Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Bạn tìm được một nguồn hàng giá tốt tại Trung Quốc. Bạn muốn nhập về Việt Nam để phân phối chính ngạch. Nhưng bạn gặp phải rào cản:
- Công ty bạn không có chức năng nhập khẩu mặt hàng này (ví dụ: Mỹ phẩm, Thực phẩm chức năng cần giấy phép con).
- Bạn là cá nhân, không có tư cách pháp nhân để đứng tên trên tờ khai hải quan.
- Bạn sợ rủi ro bị kiểm tra sau thông quan (Post-clearance Audit) và không muốn “ra mặt” với cơ quan thuế.
Lúc này, giải pháp tối ưu nhất chính là sử dụng dịch vụ Ủy thác Xuất Nhập Khẩu (Entrusted Import/Export). Vậy thực chất nghiệp vụ này là gì? Dòng tiền và hóa đơn VAT sẽ đi như thế nào? Và rủi ro nằm ở đâu?
Ủy thác Xuất Nhập Khẩu là gì?
Ủy thác Xuất Nhập Khẩu là hoạt động thương mại dịch vụ, trong đó chủ hàng (gọi là Bên ủy thác) thuê một đơn vị dịch vụ logistics chuyên nghiệp (gọi là Bên nhận ủy thác) để thay mặt mình đứng tên trên tờ khai hải quan, thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu và chịu trách nhiệm pháp lý với cơ quan nhà nước.
Hiểu đơn giản: Hàng là tiền của bạn, bán cho khách của bạn. Nhưng trên giấy tờ pháp lý với Hải quan, người nhập khẩu là Công ty Logistics ABC nào đó, không phải bạn.
Tại sao doanh nghiệp lại chọn hình thức này?
Không phải tự nhiên mà người ta chịu mất thêm phí ủy thác (thường từ 1% – 3% giá trị lô hàng) để thuê người khác đứng tên. Dưới đây là 3 lý do chính:
a. Rào cản giấy phép chuyên ngành
Một số mặt hàng như Thiết bị y tế, Hóa chất, Mỹ phẩm yêu cầu doanh nghiệp nhập khẩu phải có giấy phép lưu hành, công bố hợp quy… Thủ tục xin các giấy phép này rất tốn kém và mất thời gian (3-6 tháng). Các công ty Logistics chuyên nghiệp thường đã có sẵn giấy phép này, bạn chỉ việc “đi ké” hồ sơ của họ.
b. Giấu danh tính nhà cung cấp/người mua
Trong thương mại, thông tin là vàng. Nếu bạn xuất khẩu nhưng không muốn khách hàng nước ngoài biết mình là ai (hoặc ngược lại), bạn dùng một công ty ủy thác làm bình phong để bảo mật thông tin kinh doanh.
c. Chưa có kinh nghiệm xử lý Hải quan
Doanh nghiệp mới thành lập rất sợ bị Hải quan “soi” hồ sơ hoặc đánh thuế sai mã HS Code. Ủy thác cho một đơn vị chuyên nghiệp sẽ giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt hành chính.
Quy trình dòng tiền và Hóa đơn VAT (Điểm dễ sai nhất)
Khác với việc bạn tự nhập khẩu, quy trình hóa đơn trong ủy thác khá lằng nhằng và là nơi kế toán hay thắc mắc nhất:
- Bước 1: Bên nhận ủy thác ký hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) với đối tác nước ngoài thay cho bạn.
- Bước 2: Bạn chuyển tiền hàng cho Bên nhận ủy thác. Bên nhận ủy thác chuyển tiền ra nước ngoài (TT/LC) dưới tên của họ.
- Bước 3: Khi hàng về, Bên nhận ủy thác đứng tên tờ khai, nộp thuế Nhập khẩu và thuế VAT nhập khẩu cho nhà nước (dùng tiền của bạn hoặc họ ứng trước).
- Bước 4 (Quan trọng nhất): Bên nhận ủy thác xuất trả hàng cho bạn kèm theo Hóa đơn GTGT (VAT) với nội dung: “Hàng hóa nhập khẩu ủy thác…”. Giá trị trên hóa đơn bằng đúng giá trị trên tờ khai hải quan + Thuế nhập khẩu + Thuế VAT đã nộp.
- Bước 5: Bên nhận ủy thác xuất thêm 1 hóa đơn riêng cho Phí dịch vụ ủy thác (Service Fee).
So sánh Tự nhập khẩu và Nhập khẩu ủy thác
| Tiêu chí | Tự nhập khẩu | Ủy thác nhập khẩu |
|---|---|---|
| Đứng tên tờ khai | Công ty bạn | Công ty dịch vụ (Forwarder) |
| Trách nhiệm pháp lý | Bạn chịu hoàn toàn 100% | Công ty dịch vụ chịu trách nhiệm với Hải quan |
| Chi phí | Thấp (chỉ tốn nhân sự) | Cao hơn (thêm phí ủy thác 1-3%) |
| Hóa đơn đầu vào | Giấy nộp tiền vào NSNN | Hóa đơn VAT từ bên ủy thác xuất lại |
Rủi ro cần tránh khi ký Hợp đồng Ủy thác
Dù tiện lợi, nhưng “nhờ người đứng tên” cũng có rủi ro lớn:
Rủi ro cho Bên Ủy thác (Chủ hàng)
Bạn giao toàn bộ thông tin nguồn hàng và giá cả cho bên dịch vụ. Nếu họ không có đạo đức nghề nghiệp, họ có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để “cướp” mối hoặc bán thông tin đối thủ cạnh tranh.
Giải pháp: Ký cam kết bảo mật (NDA) chặt chẽ trong hợp đồng.
Rủi ro cho Bên Nhận ủy thác (Dịch vụ)
Nếu chủ hàng cố tình nhập hàng cấm, hàng giả, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ nhưng khai báo gian dối, Bên nhận ủy thác (người đứng tên tờ khai) sẽ là người đầu tiên bị Công an và Hải quan “mời lên làm việc”, thậm chí bị khởi tố buôn lậu.
Giải pháp: Kiểm tra kỹ hàng hóa thực tế và yêu cầu chủ hàng cam kết chịu trách nhiệm hình sự nếu hàng sai khác.
Kết luận
Ủy thác Xuất Nhập Khẩu là một đòn bẩy tuyệt vời để bạn kinh doanh hàng quốc tế mà không cần bộ máy logistics cồng kềnh. Tuy nhiên, hãy chọn mặt gửi vàng. Một đối tác ủy thác uy tín không chỉ giúp bạn thông quan nhanh mà còn tư vấn pháp lý để bạn không bị vướng vào lao lý.
📚 Nguồn tham khảo & Cơ sở pháp lý:
- Luật Thương mại 2005: Điều 155 đến Điều 165 quy định về Ủy thác mua bán hàng hóa.
- Nghị định 69/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương.
