Chào bạn, tôi là Trần Duy Thuận đây. Gửi hàng mẫu (Samples) đi quốc tế là công việc quen thuộc mỗi ngày của các bạn Sales Xuất khẩu. Vì chỉ là một thùng hàng nhỏ 10-20kg, đa số mọi người đều chọn dịch vụ Chuyển phát nhanh (Courier) như DHL, FedEx, UPS và làm thủ tục rất nhanh gọn nhẹ.
Nhưng ẩn sau tờ Vận đơn hàng không (Air Waybill) tưởng chừng đơn giản đó là một “quả bom hẹn giờ” mang tính thương mại thuần túy. Nó không liên quan đến pháp luật hay Hải quan, nó là cuộc chơi luật rừng của các hãng vận chuyển!
Kịch bản ngậm đắng nuốt cay thường diễn ra như sau:
Bạn chốt được một khách hàng tiềm năng ở Châu Âu. Khách yêu cầu gửi 20kg hàng mẫu. Để thể hiện thiện chí, khách bảo: “Cứ dùng số tài khoản FedEx của tao đi, tích chọn **Người nhận trả cước (Freight Collect / Bill Receiver)** nhé!”.
Bạn thấy quá khỏe, vừa bán được hàng vừa không phải lo tiền cước. Bạn gọi điện cho FedEx đến lấy hàng, ký tên cái rẹt vào ô “Receiver Pays”. Hàng bay vèo sang Châu Âu.
Nhưng khi hàng đến nơi, Hải quan nước sở tại áp thuế nhập khẩu 300 EUR. Khách hàng thấy tiền thuế cao quá, cộng thêm tiền cước đắt đỏ, nên quyết định “chạy làng”, không nghe máy, không nhận hàng.
Bạn nghĩ: “Khách không nhận thì thôi, bỏ lô hàng mẫu đó đi, cùng lắm mất 20kg hàng”. SAI LẦM HOÀN TOÀN!
Cú tát từ điều khoản “Chữ nhỏ xíu” (Terms & Conditions)
Khoảng 30 ngày sau, bạn sẽ nhận được một hóa đơn thanh toán đỏ chót từ văn phòng FedEx/DHL tại Việt Nam. Con số bèo nhất cũng phải 1.000 USD (hơn 25 triệu VNĐ). Hóa đơn này bao gồm:
- Tiền cước chiều đi (Outbound Freight).
- Tiền thuế nhập khẩu tại Châu Âu mà Hãng vận chuyển đã ứng trả cho Hải quan nước sở tại.
- Tiền lưu kho (Storage fee) trong suốt thời gian khách không nhận hàng.
- Tiền cước chiều về (Return Freight) hoặc Phí tiêu hủy (Destruction fee) nếu bạn chọn bỏ hàng.
Bạn nổi điên gọi lên tổng đài cãi: “Rõ ràng tôi đã tích chọn người nhận trả cước cơ mà? Bắt đền khách bên Châu Âu ấy, sao lại đòi tôi?”.
Nhân viên tổng đài điềm tĩnh chỉ cho bạn xem dòng chữ bé tí xíu in ở mặt sau tờ Vận đơn: “Bất kể hướng dẫn thanh toán ban đầu là gì, Người Gửi (Sender) luôn là người chịu trách nhiệm tài chính cuối cùng đối với mọi khoản phí phát sinh nếu Người Nhận (Receiver) từ chối thanh toán”.
Bạn không đóng? Họ sẽ đưa công ty bạn vào danh sách nợ xấu (Blacklist), cấm vĩnh viễn sử dụng dịch vụ, thậm chí thuê công ty đòi nợ pháp lý đến tận xưởng làm việc.
Tại sao Hãng Chuyển Phát Nhanh lại nắm “đằng chuôi”?
Không giống như vận tải hàng không (Air Freight) thông thường, các hãng Courier hoạt động theo mô hình Door-to-Door và ứng tiền trước để thông quan cho lô hàng của bạn.
Khi khách hàng của bạn bùng nợ, Hãng vận chuyển không rảnh để bay sang Châu Âu đòi tiền một công ty ất ơ nào đó. Họ sẽ nắm “kẻ có tóc” – chính là bạn, người đã đặt bút ký vào hợp đồng gửi hàng tại Việt Nam. Khái niệm Incoterms (như EXW hay FCA) lúc này hoàn toàn vô nghĩa trước bản Hợp đồng vận chuyển tư nhân mà bạn đã ký với DHL/FedEx.
Lối thoát sinh tử cho dân Sales & Docs
Để không bao giờ phải móc tiền túi ra đền cho công ty vì những vị khách hàng “đem con bỏ chợ”, hãy áp dụng nguyên tắc thép sau đây khi gửi hàng mẫu:
A. Nguyên tắc “Tiền tươi thóc thật”:
Nếu là khách hàng mới quen, tuyệt đối KHÔNG bao giờ gửi Freight Collect. Hãy báo giá cho khách bao gồm cả tiền hàng mẫu + tiền cước vận chuyển (Prepaid). Yêu cầu khách chuyển khoản T/T hoặc PayPal trước 100%. Sau đó bạn tự trả tiền cước tại Việt Nam.
B. Xác minh tài khoản Courier của khách:
Nếu khách nhất quyết đòi dùng tài khoản Courier của họ, đừng vội tin dãy số khách cho. Hãy gọi điện cho tổng đài DHL/FedEx tại Việt Nam, cung cấp số tài khoản đó và yêu cầu kiểm tra: “Tài khoản này có còn hiệu lực không? Có đang bị nợ xấu không?”. Chỉ gửi hàng khi có sự xác nhận tài khoản “sống” từ hãng.
C. Giám sát hành trình (Tracking) hàng ngày:
Gửi hàng xong đừng vứt đó. Phải check mã Tracking mỗi ngày. Nếu thấy trạng thái “Clearance Delay” (Trì hoãn thông quan) hoặc “Receiver Refused Delivery” (Người nhận từ chối), phải email ép khách xử lý ngay lập tức. Càng để lâu, tiền lưu kho và nguy cơ hoàn hàng (phạt cước chiều về) càng khủng khiếp!
Lời kết
Sự tiện lợi của dịch vụ Chuyển phát nhanh đôi khi làm chúng ta chủ quan. Hãy nhớ rằng, trong thế giới Logistics, chữ ký của bạn trên chứng từ vận tải là một lời cam kết về tài chính. Đừng để niềm vui chốt được đơn hàng mẫu biến thành tờ hóa đơn đòi nợ từ trên trời rơi xuống!
