Bạn đã bao giờ nhìn vào một bảng giá dịch vụ logistics và cảm thấy “choáng ngợp” trước hàng loạt các thuật ngữ lạ lẫm? Việc không hiểu rõ cách tính các loại phí có thể khiến bạn lo lắng về ngân sách và hiệu quả kinh doanh. Thực tế, hiểu rõ cách tính chi phí logistics là yếu tố sống còn, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận của mọi doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ là cuốn cẩm nang toàn diện nhất, không chỉ “bóc tách” chi phí logistics bao gồm những gì, mà còn đào sâu vào các yếu tố ảnh hưởng, cảnh báo những chi phí ẩn và cung cấp các chiến lược tối ưu hóa nâng cao.
Các Thành Phần Chi Phí Logistics Cốt Lõi Bạn Cần Biết
Về cơ bản, tổng chi phí logistics hay chi phí chuỗi cung ứng (supply chain costs) không chỉ là tiền vận chuyển. Đó là tổng hòa của nhiều chi phí phát sinh trong suốt hành trình của hàng hóa. Dưới đây là những thành phần chi phí logistics cơ bản nhất.
1. Chi phí Vận tải (Transportation Cost) – Khoản Phí Lớn Nhất
Đây là chi phí để di chuyển hàng hóa, nhưng cách tính của nó phức tạp hơn bạn nghĩ.
- Cước vận tải chính (Freight Cost):
- Đường hàng không: Cước phí dựa trên Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight). Các hãng bay sẽ so sánh giữa Trọng lượng thực tế (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight), giá trị nào cao hơn sẽ được dùng để tính cước.
Công thức tính Trọng lượng thể tích (kg):
(Dài x Rộng x Cao (cm)) / 5000Lý do: Không gian trên khoang máy bay là tài nguyên quý giá. Một kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh chiếm nhiều diện tích hơn một kiện hàng nặng nhưng nhỏ gọn, do đó cần được tính cước tương xứng.
- Đường biển: Có hai lựa chọn chính:
- Hàng lẻ (LCL – Less than Container Load): Khi hàng của bạn không đủ để lấp đầy một container. Cước được tính theo Thể tích (CBM) hoặc Trọng lượng (KGS), tùy theo giá trị nào lớn hơn (quy ước 1 CBM = 1000 KGS).
- Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load): Khi bạn thuê trọn một container. Cước được tính cố định cho mỗi loại container (20′, 40’…).
- Đường hàng không: Cước phí dựa trên Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight). Các hãng bay sẽ so sánh giữa Trọng lượng thực tế (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight), giá trị nào cao hơn sẽ được dùng để tính cước.
| Tiêu chí | Hàng Lẻ (LCL) | Hàng Nguyên Container (FCL) |
|---|---|---|
| Chi phí | Chi phí trên mỗi CBM cao hơn, nhưng tổng chi phí thấp hơn cho lô hàng nhỏ. | Chi phí trên mỗi CBM rẻ hơn, tối ưu cho lô hàng lớn. |
| Linh hoạt | Linh hoạt hơn cho các lô hàng nhỏ, không cần chờ đủ hàng. | Kém linh hoạt hơn, cần lượng hàng đủ lớn để tối ưu. |
| Thời gian | Có thể lâu hơn do phải chờ gom hàng và làm thủ tục cho nhiều chủ hàng. | Nhanh hơn do container đi thẳng từ người gửi đến người nhận. |
| Rủi ro | Rủi ro hư hỏng, thất lạc cao hơn một chút do chung đụng nhiều loại hàng. | An toàn, bảo mật hơn do hàng của bạn được niêm phong riêng. |
- Các loại phụ phí (Surcharges):
Vậy phí Local charges là gì? Đây là các chi phí cộng thêm tại cảng. Hiểu rõ phí THC là gì (Phí xếp dỡ tại cảng) hay phí CIC là gì (Phí cân bằng vỏ container) sẽ giúp bạn tránh chi phí bất ngờ.
2. Chi phí Kho bãi & Lưu trữ (Warehousing & Storage Cost)
Bao gồm chi phí lưu kho (tính theo m², CBM, pallet) và phí quản lý, bốc xếp hàng hóa tại kho.
3. Chi phí Thủ tục Hải quan (Customs Clearance Cost)
Gồm phí khai báo hải quan (trả cho forwarder) và các loại Thuế phải nộp cho nhà nước (Thuế nhập khẩu, VAT).
4. Chi phí Quản lý & Các Chi Phí Liên Quan Khác
Bao gồm phí làm chứng từ (Vận đơn, C/O), phí bảo hiểm…
5. Chi phí Giao hàng chặng cuối (Last-Mile Delivery)
Chi phí đưa hàng từ kho trung tâm đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
Ví Dụ So Sánh: Đường Biển vs. Đường Không
Cùng xem xét một lô hàng thời trang (2 CBM, 200kg, kích thước mỗi kiện 50x40x50cm, tổng 20 kiện) nhập từ Thâm Quyến về TP.HCM.
Kịch bản 1: Vận chuyển bằng ĐƯỜNG BIỂN (LCL)
- Cước biển (Ocean Freight): ~$15/CBM -> $30
- Local Charges tại Việt Nam: ~$84
- Dịch vụ & Vận tải nội địa: ~$115
- Thuế (Giả sử giá trị lô hàng là $1,500): ~$397.5
- Tổng Thời Gian Vận Chuyển: ~10-15 ngày
TỔNG CHI PHÍ (Đường biển) ≈ $626.5
Kịch bản 2: Vận chuyển bằng ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
- Tính Trọng Lượng Tính Cước (Chargeable Weight):
- Trọng lượng thực (Gross Weight): 200 kg
- Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight):
(20 kiện * 50 * 40 * 50) / 5000 = 400 kg - So sánh 200kg và 400kg -> Chargeable Weight là 400 kg.
