẩu và Kế toán.
Báo Cáo Quyết Toán (BCQT) là gì? (Hiểu theo kiểu “chợ búa”)
Hiểu đơn giản, Báo cáo quyết toán là bảng cân đối NHẬP – XUẤT – TỒN kho nguyên liệu và thành phẩm của doanh nghiệp gửi lên Hải quan.
Nó trả lời cho Hải quan 3 câu hỏi:
- Đầu vào: Trong năm, ông nhập bao nhiêu nguyên liệu miễn thuế?
- Đầu ra: Ông đã dùng bao nhiêu nguyên liệu để sản xuất và xuất khẩu đi nước ngoài? (Cái này được miễn thuế thật).
- Tồn kho: Hiện tại trong kho ông còn bao nhiêu? (Cái này Hải quan sẽ xuống đếm bất cứ lúc nào).
Công thức “thần thánh”:
Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ = Tồn cuối kỳ
Nếu con số “Tồn cuối kỳ” trên báo cáo KHÁC với số lượng thực tế đang nằm trong kho => BẠN CHẾT CHẮC!
Ai phải làm báo cáo này?
Không phải ai nhập khẩu cũng phải làm. Chỉ những doanh nghiệp tham gia vào chuỗi Gia công & Sản xuất xuất khẩu mới phải làm, cụ thể:
- Doanh nghiệp Gia công cho thương nhân nước ngoài (Mã loại hình nhập E21).
- Doanh nghiệp Nhập nguyên liệu để Sản xuất Xuất khẩu (Mã loại hình nhập E31).
- Doanh nghiệp Chế xuất (EPE).
Tại sao doanh nghiệp lại sợ “vỡ trận” báo cáo quyết toán?
Lý thuyết thì đơn giản: Nhập 10 – Xuất 8 = Tồn 2. Có gì đâu mà khó?
Nhưng thực tế lại là một “bãi chiến trường” vì sự lệch pha giữa Ông Xuất Nhập Khẩu và Ông Kế Toán.
Rủi ro #1: Tên hàng “Ông nói gà, Bà nói vịt”
- Ông XNK khai hải quan: “Vải 100% Polyester, khổ 1.5m”. (Theo Invoice nước ngoài).
- Ông Kế toán nhập kho: “Vải Poly trắng”. (Để dễ theo dõi nội bộ).
- Hậu quả: Cuối năm lên báo cáo, Hải quan hỏi: “Ủa sao mày nhập ‘Vải Polyester’ mà trong kho mày toàn ‘Vải Poly trắng’? Hai loại này khác nhau à? Phạt!”.
Rủi ro #2: Định mức thực tế vs Định mức kỹ thuật
- Kỹ thuật tính toán: May 1 cái áo tốn 1.5 mét vải.
- Thực tế sản xuất: Công nhân làm hỏng, cắt sai, dẫn đến tốn 1.8 mét vải mới xong 1 cái áo.
- Hậu quả: Nếu bạn không báo cáo phần chênh lệch 0.3 mét này (phế liệu/hao hụt), Hải quan sẽ cho rằng bạn đã bán trộm 0.3 mét vải đó ra thị trường nội địa để trốn thuế => Truy thu thuế + Phạt 20% + Phạt chậm nộp.
Rủi ro #3: Bán phế liệu “chui”
Vải vụn, da thừa bán ve chai cũng có tiền. Doanh nghiệp bán phế liệu thu tiền mặt nhưng quên rằng đống phế liệu đó có nguồn gốc từ nguyên liệu nhập khẩu miễn thuế.
=> Muốn bán phế liệu, bạn phải làm thủ tục chuyển đổi mục đích sử dụng và đóng thuế. Nếu không, đây là hành vi trốn thuế.
👉 Xem thêm: Hậu quả của việc sai lệch báo cáo chính là bị Kiểm tra sau thông quan.
Thời hạn nộp báo cáo (Deadline tử thần)
Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, thời hạn nộp BCQT là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Với hầu hết doanh nghiệp Việt Nam (năm tài chính kết thúc 31/12), thì hạn chót nộp báo cáo là ngày 30/03 hoặc 31/03 năm sau.
- Quá hạn này mà chưa nộp? Phạt hành chính ngay và luôn.
Bí kíp để làm Báo cáo quyết toán “Một phát ăn ngay”
Để không phải “chạy deadline” tụt quần vào tháng 3 hàng năm, hãy làm những việc sau ngay từ bây giờ:
- Đồng bộ Mã hàng: Bắt buộc Kế toán và XNK phải ngồi lại với nhau. Mã nguyên liệu trên Tờ khai hải quan, trên Phần mềm kế toán và trên Kho thực tế phải GIỐNG HỆT NHAU (100%).
- Quản lý Định mức (BOM): Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu sát với thực tế nhất. Đừng khai định mức quá thấp để rồi thực tế hao hụt nhiều không giải trình được.
- Xử lý hàng gia công lại/hủy: Nếu hàng hỏng, hàng tái chế, phải có biên bản hủy và thông báo cho Hải quan. Đừng tự ý vứt đi.
- Khớp số liệu hàng tháng: Đừng đợi cuối năm. Mỗi cuối tháng, hãy lôi số liệu Nhập – Xuất – Tồn của 3 bộ phận (Kho – Kế toán – XNK) ra so sánh. Lệch ở đâu sửa ngay ở đó.
Kết luận
Báo cáo quyết toán không chỉ là một tờ giấy, nó là “thước đo sự trung thực” của doanh nghiệp. Một sai sót nhỏ trong việc quản lý mã hàng hay định mức có thể thổi bay lợi nhuận của cả một năm làm việc vì tiền phạt.
Hãy nhớ: “Hàng miễn thuế là hàng nợ thuế. Đã nợ thì phải giải trình cho sòng phẳng.”
📚 Cơ sở pháp lý cần nắm:
- Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi TT 39/2018): “Kinh thánh” về thủ tục hải quan, quy định chi tiết về BCQT tại Điều 60.
- Nghị định 128/2020/NĐ-CP: Quy định về mức xử phạt nếu báo cáo sai (Phạt 10-20% số tiền thuế khai thiếu).
