Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Trong Logistics, có một nghịch lý thú vị: Con tàu chở hàng ngàn tấn hàng trị giá cả triệu đô la lại bị điều khiển bởi… 3 tờ giấy mỏng manh gọi là Vận đơn (Bill of Lading).
Ai cầm tờ giấy này trong tay, người đó là chủ nhân của lô hàng. Nhưng trong thời đại kỹ thuật số 4.0, việc chờ đợi tờ giấy gửi qua đường bưu điện (mất 5-7 ngày) trở nên quá lỗi thời và tốn kém so với tốc độ tàu chạy. Từ đó, sinh ra các biến thể: Surrender Bill và Seaway Bill.
Bài viết này không chỉ giúp bạn phân biệt định nghĩa, mà sẽ giúp bạn thấu hiểu “Bản chất Quyền sở hữu” đằng sau mỗi loại vận đơn.
Original Bill (Vận đơn gốc) – “Chiếc Cà Vẹt Xe” của lô hàng
Hãy hình dung: Original Bill giống như Cà vẹt (Giấy đăng ký) xe máy.
- Ai cầm Cà vẹt gốc -> Người đó là chủ xe.
- Ai cầm Bill gốc -> Người đó là chủ hàng.
Bản chất pháp lý: Đây là Chứng từ sở hữu hàng hóa (Document of Title). Nó có giá trị như tiền mặt. Bạn có thể mang tờ Bill này đi cầm cố ngân hàng, hoặc bán lô hàng cho người khác ngay khi hàng còn đang lênh đênh trên biển (bằng cách ký hậu – Endorse).
Cơ chế “Tiền trao cháo múc”:
Hãng tàu chỉ giao hàng khi bạn NỘP LẠI 01 bản Bill gốc. Điều này bảo vệ người bán (Shipper) tuyệt đối: “Khách chưa trả tiền thì mình không gửi Bill gốc, khách không thể lấy hàng.”
Surrender Bill / Telex Release – “Bức Điện Tín Giải Phóng”
Khi tàu chạy quá nhanh (ví dụ từ Thượng Hải về Hải Phòng chỉ 3 ngày), nhưng Bill gốc gửi DHL mất tới 5 ngày. Hàng về đến cảng mà Bill chưa tới, phí lưu kho tăng vọt. Làm sao đây?
Giải pháp là Điện giao hàng (Telex Release).
- Quy trình: Shipper (Người bán) vẫn giữ Bill gốc tại nơi đi. Sau khi nhận đủ tiền từ Người mua, Shipper mang Bill gốc trả lại cho hãng tàu và yêu cầu: “Hãy gửi điện báo sang Việt Nam để thả hàng cho khách đi.”
- Surrender là gì? “Surrender” nghĩa là nộp lại/đầu hàng. Tức là Shipper đã nộp lại Bill gốc cho hãng tàu rồi.
- Telex là gì? Là phương thức gửi tin (ngày xưa dùng máy Telex, giờ dùng Email/Hệ thống).
👉 Tư duy cốt lõi: Vẫn dùng Bill gốc để đảm bảo an toàn, nhưng xử lý khâu trả Bill tại đầu xuất (cho nhanh) thay vì gửi Bill sang đầu nhập.
Seaway Bill (SWB) – “Vé Xe Buýt” Định Danh
Đây là loại vận đơn đặc biệt nhất và cũng… nguy hiểm nhất với người bán.
Hãy hình dung: Seaway Bill giống như Vé xe buýt hoặc Vé máy bay điện tử.
- Trên vé ghi tên ai, thì người đó được lên xe/lấy hàng.
- Tờ vé đó KHÔNG phải là tài sản. Bạn không thể bán lại vé máy bay đã ghi tên người khác.
Bản chất pháp lý: Seaway Bill KHÔNG phải là chứng từ sở hữu (Non-negotiable). Nó chỉ là biên lai xác nhận nhà xe đã nhận hàng và hợp đồng chở thuê.
Rủi ro chí mạng: Ngay khi tàu cập bến, hãng tàu sẽ tự động giao hàng cho người có tên trên Bill (Consignee) mà KHÔNG CẦN Shipper cho phép.
=> Nếu bạn là người bán, bạn dùng Seaway Bill mà khách chưa trả tiền, thì coi như bạn “thả gà ra đuổi”. Khách cứ thế ra cảng lấy hàng, bạn không có cách nào chặn lại được.
Bảng “Ma Trận” Ra Quyết Định (Decision Matrix)
Đừng chọn bừa. Hãy chọn loại Bill dựa trên Mức độ tin cậy (Trust Level) giữa hai bên:
| Tình huống / Mối quan hệ | Nên dùng loại nào? | Tại sao? |
|---|---|---|
| Mua bán lần đầu / Chưa tin tưởng | Original Bill (Gốc) | “Nắm đằng chuôi”. Giữ Bill gốc đến khi nhận đủ tiền mới nhả ra. |
| Thanh toán bằng L/C (Ngân hàng) | Original Bill (Gốc) | BẮT BUỘC. Ngân hàng cần cầm cố lô hàng (thông qua Bill gốc) để đảm bảo bạn trả tiền vay. |
| Khách đã trả tiền trước 100% | Telex Release / Seaway Bill | Tiền đã vào túi, cần gì giữ hàng nữa? Chọn cách nào nhanh nhất để khách vui. |
| Công ty Mẹ – Con (Nội bộ) | Seaway Bill | Cùng một chủ, không sợ quỵt tiền. Seaway Bill rẻ nhất (thường free) và nhanh nhất. |
Chiến thuật “Sống còn” cho người làm chứng từ
❌ Sai lầm chết người:
Nhiều bạn Sales/Docs mới vào nghề, thấy khách giục hàng gấp quá, vội vàng xin sếp làm Seaway Bill cho khách lấy hàng nhanh. Nhưng quên check với kế toán xem khách đã trả tiền chưa.
Hậu quả: Khách lấy được hàng xong chây ì không trả tiền. Công ty mất trắng lô hàng mà không kiện được hãng tàu (vì Seaway Bill cho phép giao ngay). Đây là lỗi phải đền tiền túi!
✅ Lời khuyên vàng:
- Với hàng đi xa (Mỹ, Âu): Tàu chạy 30-45 ngày. Cứ dùng Original Bill cho an toàn và tiết kiệm phí Telex (30-50$). Gửi CPN đi Mỹ chỉ mất 3 ngày, dư sức kịp.
- Với hàng đi gần (Trung, Nhật, Hàn, Thái): Tàu chạy 3-5 ngày. Nên ưu tiên Telex Release. Đừng dùng Original Bill kẻo dính phí lưu kho (Demurrage) vì Bill về chậm.
- Tiết kiệm phí Telex: Nếu khách đã trả đủ tiền (T/T 100%), hãy yêu cầu Shipper làm Seaway Bill thay vì Telex. Bạn sẽ đỡ tốn 30-50$ phí Telex Release. (Lưu ý: Một số hãng tàu vẫn thu phí Seaway, cần check trước).