- Tính Chi Phí:
- Cước hàng không (Air Freight): Giả sử $4/kg ->
400 kg * $4 = $1600 - Phí handling, sân bay, an ninh (Local charges sân bay): ~$100
- Dịch vụ & Vận tải nội địa: ~$80
- Thuế (cùng giá trị hàng): ~$397.5
- Tổng Thời Gian Vận Chuyển: ~3-5 ngày
- Cước hàng không (Air Freight): Giả sử $4/kg ->
TỔNG CHI PHÍ (Đường không) ≈ $2177.5
Phân tích: Đường không nhanh hơn gấp 3-4 lần nhưng chi phí cũng cao hơn gấp 3-4 lần. Lựa chọn phương thức nào phụ thuộc vào tính chất hàng hóa (hàng cần gấp, hàng có giá trị cao) và chiến lược kinh doanh của bạn.
Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Chi Phí Logistics
Incoterms: “Luật Chơi” Quyết Định Ai Trả Tiền
Đây là yếu tố quan trọng nhất. Incoterms là bộ các quy tắc thương mại quốc tế quy định rõ trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua.
| Incoterm | Trách nhiệm của Người Bán (Seller) | Trách nhiệm của Người Mua (Buyer) | Phù hợp khi |
|---|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | Giao hàng tại xưởng của mình. Hết trách nhiệm. | Chịu toàn bộ chi phí và rủi ro từ xưởng người bán về kho của mình. | Người mua có kinh nghiệm, có đối tác logistics mạnh tại nước xuất khẩu. |
| FOB (Free On Board) | Chịu chi phí vận chuyển, hạ cảng, làm thủ tục xuất khẩu và đưa hàng lên tàu. | Chịu chi phí cước biển/hàng không, bảo hiểm, và mọi chi phí tại cảng đến. | Phổ biến nhất, cân bằng trách nhiệm, người mua chủ động chọn hãng tàu. |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Chịu toàn bộ chi phí và rủi ro để giao hàng đến tận kho người mua, bao gồm cả thuế nhập khẩu. | Chỉ việc nhận hàng. | Người mua muốn sự tiện lợi tối đa, không muốn lo lắng về thủ tục. |
Cảnh Giác Với Các “Chi Phí Ẩn” (Hidden Costs) Trong Logistics
Đây là những “cái bẫy” mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, biến một báo giá rẻ ban đầu thành một chi phí khổng lồ.
1. Phí DEM/DET (Demurrage & Detention)
- DEM (Phí lưu container tại cảng): Phát sinh khi bạn không lấy hàng ra khỏi cảng kịp trong thời gian miễn phí cho phép (thường 3-7 ngày).
- DET (Phí lưu vỏ container): Phát sinh khi bạn không trả container rỗng về đúng nơi quy định của hãng tàu trong thời gian miễn phí.
- Cách tránh: Lên kế hoạch thông quan nhanh chóng, chuẩn bị sẵn phương tiện vận tải nội địa.
2. Phí Storage (Phí lưu kho/bãi tại cảng)
Khác với DEM, đây là phí lưu chính lô hàng của bạn (không phải container) tại kho của cảng/sân bay nếu quá hạn miễn phí mà chưa làm xong thủ tục hải quan.
3. Các chi phí phát sinh khác
Chi phí kiểm hóa, chi phí cho các thủ tục kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…), chi phí thay đổi thông tin trên vận đơn… đều có thể phát sinh nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng.
Bí Quyết Tối Ưu Chi Phí Logistics Cho Doanh Nghiệp
- Lên kế hoạch sớm: Đây là bí quyết tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng đầu.
- Đóng gói hiệu quả: Tối ưu kích thước, trọng lượng kiện hàng.
- Gom hàng (Consolidation): Nếu thường xuyên có các lô hàng nhỏ, hãy làm việc với forwarder để gom chúng lại thành một lô hàng lớn hơn và vận chuyển cùng lúc để có giá tốt hơn.
- Xây dựng quan hệ đối tác: Một mối quan hệ dài hạn với một công ty logistics uy tín sẽ giúp bạn có được mức giá ưu đãi và dịch vụ tốt hơn.
- Tận dụng công nghệ: Sử dụng các hệ thống quản lý vận tải (TMS) để theo dõi và tối ưu hóa các lô hàng của bạn.
Kết luận
Hiểu rõ chi phí logistics được tính toán như thế nào là một lợi thế cạnh tranh khổng lồ. Nó giúp bạn không chỉ kiểm soát ngân sách, mà còn đưa ra các quyết định chiến lược về nguồn hàng, giá bán và phương thức vận hành.
Để nhận được một báo giá dịch vụ logistics minh bạch, đặc biệt là dịch vụ logistics trọn gói tại TPHCM, hãy luôn tìm đến các chuyên gia để họ có thể tư vấn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu riêng của bạn.
Nguồn Tham Khảo
Nội dung trong bài viết được tổng hợp và đúc kết dựa trên kiến thức và các quy tắc chung của ngành, tham khảo từ các nguồn thông tin uy tín như:
- International Chamber of Commerce (ICC): Đơn vị phát hành các quy tắc Incoterms.
- International Air Transport Association (IATA): Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế, quy định về cách tính cước hàng không.
- Vietnam Logistics Business Association (VLA): Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam.
- Tổng cục Hải quan Việt Nam: Cổng thông tin chính thức về các quy định thuế và thủ tục hải quan tại Việt Nam.
- Tạp chí Công Thương – Chuyên mục Logistics: Một trong những nguồn thông tin chuyên ngành tại Việt Nam.
