Chào các bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Khoảnh khắc căng thẳng nhất của người làm xuất nhập khẩu không phải là lúc tàu chạy hay máy bay cất cánh, mà là lúc nhấn nút “Gửi” trên tờ khai hải quan điện tử và chờ đợi kết quả phân luồng hải quan từ hệ thống. Một dòng chữ thông báo màu xanh lá, vàng, hay đỏ sẽ quyết định số phận của cả lô hàng: sẽ được thông quan hàng hóa ngay lập tức, cần kiểm tra thêm hồ sơ, hay phải đối mặt với quy trình kiểm hóa hàng hóa phức tạp.
Bài viết này sẽ giải mã toàn bộ bí ẩn đằng sau 3 màu sắc quyền lực này, và cung cấp cho bạn một “cẩm nang sinh tồn” khi không may gặp phải tờ khai luồng đỏ.
1. Phân luồng Tờ khai Hải quan là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Phân luồng tờ khai hải quan là một quy trình nghiệp vụ cốt lõi của hải quan hiện đại. Đây là một quy trình sàng lọc tự động của hệ thống VNACCS/VCIS, dựa trên các tiêu chí quản lý rủi ro để phân loại mức độ kiểm tra đối với một tờ khai hải quan.
Tầm quan trọng của nó là rất lớn, vì kết quả phân luồng ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Thời gian thông quan: Luồng xanh chỉ mất vài phút, trong khi luồng đỏ có thể kéo dài vài ngày.
- Chi phí phát sinh: Luồng đỏ sẽ phát sinh nhiều chi phí như phí kiểm hóa, lưu kho, lưu bãi.
- Công sức của doanh nghiệp: Luồng vàng và đỏ đòi hỏi sự chuẩn bị hồ sơ và giải trình từ phía doanh nghiệp.
2. Giải mã chi tiết 3 luồng Tờ khai
2.1. Luồng Xanh (Green Lane) – Mã 1: Chấp nhận thông quan
- Luồng xanh là gì? Đây là mức độ ưu tiên cao nhất, có nghĩa là tờ khai của bạn được hệ thống chấp nhận thông quan tự động. Hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế.
- Ai thường được luồng Xanh? Các doanh nghiệp ưu tiên, doanh nghiệp tuân thủ tốt pháp luật hải quan trong một thời gian dài, và các mặt hàng không thuộc danh mục rủi ro.
- Quy trình: Tờ khai được thông quan gần như ngay lập tức. Doanh nghiệp chỉ cần hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế (nếu có) là có thể tiến hành lấy hàng.
2.2. Luồng Vàng (Yellow Lane) – Mã 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ
- Luồng vàng là gì? Đây là luồng phổ biến nhất. Tờ khai của bạn sẽ được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, chứng từ (bản giấy hoặc qua cổng thông tin một cửa).
- Hải quan kiểm tra gì? Họ sẽ soi xét tính hợp lệ, logic và sự đồng nhất giữa các chứng từ như Hợp đồng, Invoice, Packing List, Vận đơn, C/O… Đặc biệt là việc áp mã HS Code và khai báo trị giá.
- Quy trình: Doanh nghiệp cần xuất trình bộ chứng từ cho cán bộ hải quan được phân công. Nếu hồ sơ hợp lệ, tờ khai sẽ được duyệt thông quan.
2.3. Luồng Đỏ (Red Lane) – Mã 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
- Luồng đỏ là gì? Đây là mức độ kiểm tra cao nhất và phức tạp nhất. Tờ khai bị luồng đỏ sẽ phải trải qua cả hai bước: kiểm tra chi tiết hồ sơ (như luồng vàng) VÀ kiểm tra thực tế hàng hóa (gọi là kiểm hóa).
- Ai thường bị luồng Đỏ? Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu mặt hàng đó, doanh nghiệp có lịch sử sai phạm, các mặt hàng trong danh mục rủi ro cao hoặc được chọn kiểm tra ngẫu nhiên.
- Quy trình: Tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức nhất.
3. “Cẩm nang sinh tồn” khi Tờ khai bị luồng Đỏ
Bị phân vào luồng đỏ là điều không ai mong muốn, nhưng nếu xảy ra, đây là kinh nghiệm xử lý tờ khai luồng đỏ bạn cần nắm:
- Bước 1: Giữ bình tĩnh và kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ. Đừng hoảng loạn. Hãy rà soát lại tất cả các chứng từ bạn đã khai báo để tìm ra các điểm bất thường hoặc sai sót có thể là nguyên nhân.
- Bước 2: Chuẩn bị cho việc kiểm hóa. Chủ động liên hệ với cảng/kho để đăng ký kiểm hóa và sắp xếp đưa container/lô hàng ra khu vực kiểm tra. Chuẩn bị sẵn các công cụ cần thiết như kìm cắt seal, công nhân hỗ trợ nếu cần.
- Bước 3: Phối hợp chặt chẽ với cán bộ hải quan. Luôn giữ thái độ hợp tác, chuyên nghiệp. Khi hải quan kiểm tra, hãy trình bày hàng hóa một cách khoa học, và giải trình rõ ràng, trung thực các thông tin về sản phẩm khi được hỏi.
- Bước 4: Xử lý các vấn đề sau kiểm hóa. Nếu hàng hóa đúng như khai báo, tờ khai sẽ được thông quan. Nếu có sai phạm, bạn có thể phải đối mặt với việc điều chỉnh thuế, xử phạt hành chính…
- Lường trước các chi phí kiểm hóa: Việc kiểm hóa sẽ phát sinh các chi phí không nhỏ, bao gồm phí nâng/hạ container tại cảng, phí di chuyển container, chi phí nhân công, phí niêm phong lại…
4. Làm thế nào để tăng tỷ lệ được luồng Xanh/Vàng?
Làm sao để tránh luồng đỏ? Dưới đây là những chiến lược bạn nên áp dụng:
- Xây dựng lịch sử tuân thủ pháp luật tốt, không có nợ thuế.
- Chuẩn bị bộ chứng từ cẩn thận, không có mâu thuẫn giữa các giấy tờ.
- Am hiểu về mã HS và trị giá hải quan: Đây là hai yếu tố dễ bị sai và bị nghi ngờ nhất.
- Sử dụng dịch vụ của Đại lý Hải quan chuyên nghiệp: Một đại lý uy tín sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác, giảm thiểu sai sót.
Kết luận
Phân luồng hải quan là một nghiệp vụ cốt lõi, thể hiện sự thay đổi từ tiền kiểm sang hậu kiểm và quản lý rủi ro của hải quan hiện đại. Dù bạn không thể kiểm soát 100% kết quả phân luồng, nhưng sự chuẩn bị kỹ lưỡng và khai báo trung thực chính là “chìa khóa vàng” để quá trình thông quan của bạn luôn diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
Nguồn tham khảo
Nội dung bài viết có tham khảo các quy định và thông tin từ:
- Tổng cục Hải quan Việt Nam: Các quy định về quản lý rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ hải quan và quy trình trên hệ thống VNACCS/VCIS.
https://www.customs.gov.vn/ - Luật Hải quan Việt Nam: Các điều khoản liên quan đến kiểm tra, giám sát hải quan và xử lý vi phạm.
